Tiedoston käsittely

Tiedoston avaaminen

Saat tulokset Excel-taulukkona suoraan omaan sähköpostiisi. Kun Excel-tiedosto avataan, ylös ns. kaavarivin tienoille pitäisi tulla kysymys, otetaanko makrot käyttöön. Siinä kohdassa pitää vastata kyllä, koska muuten mm. Tulostus-painike Oppilas-välilehdillä ei toimi.

Jos tiedostoa avatessa ei tule lainkaan kysymystä makrojen käyttöönotosta eikä Tulostus-painike toimi, voi kyseisen koneen Excelin suojausasetukset olla todella korkeat. Niitä täytyy silloin madaltaa. Se tapahtuu Excel 2016-versiossa seuraavasti:

Mene Excelissä ylhäältä Tiedosto-valikkoon ja sieltä alareunasta kohtaan Asetukset --> Luottamuskeskus -->oikealta Luottamuskeskuksen asetukset --> Makrojen asetukset. Valitse sieltä Ota käyttöön kaikki makrot ja klikkaa myös alempaa Salli VBA-projektin objektimallin käyttäminen. Sen jälkeen avaa tiedosto uudelleen. Jos haluat, voit myöhemmin käydä muuttamassa asetukset takaisin ennalleen.

Vanhemmissa Excel-versioissa ohjeistus on sama - ainoastaan Luottamuskeskus on nimellä Valvontakeskus.

Tiedoston rakenne

Tiedostossa on ensimmäisessä työkirjassa (välilehdellä) MALLI-sivu, jossa on mm. värikoodein eritelty, mistä kohdasta Oppilas-välilehdiltä löytyy huoltajan ja opettajan vastaukset.



Kuva MALLI-sivusta










Jos molemmat huoltajat ovat vastanneet kyselyyn omilla tunnuksillaan, ne näkyvät vierekkäisissä sarakkeissa. (Muilla luokka-asteilla kyselyn ensimmäinen sarake on varattu oppilaan vastauksille. Tässä kyselyssä se on varattu toisen huoltajan vastaukselle. Jos ainoastaan toinen huoltajista on vastannut kyselyyn, ensimmäinen huoltajasarake on tyhjä.) Samoin sivulla on tarkempaa infoa taulukon sisällöstä. Toinen välilehti on nimeltään Tiedot, josta näet vastaavuudet antamiesi oppilasnumeroiden ja Oppilas-välilehtien välillä.





Kuva Tiedot-välilehdestä.











Sen jälkeen alkavat kyselyn tulokset. Oppilaskohtaiset tulokset löytyvät omilta välilehdiltään.

Tulostaminen

Jokaisella Oppilas-välilehdellä on oma Tulostus-painikkeensa, jota pitää painaa siinä vaiheessa, kun haluaa tulostaa sivun tiedot. Painike ei itsessään tulosta mitään, vaan tekee sivusta ns. tulostusalueen, jonka jälkeen kaikki tiedot tulostuvat omille sivuilleen (yht. 5 sivua). Sen jälkeen tulostamalla normaalisti Tiedosto-valikon kautta voi valita, mitkä sivut haluaa tulostaa. Liikennevalokaavake on se, joka tulostetaan jokaisen oppilaan kohdalla. Kaavake arkistoidaan oppilashuoltorekisteriin ainoastaan, mikäli tulosten pohjalta sovitaan toimenpiteitä, jotka kirjataan kaavakkeeseen. Jos haluat tulostaa vain liikennevalokaavakkeen, valitse tulostusnäkymästä, että tulostetaan ainoastaan sivu 4. Poista/lisää viiva- painikkeen avulla helpotat mm. tulosten koontitaulukon (ns. liikennevalokaavakkeen) tarkastelua. Jokaisella sivulla näkyy myös oppilasnumero, joka helpottaa tulosteiden hallintaa.