Asiakas on tärkeää huomioida asianmukaisesti läpi koko tapaamisen. Kohtaatko asiakkaan tässä hetkessä? Kuuletko todella mitä hän kertoo? Voit hyödyntää tässä keinoja, jotka tulivat esiin edellisellä kurssilla 'Kuuntelemisen ja kysymisen taidot ohjaamistilanteessa'. 

Esittelyvaihe

Alussa asiakas saattaa olla hermostunut, eikä oikein tiedä, mitä odottaa. Ensimmäiset viisi minuuttia on hyvä varata asiakkaan ja tilanteen rauhoittamiseen.

• Jos ohjaamistapaamisen alkuun kuuluu virallisten asioiden läpikäymistä, muistuta asiakkaalle, että hänen asiaansa paneudutaan pian.
• Mikäli tapaamiseen liittyy paperitöitä, kannattaa heti alussa sopia, missä vaiheessa tapaamista nämä hoidetaan.
• Mikäli asiakkaalla on tapaamiseen tai ohjaukseen liittyviä kysymyksiä, varaa aikaa niihin vastaamiseen.
• Käy myös läpi luottamukseen, vaitioloon, GDPR-säännöksiin sekä tapaamisten kestoon ja rakenteeseen liittyvät asiat.

Tiedon kerääminen

Tapaamisen alussa saattaa nopeasti nousta esiin, mistä asioista asiakas haluaa keskustella. Joskus hänellä voi olla mukanaan lista tai muistiinpanoja asioista valmiina. Ohjaustyön ammattilaisena sinun tulee tässä kohtaa kuunnella tarkalla korvalla, mitkä asioista ovat ne ensisijaiset, joiden parissa lähdetään työskentelemään.

Jos asiakas ei nosta asioita esiin itse, on hyvä kysyä avoimia kysymyksiä, kuten ”Mikä tuo sinut tänään tänne?”. Jos asiakas ei tiedä mistä aloittaa, voit hyvin rohkaista häntä aloittamaan kertomisen mistä vain, keskustelu kyllä johdattaa aiheen äärelle. Joku saattaa tässä vaiheessa kertoa elämäntarinansa, toinen voi esittää listan huolistaan. Molemmissa tapauksissa joku teema tai asia nousee varmasti esiin useampaan kertaan.

Voit myös pyytää asiakasta sijoittamaan huolensa asteikolle isoimmasta pienimpään ja kysyä tämän jälkeen mitä hän haluaisi työstää ensimmäisenä. Tarvittaessa voit antaa asiakkaalle myös jonkin helpon kirjallisen tai kuvallisen ehtävän, jonka tarkoituksena on selkeyttää tilannetta asiakkaalle itselleen.

Tapaamisen lopetus

Ohjaustapaaminen on hyvä lopettaa aina positiivisesti. On hyvä, jos asiakkaalle jää jotain tehtävää ennen seuraavaa tapaamista – jotain positiivista, mitä odottaa, tai jota selvittää päästäkseen lähemmäs omaa tavoitettaan. Mikäli olet sopinut olevasi tavoitettavissa, varmista, että asiakkaalla on tarvittavat yhteystiedot.

On hyvä jättää aikaa myös yhteenvedon tekemiseen. Tällä tavoin voit osoittaa asiakkaalle, että hän on tullut kuulluksi ja ymmärretyksi ja antaa mahdollisuuden vielä tarkentaa yhteisymmärrystä asiasta. Coachaustapaamisen lopetuksessa tärkeintä on huolehtia, että asiakkaalla on ”kotitehtävä”, jonka hän on itse määritellyt (tästä opit enemmän tämän kurssiosion coachaamista käsittelevässä kurssissa). Tapaamisen lopettamisessa on aina tärkeätä muistaa, että yksi ohjaamisen tavoitteista on auttaa asiakkaita tulemaan itsenäisiksi ja vastuullisiksi omien valintojensa suhteen.

Herkkyys ei ole tärkeää pelkästään asiakassuhteen lopussa vaan koskee myös jokaisen tapaamisen päättymistä. Ohjaustilanteeseen saattaa liittyä vahvoja tunteita. Silloin asiakas voi olla haavoittuvainen ja herkässä mielentilassa, etenkin, jos on keskusteltu hänelle vaikeista, henkilökohtaisista ja herkistä asioista. Tämän vuoksi on tärkeää huomioida asiakkaan tunteet ja tarpeet, kun tapaamiseen sovittu aika on lopuillaan.

Joskus asiakas on niin keskittynyt tilanteeseen ja keskusteluun, ettei hän huomaa ajan kulua. Silloin on hyvä muistuttaa ajasta.

”Pidetään tässä kohtaa pieni tauko, koska aikamme on loppumassa ja haluaisin vielä antaa hetken keskustelun päättämiseen.”