1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Hiltulanlahden koulun vanhempainyhdistys ry 

Osoite: Sormulanraitti 10, 70800 Hiltulanlahti 

Puhelin: 050 562 2226 (Nina-Elise Koivumäki) 

Sähköposti: hiltulanlahdenvy@gmail.com 

Yhteyshenkilö: Nina-Elise Koivumäki, ninaelisekoivumaki@gmail.com 

 

2. Rekisteröidyt 

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien (rekisteröityjen) tietoja. 

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, viestintä ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (Yhdistysavain).  

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.  

 

 4. Käsiteltävät henkilötiedot  

 Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi 
• Rekisteröidyn kotipaikka 
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite 

 

 5. Säännönmukaiset tietolähteet  

 Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. 

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen tietojärjestelmään (Yhdistysavain), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.  

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

 7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille. 

 

8. Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään puolen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. 

 

 9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;  

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 
• vaatia henkilötietojensa poistamista; 
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;  
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu; 
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja 

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.  

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.  

 

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

 

11. Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Nina-Elise Koivumäelle osoitteeseen ninaelisekoivumaki@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

 

Hiltulanlahden koulun vanhempainyhdistys ry 

hiltulanlahdenvy@gmail.com 

 

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai yhteyshenkilön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.8.2023.