Koulussamme on käytössä internet-pohjainen oppilaiden poissaolovalvontajärjestelmä Wilma.

Opettajat merkitsevät oppilaiden poissaolot Wilmaan, josta huoltajien tulee seurata ja selvittää niitä. Järjestelmää käytetään lisäksi tiedottamiseen kodin ja koulun välillä sekä muihin merkintöihin.

Huoltajille toimitetaan Wilman käyttöä varten tarvittavat tunnukset. Wilman huoltajatunnukset on tarkoitettu ainoastaan huoltajien käytettäväksi.

Oppilaan poissaolon yhteydessä huoltajan on toimittava:
1. Huoltaja ilmoittaa välittömästi luokanopettajalle tai -ohjaajalle, mikäli oppilas ei voi sairauden vuoksi lähteä kouluun. Ilmoitus tulee tehdä puhelimitse, sähköpostilla tai Wilman kautta. Perusopetusasetuksessa ilmoitusvelvollisuus poissaolosta on oppilaan huoltajilla.
2. Ennakkoon tiedettävistä poissaoloista huoltajan on anottava vähintään kahta viikkoa ennen oppilaalle poissaololupa. Kolmen päivän poissaololuvan myöntää luokanopettaja tai -ohjaaja. Pidemmät poissaolot on anottava rehtorilta. Anomuskaavake löytyy Wilmasta kohdasta hakemukset ja päätökset. Täytetty hakemus lähetetään rehtorille sähköisesti. Päätös tulee näkyviin Wilmaan. Poissaoloajan tehtävien suorittamisesta sovitaan erikseen opettajien kanssa.

Poissaolojen merkitseminen ja seuranta

Opettajien vastuu poissaolojen seurannassa korostuu, koska opettajat tekevät poissaolomerkinnät ja luokittelevat ne. Poissaolojen seuraamiseksi oppilaan poissaolot kirjataan tuntimerkintöinä oppi­lashallintojärjestelmään yhdenmukaisesti alla olevan taulukon mukaisesti. 

Poissaolojen huolellinen merkitseminen mahdollistaa poissaolojen seurannan. Opetuksen järjestäjä seuraa poissaoloja koko kaupungin ja yksittäisen koulun tasolla lukuvuosittain. Rehtori ja koulun opiskeluhuoltoryhmä seuraavat oman koulunsa poissaolojen määrää vähintään kaksi kertaa luku­vuodessa. Luokanopettaja ja luokanohjaaja seuraavat oman luokkansa oppilaiden poissaoloja. Jo­kainen opettaja seuraa poissaoloja opettamansa oppiaineen osalta. Luokanopettaja ja -ohjaaja tar­kistavat oman luokkansa kokonaistilanteen kaksi kertaa lukuvuoden aikana. Poissaolojen dokumen­tointi ja seuranta on jokaisen koulun, opettajan ja opiskeluhuollon työntekijän velvollisuus. Poissa­olojen kokonaismäärän lisäksi poissaoloja tarkastellaan myös poissaolotyypeittäin. Poissaolojen seurannassa hyödynnetään oppilashallintojärjestelmästä saatavia tietoja luokanopettajan tai -ohjaa­jan oppilaan- ja ryhmäntuntemuksen tukena.

Poissaoloihin puuttumisessa noudatetaan Poissaolon portaat -toimintamallia, jossa huolta aiheutta­vat poissaolot jaotellaan korjaantuviin, lyhytaikaisiin ja pitkäkestoisiin. Poissaolon portaisiin on myös määritelty poissaolojen tuntimääriin perustuvat toimenpiderajat eri vuosiluokkakokonaisuuksille kuu­kauden tarkastelujakson aikana. Tuntimäärät ovat ohjaavia, koska poissaolojen tuntimäärä voi olla suuri ilman, että poissaolo herättää huolta ja toisaalta myös pienempi tuntimäärä voi herättää huolta. 

Taulukko: Poissaolon portaat ja toimenpiderajat kuukauden tarkastelujakson aikana.

Poissaolo voi myös herättää huolta, vaikka toimenpiderajat eivät ylity. Huolta herättäviä poissaoloja voivat olla tiettynä ajankohtana toistuvat poissaolot, kuten tietyllä oppitunnilla, tiettynä viikonpäivänä, tiettyyn aikaan päivästä, lukuvuodesta tai lomien jälkeen. Huolta herättävät koulupäivän keskeytyk­set tai lyhyellä aikavälillä nopeasti kertyvät poissaolot, vaikka niitä ei olisi määrällisesti paljon. Myös terveydelliset poissaolot ja luvalliset poissaolot voivat olla syy poissaoloihin puuttumiselle. Koulun­käynnin nivelvaiheissa kiinnitetään erityistä huomiota poissaoloihin. Poissaoloihin tulee puuttua mahdollisimman varhain, koska poissaolojen pitkittyessä paluu takaisin kouluun hankaloituu. 

Poissaolojen syiden selvittäminen

Kaikilla koulun opettajilla on vastuu seurata oppilaiden poissaoloja. Poissaoloihin puuttumiseen liit­tyen poissaolon syyn ja kokonaistilanteen selvittely on ensisijaisesti luokanopettajan tai -ohjaajan vastuulla. Luokanopettaja tai -ohjaaja keskustelee tarvittaessa poissaoloista ja tuesta myös erityis­opettajan ja opiskeluhuollon ammattilaisten kanssa. Tarvittaessa ollaan yhteydessä sosiaali- tai ter­veydenhuollon palveluihin. Poissaolojen pitkittyessä ja poissaoloihin puuttumisen vaatiessa yhä enemmän toimia tai moniammatillista yhteistyötä, sovitaan koulussa tarkemmin vastuunjaosta. 

Luokanopettajan tai -ohjaajan tulee aina selvittää luvattomat poissaolot sekä huolta herättävät pois­saolot. Huoli voi liittyä oppilaan oppimiseen tai hyvinvointiin. Mikäli huoltaja ei ilmoita poissaolon syytä kolmen koulupäivän kuluessa, luokanopettajan tai -ohjaajan tulee olla erikseen yhteydessä oppilaan huoltajaan luvattoman poissaolon syyn selvittämiseksi. Poissaolojen syyn selvittämiseksi keskustellaan myös oppilaan kanssa. Poissaolon syyn selvittäminen voi sisältää keskustelujen ohella havainnointia sekä poissaolotietojen keräämistä. Lisäksi voidaan hyödyntää myös tarkoituk­seen laadittuja kyselyjä. Poissaolon taustalla olevat mahdolliset oppimisvaikeudet täytyy selvittää. Syitä on tarpeen selvittää yhteistyössä eri tahojen kanssa, koska aina ensin oletettu syy ei olekaan tärkein poissaoloja aiheuttava tekijä ja syyt ovat usein moninaisia. Poissaolojen syiden selvittäminen edistää oppilaan, perheen ja ammattilaisten ymmärrystä poissaolojen syistä sekä auttaa kohdenta­maan tukitoimet oikein. 

Toimenpiteet kouluun kiinnittymisen edistämiseksi ja poissaoloihin puuttumiseksi

Kokonaistilanteen selvittämisen ja syiden selvittämisen jälkeen pohditaan pedagogisia, opiskelu­huollollisia ja moniammatillisia tukitoimia. Nämä kirjataan matalalla kynnyksellä muistioon tai opis­keluhuoltokertomukseen. Oppimisen ja koulunkäynnin tukitoimien niin edellyttäessä, laaditaan suun­nitelma oppilaan oppimisen ja koulunkäynnin tukemiseksi joko oppimissuunnitelmaan tai erityistä tukea saaville oppilaille HOJKS:aan. Poissaolojen pitkittyessä laaditaan suunnitelma kouluun palaa­miseksi. Poissaolon portaalta toiselle siirryttäessä toimenpiteet tehostuvat ja monipuolistuvat. Kai­killa tasoilla annetaan tarvittaessa ohjausta, oppimisen tukea ja opiskeluhuollollista tukea. 

Oppimisen tuki voi olla esimerkiksi tukiopetusta, opetuksen eriyttämistä, erilaisten joustavien ratkai­sujen hyödyntämistä arvioinnissa, opetusjärjestelyissä ja näyttöjen antamisessa. Poissaolojen pitkit­tyessä oppilaalle laaditaan oppimissuunnitelma, jossa kuvataan opetusjärjestelyt ja muut toimenpi­teet, joiden avulla kouluun kiinnittymistä voidaan tukea. Tarvittaessa oppilas voidaan siirtää vuosi­luokkiin sitomattomaan opiskeluun, opetusta voidaan antaa painoalueittain tai järjestää POL 18 §:n mukaan toisin. Oppilaalla, jolla on paljon poissaoloja, tulee olla mahdollisuus tavoitella myös korkeita arvosanoja. 

Poissaoloihin puuttumiseksi ja koulun kiinnittymisen tukemiseksi on huolehdittava siitä, että oppilas ei jää yksin. Oppilaalla, jolla on paljon poissaoloja, tulee olla koulussa turvanaan aikuinen, joka tietää tilanteesta ja jonka hän voi tavoittaa koulupäivän aikana. Luokanopettajalla tai luokanohjaajalla on merkittävä rooli oppilaan kouluun kiinnittymisen tukemisessa. Tärkeää on luoda myös oppilaslähtöi­sesti rakenteita esimerkiksi välitunneille, mitkä tukevat oppilaan sosiaalisia suhteita ja kouluun kiin­nittymistä. Yhteisöllisen opiskeluhuollon tehtävänä on vahvistaa oppilaan kouluun kiinnittymistä.

Varsinkin ylemmillä poissaolon portailla tehdään yhteistyötä tarvittaessa sosiaali- ja terveydenhuol­lon ammattilaisten kanssa. Työnjako koululla ja poissaolojen käsittelyssä mukana olevat ammattilai­set riippuvat käyttöön otettavista toimista. Oppilas voi tarvita moniammatillista tukea esimerkiksi ko­toa kouluun lähtemisessä. 

Yhteistyö huoltajien kanssa ja tiedottaminen huoltajille

Huoltajien tehtävänä on huolehtia, että oppivelvollisuus tulee suoritettua ja että oppilas käy koulua. Luokanopettajan tai -ohjaajan tulee olla matalalla kynnyksellä yhteydessä oppilaan huoltajaan, mi­käli oppilaan poissaolot tai kouluun kiinnittyminen herättävät huolta. Tarvittaessa huoltajan kanssa keskustellaan myös anotuista poissaoloista, mikäli ne vaikuttavat negatiivisesti oppilaan oppimiseen tai koulunkäyntiin. Myös huoltaja voi olla yhteydessä kouluun, mikäli hänellä herää huoli oppilaan poissaoloista tai kouluun kiinnittymisestä. Huoltajien kanssa selvitetään yhteistyössä poissaolojen syitä ja pyritään löytämään keinoja poissaoloihin puuttumiseksi ja kouluun kiinnittymisen edistä­miseksi. Huoltajien kanssa sovitaan toimista, joiden avulla kotona voidaan tukea koulunkäyntiä. 

Huoltajille tulee antaa tietoa poissaoloihin liittyvistä käytännöistä, kuten niiden anomisesta, poissa­oloihin liittyvistä oppilaan velvollisuuksista ja oikeuksista sekä poissaolojen vaikutuksista oppilaan hyvinvointiin, koulunkäyntiin ja oppimiseen.

Yhteistyö koulukohtaisessa opiskeluhuoltoryhmässä

Opiskeluhuoltoryhmällä on keskeinen rooli hyvän ja turvallisen koulupäivän luomisessa. Opiskelu­huoltoryhmä koordinoi koko koulun tason poissaolojen suunnitelmallista seurantaa, ennaltaeh­käisyä, niihin puuttumista sekä kouluun kiinnittymisen tukemista. Opiskeluhuoltoryhmän tehtävänä on edellä mainitut toimet koulun tasolla. Lisäksi se huolehtii, että huoltajien ja oppilaiden edustajien on mahdollisuus osallistua näiden asioiden käsittelyyn opiskeluhuoltoryhmässä. Koulukohtaisessa opiskeluhuoltoryhmässä tarkastellaan koko koulun tasolla poissaolojen määrää kaksi kertaa luku­vuoden aikana ja suunnitellaan toimenpiteitä kouluun kiinnittymiseksi ja tarvittaessa poissaolojen vähentämiseksi.

Yhteistyö opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisten kanssa 

Yksittäisen oppilaan kohdalla poissaolojen ehkäisemisessä, niihin puuttumisessa ja poissaolojen syiden selvittämisessä tehdään tarvittaessa jo varhaisessa vaiheessa yhteistyötä opiskeluhuoltopal­velujen ammattilaisten kanssa. Poissaoloihin liittyvissä ongelmissa opettaja voi konsultoida opiske­luhuollon ammattilaisia yksilöimättä oppilasta, ohjata oppilaan opiskeluhuollon palvelujen pariin tai oppilas tai hänen huoltajansa voivat olla opiskeluhuollon ammattilaisiin suoraan yhteydessä. 

Laajojen terveystarkastusten osalta opettajalta voidaan kysyä tietoa oppilaan poissaoloista ja kou­luun kiinnittymisestä. Huolta herättävien terveydellisten poissaolojen kohdalla oppilas ohjataan kou­luterveydenhoitajan palvelujen pariin. Mikäli oppimisvaikeuksien ajatellaan olevan poissaolojen syynä, voidaan oppilas ohjata opiskeluhuollon psykologille. Ohjaus opiskeluhuollon palveluihin teh­dään yhteistyössä oppilaan huoltajien kanssa. Opiskeluhuollon ammattilaiset voivat ohjata oppilaan tarvittaessa myös terveyden ja sosiaalihuollon palvelujen, kuten erikoissairaanhoidon palvelujen pa­riin.