Hyvän ohjaustilanteen suunnittelu ja toteutus
Ohjaustilanteen suunnittelu
Kun tapaamispaikka ja muut puitteet ovat kunnossa, voit alkaa suunnitella ohjaamistapaamista. Tapaamisen suunnittelussa tulee ohjaustilanteen aikataulun lisäksi huomioida tunnelmaan ja ilmapiiriin vaikuttavia tekijöitä. Tämä osio on sovellettu Cape Townin yliopiston Basic Counselling Skills -a guide for health workers on maternal care -oppaan pohjalta.
Huomioi aluksi seuraavat asiat:
- Turvallisen ja luottamuksellisen ilmapiirin ja tilan luominen edellä kuvatun mukaan.
- Pyri ymmärtämään asiakkaan tarpeet: mikä hänet on tuonut luoksesi.
- Kuuntele tarkasti, ilman keskeytyksiä. Tämä luo turvallista tilaa asiakkaalle kuulostella omaa sanomaansa ja tunteitaan.
- Asiakas kertoo ja kuvailee elämäänsä kuten hän sen ymmärtää, joten etene rauhallisesti äläkä tee hätäisiä johtopäätöksiä. Jokainen on oman elämänsä asiantuntija.
- Hyödynnä esimerkkejä asiakkaan aiemmista, hyväksi todetuista selviytymiskeinoista ja taidoista. Jotta saat ne selville, sinun tulee kuunnella ja kysyä.
- Muista, että ohjaajana voit toimia siltana haasteiden ja selviytymisen ja/tai onnistumisen välillä.
- Asiakkaan on tunnettava, että kohtaamisenne on kaiken arkaluontoisen ja henkilökohtaisen ”paljastamisen” arvoista.
Ensimmäinen tapaaminen
Ensimmäinen kohtaaminen jättää pysyvän mielikuvan, sen vuoksi on tärkeää olla itse ajoissa, hyvin valmistautunut ja ystävällinen (tämä pätee toki myös tulevissa tapaamisissa). Mikäli tapaatte useamman kerran, tapaamisen tuttu rakenne auttaa lisäämään luottamusta välillänne.- Tervehdi asiakasta lämpimästi, muista hymyillä ja kätellä. Huomaa kulttuurierot tervehtimisessä.
- Ohjaa asiakas tapaamistilaan aloittaen keskustelu kevyesti säästä tai muusta kevyestä aiheesta.
- Tarjoa juomista ja ohjaa hänet istumaan.
Tapaamisen eri vaiheet
Asiakas on tärkeää huomioida asianmukaisesti läpi koko tapaamisen. Kohtaatko asiakkaan tässä hetkessä? Kuuletko todella mitä hän kertoo? Voit hyödyntää tässä keinoja, jotka tulivat esiin edellisellä kurssilla 'Kuuntelemisen ja kysymisen taidot ohjaamistilanteessa'.
Esittelyvaihe
Alussa asiakas saattaa olla hermostunut, eikä oikein tiedä, mitä odottaa. Ensimmäiset viisi minuuttia on hyvä varata asiakkaan ja tilanteen rauhoittamiseen.- Jos ohjaamistapaamisen alkuun kuuluu virallisten asioiden läpikäymistä, muistuta asiakkaalle, että hänen asiaansa paneudutaan pian.
- Mikäli tapaamiseen liittyy paperitöitä, kannattaa heti alussa sopia, missä vaiheessa tapaamista nämä hoidetaan.
- Mikäli asiakkaalla on tapaamiseen tai ohjaukseen liittyviä kysymyksiä, varaa aikaa niihin vastaamiseen.
- Käy myös läpi luottamukseen, vaitioloon, GDPR-säännöksiin sekä tapaamisten kestoon ja rakenteeseen liittyvät asiat.
Tiedon kerääminen
Tapaamisen alussa saattaa nopeasti nousta esiin, mistä asioista asiakas haluaa keskustella. Joskus hänellä voi olla mukanaan lista tai muistiinpanoja asioista valmiina. Ohjaustyön ammattilaisena sinun tulee tässä kohtaa kuunnella tarkalla korvalla, mitkä asioista ovat ne ensisijaiset, joiden parissa lähdetään työskentelemään.
Jos asiakas ei nosta asioita esiin itse, on hyvä kysyä avoimia kysymyksiä, kuten ”Mikä tuo sinut tänään tänne?”. Jos asiakas ei tiedä mistä aloittaa, voit hyvin rohkaista häntä aloittamaan kertomisen mistä vain, keskustelu kyllä johdattaa aiheen äärelle. Joku saattaa tässä vaiheessa kertoa elämäntarinansa, toinen voi esittää listan huolistaan. Molemmissa tapauksissa joku teema tai asia nousee varmasti esiin useampaan kertaan.
Voit myös pyytää asiakasta sijoittamaan huolensa asteikolle isoimmasta pienimpään ja kysyä tämän jälkeen mitä hän haluaisi työstää ensimmäisenä. Tarvittaessa voit antaa asiakkaalle myös jonkin helpon kirjallisen tai kuvallisen ehtävän, jonka tarkoituksena on selkeyttää tilannetta asiakkaalle itselleen.Tapaamisen lopetus
Ohjaustapaaminen on hyvä lopettaa aina positiivisesti. On hyvä, jos asiakkaalle jää jotain tehtävää ennen seuraavaa tapaamista – jotain positiivista, mitä odottaa, tai jota selvittää päästäkseen lähemmäs omaa tavoitettaan. Mikäli olet sopinut olevasi tavoitettavissa, varmista, että asiakkaalla on tarvittavat yhteystiedot.
On hyvä jättää aikaa myös yhteenvedon tekemiseen. Tällä tavoin voit osoittaa asiakkaalle, että hän on tullut kuulluksi ja ymmärretyksi ja antaa mahdollisuuden vielä tarkentaa yhteisymmärrystä asiasta. Coachaustapaamisen lopetuksessa tärkeintä on huolehtia, että asiakkaalla on ”kotitehtävä”, jonka hän on itse määritellyt (tästä opit enemmän tämän kurssiosion coachaamista käsittelevässä kurssissa). Tapaamisen lopettamisessa on aina tärkeätä muistaa, että yksi ohjaamisen tavoitteista on auttaa asiakkaita tulemaan itsenäisiksi ja vastuullisiksi omien valintojensa suhteen.
Herkkyys ei ole tärkeää pelkästään asiakassuhteen lopussa vaan koskee myös jokaisen tapaamisen päättymistä. Ohjaustilanteeseen saattaa liittyä vahvoja tunteita. Silloin asiakas voi olla haavoittuvainen ja herkässä mielentilassa, etenkin, jos on keskusteltu hänelle vaikeista, henkilökohtaisista ja herkistä asioista. Tämän vuoksi on tärkeää huomioida asiakkaan tunteet ja tarpeet, kun tapaamiseen sovittu aika on lopuillaan.
Joskus asiakas on niin keskittynyt tilanteeseen ja keskusteluun, ettei hän huomaa ajan kulua. Silloin on hyvä muistuttaa ajasta.
”Pidetään tässä kohtaa pieni tauko, koska aikamme on loppumassa ja haluaisin vielä antaa hetken keskustelun päättämiseen.”
Kertaluontoinen ohjaustapaaminen
Joskus ohjaustyötä tekevänä et näe asiakasta kuin yhden tapaamisen verran. Tällaiseen tapaamiseen kannattaa panostaa yhtä lailla, jotta voit tarjota ohjattavalle parhaan mahdollisen tuen siinä hetkessä. Hyödynnä myös mahdollista ennakkotietoa asiakkaasta, mikäli sitä on saatavilla (esimerkiksi uraohjauksessa yhteistyössä TE- toimiston kanssa tai yhteistyössä tehtävässä ohjauksessa oppilaitosten tai nuorten työpajojen ym. toimijoiden kanssa).
Huomioi tällaisessakin tapaamisessa rauhallinen ja asiakasta kunnioittava eteneminen keskustelussa taataksesi turvallisen ilmapiirin sekä luottamuksellisuuden, kuten aiemmalla kurssilla ohjaustaitojen perusteista on todettu.
Tehtävä 2. Ohjaajana ensimmäisessä tapaamisessa
Kirjoita itsellesi muistilista siitä, mitä asioita otat huomioon tapaamisia valmistellessasi. Oliko jotain, mitä voit huomioida tilan suhteen? Entä mitä ennakkovalmisteluja itse teet ennen tapaamista? Jos ennakkovalmistautuminen ajan kanssa ei ole mahdollista, miten voit valmistautua tapaamiseen hetkessä? Mitä voisit lisätä muistilistaan, jotta pystyt huomioimaan asiakkaan erityisiä tarpeita kohtaamisessa?
Palauta muistilistasi joko kirjallisesti (max. 1 sivu), kuvallisena esityksenä tai muussa itsellesi sopivassa muodossa, palautuksen maksimikoko on 250mt. Voit myös kuvata videon (max. 5 min.) ja linkata sen sivustolle tai tehdä vaikka power point -esityksen. Palautus näkyy vain kurssin kouluttajalle, eikä sitä arvostella.
Sinulla ei ole tarvittavia oikeuksia lähettää mitään.