Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten ja huoltajien tietoja

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamisessa, hallinnon toiminnan tehostamisessa, varhaiskasvatuksen kehittämisessä ja päätöksenteossa sekä varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla on ollut velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien (jäljempänä huoltajien) tiedot 1.9.2019 lähtien.

 Käsiteltävät henkilötiedot

Varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja tallentaa varhaiskasvatuksessa olevasta lapsesta seuraavat tiedot Vardaan:

  • nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
  • toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
  • hakemuksen toimittamispäivämäärä
  • päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
  • tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
  • varhaiskasvatuksen järjestämismuoto

Osa tiedoista on kerätty lapsen huoltajilta varhaiskasvatuspaikan hakemisen yhteydessä, osan tiedoista varhaiskasvatuksen järjestäjä tallentaa suoraan Vardaan.

Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten väestötietojärjestelmään merkityistä huoltajista seuraavat tiedot:

  • nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
  • varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä
  • varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko
  • maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

Niiden lapsen perheeseen kuuluvien vanhempien tietoja, jotka eivät ole lapsen huoltajia, ei tallenneta Vardaan.

Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Lapsen ja huoltajan oppijanumeron kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta.

Kannonkosken kunta on siirtänyt varhaiskasvatuksessa olevaa lasta koskevat tiedot operatiivisesta varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä tiedot Vardaan järjestelmäintegraation avulla 1.1.2019 lähtien sekä huoltajia koskevat tiedot 1.9.2019 lähtien. Varhaiskasvatuksen henkilöstöstä tietoja on siirretty 1.9.2020 alkaen.

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjinä Vardassa toimivat Opetushallitus sekä kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat. Opetushallituksen tietosuojavastaavana toimii Jyrki Tuohela, tietosuoja(at)oph.fi. Kannonkosken kunnan tietosuojavastaavana toimii Jorma Hämynen, Jorma hamynen@verkkopalvelut.com. Rekisterinpitäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja on vastuussa siitä, että tallentaa tiedot Vardaan ja tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.

Tietojen luovuttaminen

Tietovarantoon ei lähtökohtaisesti sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tiedon luovuttamista koskevia säännöksiä. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten lakisääteiseen toimintaan. Lasten tietoja on luovutettu Kansaneläkelaitokselle vuodesta 2020 lähtien. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten. Ajantasainen lista viranomaisista, joille luovutetaan Vardasta tietoja viranomaistehtävien hoitoon, löytyy sivulta https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78154135.

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Vardan sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Henkilötietojen säilytysaika

Lasta ja hänen huoltajiaan koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Lapsen huoltajalla on oikeus saada tietoa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen ja omien henkilötietojensa käsittelystä sekä saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Lisäksi Vardaan rekisteröidyn lapsen huoltajalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät tietosuojaselosteesta osoitteesta https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/.

Lisätiedot: