Tietojen tallennus ja luovuttaminen

Oppilashuoltorekisteri

Oppilashuoltokertomukset sekä muut oppilashuollon tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä lasta koskevat asiakirjat tallennetaan oppilashuoltorekisteriin. Opetuksen järjestäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja ylläpitää edellä mainittua rekisteriä. Oppilashuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä lasta tai muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä.^[1]

Virtain kaupunki suunnittelee ja vastaa oppilashuoltorekisterin ylläpitämisestä ja ohjeistuksesta.

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 21 § 1 mom. ja 22 § 1 mom.

Potilas- ja asiakasrekisterit

Terveydenhuollon henkilöstö ja psykologit kirjaavat yksilökohtaisen oppilashuoltotyön säädetysti potilaskertomukseen ja muihin potilasasiakirjoihin. Oppilashuollon kuraattorit kirjaavat asiakastiedot kuraattorin asiakaskertomukseen.^[1]

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 20 § 2 mom., laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 12 § ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

Oppilashuollollisten tietojen luovuttaminen

Lapsen yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilashuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi^{^[1]}. Lisäksi heillä on oikeus saada ja luovuttaa toisilleen sekä lapsen opettajalle, rehtorille tai päiväkodin johtajalle ja opetuksen järjestäjälle lapsen opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot^{^[2]}. Tiedon luovuttaja joutuu harkitsemaan esimerkiksi sitä, onko kysymys sellaisesta tiedosta, joka on välttämätön lapsen tai muiden lasten turvallisuuden varmistamiseksi. Luovutettava tieto voi koskea muun muassa sellaista lapsen sairautta, joka tulee ottaa opetustilanteissa huomioon. Vaikka tiedon luovuttamiselle olisikin edellä todettu lain tarkoittama peruste, yhteistyön ja luottamuksen turvaamiseksi pyritään aina ensisijaisesti hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen.

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 23 § 2 mom.

[2] Perusopetuslaki 40 § 2 mom. (1288/2013)

Esiopetuksen järjestäjän vaihtuminen

Jos lapsi siirtyy toisen opetuksen järjestäjän opetukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on pyydettävä lapsen huoltajan suostumus siihen, että uudelle opetuksen järjestäjälle voidaan siirtää oppilashuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia oppilashuollon jatkuvuuden kannalta^[1]. Sen sijaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot toimitetaan salassapidon estämättä viipymättä toiselle esi- tai perusopetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden esi- tai perusopetuksen järjestäjän pyynnöstä.^[2]

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 23 § 3 mom.

[2] Perusopetuslaki 40 § 4 mom. (1288/2013)