8 Tulokset ja arviointi
Arviointimenetelmät
Strategisten ja perustehtävän tavoitteiden toteutumista, toiminnan tehokkuutta, resurssien käyttöä sekä asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä seurataan eri tavoilla.
Laadunhallinnan näkökulmasta kiinnostavaa on se, onko toimittu sovituilla tavoilla, onko tavoitteet saavutettu ja ovatko tehdyt toiminnan muutokset kehittäneet toimintaa myönteiseen suuntaan.
Tärkeimmät menetelmät ovat
- tietojärjestelmistä saatavat mittaustiedot. Eri lähteistä saatavaa mittaustietoa yhdistellään Johti-projektissa yhteen tietovarantoon ja käyttöliittymään.
- erilaiset kyselyt, joilla kartoitetaan esim. asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä. Kaupungilla on käytössä useita sähköisiä kyselyvälineitä. Kaupunkitasolla käytössä on E-lomake -kyselyväline, josta saa lisää tietoa tietohallinnosta.
- tilanneraportointi esim. strategisten tavoitteiden toteumatietojen keräämiseksi.
- itsearviointi
CAF-pikaitsearviointimalli on kaupungin laatutiimin valmistelema ja koko organisaation käyttöön tarkoitettu, väittämiin perustuva arviointimalli. Arviointimalli ja sen hyödyntämiseen luotu menetelmä on saanut paljon positiivista palautetta. Menetelmässä tärkeintä on työyhteisön mahdollisuus arvioida ja kehittää omaa toimintaansa yhdessä. Itsearvioinnista ei tehdä koonteja eikä raportointien kautta aseteta organisaatioyksiköitä vertailtaviksi. Arvioinnin on oltava suunnitelmallista, säännöllistä, monipuolista ja vertailukelpoista.
Arviointijärjestelmän perustan muodostaa itsearviointi, jota muut arviointijärjestelmät tukevat.
Arvioinnin avulla selvitetään, miten suunnitelmat ja tavoitteet ovat toteutuneet sekä miten tuloksellista toiminta on ollut.
Johtamisen vuosikellossa arviointi tehdään maaliskuuhun mennessä sen jälkeen, kun erilaiset mittaus- ja kyselytulokset on tiedossa. Toimintakäsikirja (lukuvuosisuunnitelma) helpottaa yhteisten toimintamallien viestimistä ja hyödyntämistä sekä arviointia ja auditointia.
Santra: Toiminnan ja tulosten itsearviointi
Asiakastulokset
- Palvelujen saavutettavuus (kouluverkoston toimivuus, koulukuljetusten määrällinen kehitys)
- Palvelujen laatu ja luotettavuus
- Ympäristöystävällisyys
- Kyky vastata eri asiakasryhmien tarpeisiin (esim. opetuksen tukipalvelut)
- Saatavilla olevan tiedon määrä, laatu, luotettavuus, läpinäkyvyys, luettavuus, soveltuvuus kullekin kohderyhmälle
- Tiedonkulku asiakkaille
- Sidosryhmien osallisuuden laajuus esim. suunnittelussa
- Muutoksen hakujen määrä ja käsittelyajat
- Miten opetuksen tavoitteet toteutuvat
- Miten oppimistavoitteet toteutuvat
- Huoltajien tyytyväisyys koulutuspalveluihin
Henkilöstötulokset
Henkilöstön yleinen tyytyväisyys, henkilöstön näkemys johtamisesta ja johtamisjärjestelmästä, henkilöstön näkemys työolosuhteista, henkilöstön näkemys urakehityksestä ja osaamisen kehittämisestä, henkilöstön toiminta- ja suorituskyky, henkilöstön osaamisen kehittyminen, henkilöstön motivaatio ja sitoutuminen.
Henkilöstökyselyjen tulokset:
- Käsitys organisaation johdon kyvystä johtaa organisaatiota (esim. tavoitteiden asettaminen ja resurssien kohdentaminen, tuloksellisuuden arviointi ja henkilöstöstrategia
- Työilmapiiri
- Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysymysten toteutuminen
- Täydennyskoulutuksen saatavuus ja laatu
Sisäiset suorituskykytulokset:
- Sairauspoissaolojen kehitys
- Motivaatiota ja sitoutumista koskevat indikaattorit
- Suorituskykyarvioinnit
- Kehittämishankkeisiin osallistumisen ja sitoutumisen taso
- Tieto- ja viestintätekniikan hyödyntämisen taso
- Asiakaspalvelutaso
- Palkitsemisjärjestelmät
Toimenpiteet ja arviointi
Henkilöstökertomuksen avulla seurataan henkilöstövoimavarojen kehitystä ja ennakoidaan henkilöstövoimavarojen määrää ja laatua. Henkilöstökertomus tehdään vuosittain.
Työhyvinvointikysely toteutetaan 2 - 3 vuoden välein.
Henkilöstön tekemien kehitysaloitteiden määrää seurataan.
Koulutuksiin osallistuminen ja tyytyväisyys koulutukseen arvioidaan.
Yhteiskunnalliset tulokset
Ulkopuolisten käsityksiin liittyvät tulokset
Julkisen organisaation tärkeimpänä tehtävänä on vastata yhteiskunnan tarpeisiin ja odotuksiin. Päätehtävänsä lisäksi julkisen organisaation tulee toimia vastuullisesti tukeakseen kestävää taloudellista, sosiaalista ja ekologista kehitystä paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Yhteiskuntavastuun tulisi olla kiinteä osa organisaation strategiaa.
Arviointi perustuu sekä laadullisiin että määrällisiin mittareihin. Arvioitavat tulokset voivat koskea eettistä, demokraattista ja osallistavaa organisaatiokäyttäytymistä, ympäristön kestävyyttä, elämän laatua toiminnasta aiheutuvia taloudellisia vaikutuksia.
Esim. yhteiskunnan näkemys siitä, miten toteutetaan terveyskasvatus ja tuki liikunnalle ja urheilulle, avoin kulttuuritoiminta, organisaation maine ympäröivän yhteiskunnan tukijana, millaisia vaikutuksia organisaation toiminnalla on paikalliseen, kansalliseen ja kansainväliseen talouselämään, suhtautuminen ympäristöhaittoihin ja kestävän kehityksen tukeminen, demokratian toteutuminen, organisaation toiminnan läpinäkyvyys, avoimuus, eettisyys.
Sisäiset suorituskykymittarit:
- Kestävän kehityksen periaatteiden noudattaminen
Keskeisten toimijoiden ja organisaation välisten suhteiden toimivuus
Medianäkyvyys (positiivinen ja negatiivinen) - Kansainväliseen kehitysyhteistyöhön ja hyväntekeväisyyteen osallistuminen
- Asiakkaiden ja muiden sidosryhmien ja henkilöstön tukeminen kansalaistoimintaan osallistumisesta
- Aktiivinen tiedon ja osaamisen jakaminen muiden toimijoiden kanssa
Suorituskykytulokset
Keskeiset suorituskykytulokset liittyvät kaikkeen siihen, mitä organisaatio on määritellyt lyhyen ja pitkän aikavälin menestyksensä kannalta keskeisiksi ja mitattaviksi tavoitteiksi.
Ulkoiset tulokset (tuloksellisuus ja vaikuttavuus):
Arvioidaan strategista tehokkuutta, kykyä täyttää ulkoisten sidosryhmien missioon ja visioon kohdistuvia odotuksia, palveluiden laatua, tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumista, tarkastusten ja arviointien tuloksia, palvelu- ja tuoteinnovaatioiden tuloksia
Sisäiset tulokset liittyvät organisaation toiminnan tehokkuuteen, sisäisten prosessien vaikuttavuuteen ja taloudelliseen tehokkuuteen.
Ne sisältävät mm. tuottavuuden, kustannustehokkuuden, budjetin toteutumisen, resurssien tehokkaan käytön (kumppanuudet, tieto, teknologia jne.) arviointia.
Ks. Organisaation kehittäminen itsearvioinnin avulla