Mitä on sosiaalinen media?

Sosiaalinen media (SOME) on tietoverkkoja ja tietotekniikkaa hyödyntävä viestinnän muoto, jossa käsitellään vuorovaikutteisesti ja käyttäjälähtöisesti tuotettua sisältöä ja luodaan ja ylläpidetään ihmisten välisiä suhteita. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaisella käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on mahdollisuus olla aktiivinen viestijä ja sisällön tuottaja. Sisällön tuotto ja jakelu perustuu monelta monelle -periaatteeseen, eikä perinteiseen yhdestä monelle, niin kuin perinteiset joukkoviestimet.

Usein sosiaalisella medialla ymmärretään pääasiassa Facebookia, vaikka se on paljon muutakin, esim.

• Wikit, joissa käyttäjät vuorovaikutteisesti tuottavat ja muokkaavat sisältöä. Tunnetuin wikipalvelu on Wikipedia, joka on Internetissä toimiva avoin tietosanakirja.
• Blogit, johon yksi tai useampi kirjoittaja julkaisee sisältöä, jota lukijat voivat halutessaan kommentoida.
• Mikroblogit, jotka voidaan rinnastaa Internetissä toimiviin ”tekstiviesteihin”. Niiden kautta voi esimerkiksi tiedottaa seuraajiaan ajankohtaisista asioista. Tunnetuin mikroblogipalvelu on Twitter.
• Mediapalvelut, joissa jaetaan materiaalia, esim. kuvia tai videopätkiä. Tunnetuimpia mediapalveluja ovat YouTube (videoiden jakelupalvelu) ja Flickr (valokuvien jakelupalvelu).
• Verkkoyhteisöt, joissa ihmiset voivat muodostaa verkostoja, keskustella, seurata keskustelua ajankohtaisista aiheista, pelata, jne.. Tunnetuimmat verkkoyhteisöt Suomessa lienevät Facebook (sosiaalinen verkostoituminen), LinkedIn (ammattimainen verkostoituminen) sekä Irc-galleria (erityisesti nuorten suosiossa oleva verkostoitumispalvelu).
• Virtuaalimaailmat, joissa käyttäjät voivat luoda virtuaalisen hahmon ja kehittää oman virtuaalisen elämän palvelussa. Suomessa tunnetuimmat virtuaalimaailmat lienevät SecondLife ja HabboHotel.
• Linkkien ja uutisten jakopalveluita, joissa vaihdetaan linkkejä ja ajankohtaisia asioita, mm. linkkien jakopalvelu delicious.com.

Sosiaalisen median käyttöönotto on Laukaan kunnan tietoinen päätös, joka perustuu kunnan yhden tai useamman ydintoimintaan liittyvän tehtävän tukemiseen ja johon sitoudutaan asianmukaisin resurssein. Sosiaalista mediaa pyritään käyttämään mm. viestintään, tiedonjakamiseen, palveluiden tunnetuksi tekemiseen, palautteen saamiseen, osallisuuden edistämiseen ja kansalaismielipiteiden luotaamiseen.
Nämä ohjeet on tarkoitettu kunnan organisaatioiden sosiaalisen median palveluita käyttäville (viestintä, henkilöstöala, vapaa-aika jne.), niitä tuottaville, tietohallinnolle, turvallisuusalalle sekä soveltuvin osin myös organisaatioiden johdolle ja henkilöstölle.

Käyttäjän 10 ohjetta

Yleisenä ohjeena voidaan todeta, että ”älä hölmöile!”. Sosiaalisessa mediassa tapahtunut hölmöily voi kostautua myöhemmin elämässä, myös sen jälkeen kun välitön savu on laskeutunut. Hölmöily saattaa rikkoa ihmissuhteita, työsuhteita tai tyhjentää pankkitilin. Terveen järjen käyttö on sallittua ja suositeltavaa sosiaalisten medioiden käytössä.

1. Selvitä ja noudata sosiaalisten medioiden käyttöpolitiikkaa ja ohjeistuksia. Osallistu kunnan järjestämään koulutukseen.
2. Jos mainitset sosiaalisen median palvelun henkilöprofiilissasi työnantajasi, esiinnyt tällöin Laukaan kunnan edustajana. Työnantajan mainitsemiseksi katsotaan työsähköpostiosoitteen käyttö yhteystiedoissa. Muista käyttäytyä sen mukaisesti!
3. Tutustu huolellisesti sosiaalisten medioiden sopimusehtoihin. Huomaa, että palvelun tarjoaja voi hyödyntää profiiliisi syöttämiäsi tietoja laajasti. Varo syöttämästä liian henkilökohtaista tai yksityiskohtaista tietoa, valokuvia tai muuta materiaalia itsestäsi.
4. Kunnioita perheesi ja ystäviesi suhtautumista sosiaalisiin medioihin. Vaikka olisit itse niistä innostunut, eivät kaikki sitä kuitenkaan ole. Jos kanssaihmisesi eivät halua sinun laittavan kuvia tai tietoa heistä sosiaaliseen mediaan, noudata heidän toiveitaan.
5. Huolehdi siitä, että tietokoneesi käyttöjärjestelmäpäivitykset ja työvälineohjelmistot on päivitetty ajan tasalle ja että siinä on tarvittavat palomuuri- ja haittaohjelmien torjuntaohjelmistot käytössä ja että ne päivittyvät automaattisesti.
6. Älä hyväksy tuntemattomia yhteydenottoyrityksiä verkostoosi / työnantajasi profiiliin äläkä napsauta vieraita, hämäräperäisiä linkkejä. Älä pelaa työnantajasi profiililla.
7. Älä keskustele työasioista muissa kuin työtehtäviin hyväksytyissä sosiaalisissa medioissa. Ole erityisen huolellinen salassa pidettävän tai yksityisyyden suojaan liittyvän tiedon suhteen.
8. Jos epäilet, että olet joutunut huijatuksi tai muun hyökkäyksen kohteeksi, älä epäröi pyytää apua. Älä jätä tekemättä asiasta rikosilmoitusta, vaikka taloudellinen menetys saattaa osaltasi jäädä vaatimattomaksi.
9. Älä käytä samaa salasanaa eri palveluissa. Älä käytä samoja käyttäjätunnuksia ja salasanoja työ- ja vapaa-ajan palveluissa. Huolehdi salasanasi laadusta käyttämällä vain vahvoja salasanoja. Työsähköpostiosoitetta saa käyttää vain työhön liittyvissä palveluissa, jolloin myös esiinnyt työnantajasi edustajana. Yksityisissä palveluissa työsähköpostiosoitetta ei saa käyttää.
10. Tarkista käyttäjäprofiilin yksityisyyden suojaa koskevat asetukset ja muuta niitä tarvittaessa siten, että tietosi eivät leviä laajemmalle kuin haluamallesi käyttäjäjoukolle.

Sosiaalisen median pelisäännöt Laukaan kunnassa

1. Laukaan kunnan henkilöstöä kannustetaan hyödyntämään sosiaalista mediaa työssään.
2. Sosiaalisen median työhön liittymättömien palvelujen käyttö ei saa haitata työtehtävien suorittamista.
3. Älä perusta Laukaan kuntaan liittyvää sosiaalisen median palvelua tai profiilia ilman hyväksymisprosessissa saatua lupaa.
4. Kun sosiaalisen median palveluissa kommentoidaan työasioita, esiinnytään omalla nimellä ja organisaation nimellä (oma nimi / palvelu / organisaatio) sekä keskustelukumppaneita kunnioittaen. Palvelualoilta tuttu ”asiakas on aina oikeassa” -periaate on hyvä pitää mielessä, päämääräämättömään inttämiseen ei kannata lähteä
5. Älä kommentoi julkisilla foorumeilla (esim. blogeissa) organisaatioon liittyviä asioita organisaation nimissä ilman asiasta vastaavien esimiesten, johtajien tai tiedottajien hyväksyntää
6. Mikäli julkaiset kuvia tms. sisältöä sosiaalisessa mediassa, ole tarkkana tekijänoikeuksien kanssa
7. Sosiaaliseen mediaan osallistumisesta ja omasta verkkoidentiteetistään päättää jokainen työntekijä itse. Käyttäessään työsähköpostiosoitetta yhteystiedoissaan työntekijä edustaa Laukaan kuntaa, joten työntekijän velvollisuudet ja oikeudet ovat silloin voimassa.
8. Talonpoikaisjärjen käyttäminen on toivottavaa! Tietoturvallisuudessa tulee noudattaa organisaation voimassa olevia tietoturvaohjeita.

Osallistuminen on suotavaa, mutta ei pakollista.

Sosiaalisen median palvelut tarjoavat kanavan esimerkiksi verkostoitumiseen, viestintään, tiedon jakamiseen, osaamisen kehittämiseen ja innovointiin. Laukaan kunta kannustaa työntekijöitään verkostoitumaan ja tuomaan esille asiantuntemustaan sosiaalisen median välineissä: blogeissa, wikeissä, keskustelufoorumeilla ja yhteisömedioissa.


Hyvät tavat kunniaan

Kuten kaikessa sosiaalisessa kanssakäymisessä, myös sosiaalisen median palveluissa on syytä noudattaa hyviä tapoja. Ole aktiivinen, avoin ja kohtelias. Kuuntele ja pyri ymmärtämään muita. Kirjoita rehdisti omalla nimelläsi ja seiso sanojesi takana. Älä julkaise verkossa sellaista, mihin et halua törmätä tulevaisuudessa. Älä kirjoita sellaista, mitä et voisi sanoa vastaanottajille kasvotusten. Ota huomioon muiden tekemien materiaalien käytössä tekijänoikeus.

Käyttäydy verkossa kuten muillakin julkisilla areenoilla. Muista, että kaikki verkossa julkaistu voi hetkessä levitä laajempaan julkisuuteen. Jos huomaat tehneesi virheen, pyri korjaamaan se itse ensimmäisenä. Avoimuus kannattaa.


Työntekijällä on myös velvollisuuksia

Laukaan kunnan työntekijöitä rohkaistaan esiintymään verkossa myös työhön liittyvissä kysymyksissä. Asiasta tulee kuitenkin sopia aina ensin esimiehen tai vastuullisten johtajien ja tiedottajien kanssa. Laukaan kunnan edustajana muista aina kertoa, kuka olet ja mistä tulet. Jos haluat korjata verkkokeskusteluissa esitettyjä tietoja, tee se omalla nimelläsi sovittuasi asiasta esimerkiksi esimiehesi tai viestinnän kanssa.

Sosiaalinen media on luonteeltaan henkilökohtainen. Jokainen kantaa vastuun sanomisistaan itse. Käytännössä kannattaa ottaa kuitenkin huomioon, että Laukaan kunnan työntekijöiden kirjoittelu saatetaan tulkita Laukaan kunnan viralliseksi kannaksi. Esimerkiksi työasioita käsitteleviin blogeihin, joissa henkilö esiintyy virkamies-roolin sijaan yksityishenkilönä, voidaan liittää tarvittaessa huomautus: ”Sivustolla esitetyt mielipiteet ovat henkilökohtaisia eivätkä edusta Laukaan kunnan kantaa.”

Jos työtehtäviisi kuuluu ylläpitovastuu sosiaalisen median palvelusta, varmistathan, että olet selvillä, millaisia pelisääntöjä Laukaan kunnassa on sovittu palvelun sisältöön ja ylläpitoon liittyen. Olethan myös tietoinen omista velvollisuuksistasi ja oikeuksistasi, mihin asioihin voit ottaa kantaa itsenäisesti ja mihin sinun tulee hakea valtuutus johdolta.

Jos huomaat Laukaan kuntaa koskevaa kirjoittelua ja keskustelua sosiaalisessa mediassa, ilmoita siitä organisaatiosi vastuutiedottajalle ja omalle esimiehellesi.


Muista talonpoikaisjärki!

Jokaisella työntekijällä on oikeus itse päättää, käyttääkö sosiaalista mediaa työasioiden hoitoon vai ei. Poikkeuksena tästä periaatteesta ovat sellaiset sosiaalisen median palvelut, joita käytetään ainoastaan työasioiden hoitoon (esim. intranetin pohjalle rakennetut sovellukset tai yhteisöpalvelut, joissa Laukaan kunta tai sen palvelut ovat mukana). Työsopimuslainsäädäntö ja sähköisen viestinnän tietosuojalaki koskevat kaikkia työntekijöitä.

Tietoturvallisuutta toteuttaaksesi sosiaalisen median tai Internet-palveluihin kirjauduttaessa ei saa käyttää samoja käyttäjätunnuksia tai salasanoja kuin työpaikan tietojärjestelmiin kirjauduttaessa. Palvelua käyttöön ottaessasi tarkista sen yksityisyys- ja tietoturva-asetukset. Selvitä myös palvelun käyttö- ja tiedon omistajaoikeudet ennen kuin hyväksyt palvelun käyttöösi ja arvioi, soveltuuko tietoaineistosi siellä julkaistavaksi. Oletuksena avoimissa sosiaalisen median palveluissa voidaan käsitellä vain julkista tietoaineistoa.

Oman työpöydän ja tiedostojen jakaminen verkossa on ehdottomasti kielletty (ns. vertaisverkot). Työkoneelle ei saa ladata tai asentaa verkosta asennusohjelmia tai muita ohjelmistoja eikä edes sosiaalisen median palvelun ehdottamia lisätuotteita ilman ICT-yksikön antamaa erillistä lupaa.

Organisaation viestintä ja verkkoviestintä tarjoaa tukea sosiaalisen median palveluihin ja työkaluihin