Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 04.05.2018. Viimeisin muutos 23.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto, 20014 Turun yliopisto

029 450 5000

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

ViLLEn tietosuojaan liittyvät yhteydenotot lähetetään osoitteeseen villeteam@utu.fi

Yliopiston tietosuojavastaavana toimii Camilla Engman (dpo@utu.fi).

3. Rekisterin nimi

ViLLE-Verkkopalvelun käyttäjärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

tai

• julkisen tehtävän hoitaminen (opintosuoritusten rekisteröinti niissä oppilaitoksissa, joissa se on välttämätöntä opintojen suorittamiseksi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opintosuoritusten yhdistäminen henkilöihin tai opiskelijoiden suoritusten tarkastelu.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, ellei käyttäjältä ole erikseen kerätty lupaa tähän.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi tai muu tunniste, sähköpostiosoite, opiskelijanumero (jos sellainen on organisaatiossa käytössä). Lisäksi käyttäjiltä kerätään tehtäviä tehdessä suoritustietoja (palautusten pistemäärä, käytetty aika, annettu vastaus). Käyttäjiltä kerätään myös lokitietoja esimerkiksi tehtävän käynnistämisen, poistamisen tai vastauksen palauttamisen yhteydessä; näiden tietojen keräämisen tarkoituksena on mahdollisten virhetilanteiden selvittäminen käyttäjien pyynnöstä. Kerätty tieto anonymisoidaan tutkimuskäyttöön täysin satunnaisten avaimien avulla. Anonymisoituja vastauksia ei voida yhdistää takaisin käyttäjiin millään keinolla.

Tietoja säilytetään kunnes käyttäjä pyytää niiden poistamista. Tutkimuskäyttöön anonymisoituja tietoja ei poisteta, koska niiden yhdistäminen käyttäjään ei ole mahdollista.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjältä ViLLE-järjestelmässä tapahtuvien toimien avulla automaattisesti. Käyttäjästä ei oletuksena kerätä muita tietoja. Jos käyttäjästä halutaan kerätä muuta tietoa tutkimustarkoituksessa, tätä varten kerätään erillinen tutkimuslupa. Käyttäjillä on aina oikeus kieltäytyä antamasta tutkimuslupaa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu käyttäjän kanssa. Anonymisoituun tietoon perustuvia tutkimuksia voidaan julkaista ilman erillistä suostumusta esimerkiksi tieteellisissä aikakausilehdissä tai konferensseissa. Julkaistuja tietoja ei voida yhdistää käyttäjiin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tiedot säilytetään suojatulla palvelimella, jolle on pääsy vain erillisillä ylläpitäjillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).