Suomessa asiakirjoissa noudatetaan SFS 2487 standardia, jota voidaan käyttää pohjana kaikkiin virallisiin asiakirjoihin. Se on määritelty seuraavasti.

• A4-kokoinen paperi, jonka mitat ovat 21 cm x 29,7 cm.

• Vasen reuna on 2 cm ja muut tyhjät reunukset vähintään 1 cm.

• Jos käytät ylä- ja alatunnistetta, niin yläreuna ja alareuna ovat isommat, mutta tällöinkin paperin reunan ja tekstin välille pitäisi tulla 1 cm väli.

• Sarkaimet asetetaan 2,3 cm välein.

• Tekstin leveys on noin 13 cm. Teksti alkaa toisen sarkainmerkin kohdalta.

• Fontti on Times New Roman, fonttikoko 12 ja riviväli 1,0.

Aseta aluksi sarkaimet komennolla MUOTOILU | KAPPALE ja siellä Sarkaimet-välilehti.


Sarkaimet lisätään seuraavasti.

1. Kirjoita Sijainti-kenttään sarkaimen arvoksi 0,00 cm.

2. Napsauta hiiren vasemmalla painikkeella Uusi-painiketta.

3. Toista kohtia 1 ja 2 kunnes olet syöttänyt kaikki sarkainarvot 2,3 cm välein aina arvoon 16,10 cm asti.

4. Aseta uudet sarkainarvot viivaimelle napsauttamalla hiirellä OK-painiketta.

Kirjoita asiakirjamalli seuraavasti.

Tarkastellaan asiakirjamallin tietokenttiä hieman tarkemmin.

1. Teksti alkaa kolmannelta riviltä noin 1,06 cm päästä paperin yläreunasta. Vasen marginaali on 2 cm, jolloin sarkain on asetuksessa 0,0 cm. Kirjoita tähän kohtaan riveittäin:

   • lähettäjän nimi ja logo,

   • oman organisaation nimi,

   • lähiosoite,

   • postinumero ja postitoimipaikka.

2. Liiku sarkainnäppäimellä neljän sarkainvälin päähän eli kohtaan 9,2 cm. Kirjoita tänne riveittäin:

   • asiakirjan nimi,

   • päivämäärä.

3. Liiku sarkainnäppäimellä vielä kaksi väliä eteenpäin eli kohtaan 13,8 cm.

   • Kirjoita tänne asiakirjan numero.

4. Liiku sarkainnäppäimellä vielä yksi väli eteenpäin kohtaan 16,1 cm. Kirjoita tänne kyseisen sivun numero. Sulkuihin voi laittaa asiakirjan sivunumeroiden maksimimäärän. Jos laitat nämä tiedot ylätunnisteeseen, niin käytä komentoja LISÄÄ | KENTÄT | SIVUNUMERO ja LISÄÄ KENTÄT | SIVUMÄÄRÄ.

5. Lisää tunnistekentän jälkeen kolme tyhjää riviä ja kirjoita sen henkilön tai yrityksen osoitetiedot, jolle asiakirja on osoitettu.

6. Viite tarkoittaa aikaisempaa asiakirjaa tai yhteydenottoa, johon viitataan. Se on syy tämän asiakirjan kirjoittamiselle.

7. Asiaotsikko tarkoittaa tämän asiakirjan pääotsikkoa, joka ilmaisee asiakirjan sisällön. Pääotsikko tulisi löytyä jokaisesta asiakirjasta.

8. Jos asiakirja on pitkä, niin on hyvä käyttää alaotsikointia. Tässä voi hyvin käyttää riippuvaa sisennystä, jolloin sisennettävä kappale alkaa toisen sarkainmerkin kohdalta eli 4,6 cm kohdalta. Jos alaotsikko on niin pitkä, että se ei mahdu sisennettävän kappaleen eteen, niin alaotsikko täytyy kirjoittaa omalle rivilleen ja tehdä kappaleeseen normaali sisennys Sisennä-painikkeilla.

9. Asiakirjan loppuun voi lisätä paikan ja ajan allekirjoitusta varten sekä allekirjoituksen nimenselvennyksineen.

10. Asiakirjan lopussa on mainittava mahdolliset liitteet. Liitteet on hyvä numeroida juoksevalla numeroinnilla. Myös mahdolliset tiedot siitä kenelle asiakirja jaetaan ja kenelle siitä tiedotetaan laitetaan tänne asiakirjan loppuun, jos on tarvetta.

Kaikki viralliset asiakirjat voidaan kirjoittaa käyttäen tätä muotoilua.