Oppilaskuntatoiminta
Oppilaskunnan talous
http://www.lukio.fi/site/assets/files/5980/sll_oppilaskuntatoiminnanopas_web.pdf
Oppilaskunnan talous
Talousasiat ja kirjanpito liittyvät läheisesti matematiikkaan ja huolellisuuteen. Tälle sivustolle on kerätty talouteen ja kirjanpitoon liittyvää asiaa yllä mainitusta oppaasta.Perusasiat kuntoon
Oppilaskunnat – siinä missä muutkin toimintaa tekevät yhteisöt – tarvitsevat varoja toiminnan pyörittämiseen. Keskeisintä hallituksen jäsenelle on muistaa, että oppilaskunnan rahat ovat yhteisiä ja ne on tarkoitettu kaikkien opiskelijoiden hyväksi.
Pankkitili
Kaikki lähtee oppilaskunnan pankkitilin hankkimisesta ja käyttöönotosta. Lähtökohtaisesti yhtään mitään taloudellista toimintaa ei kannata tehdä ilman pankkitiliä. Riippuu pitkälti paikallisten pankkienne toimintatavoista, avaavatko ne tiliä oppilaskunnalle – se kun ei ole rekisteröity yhdistys tai muu oikeushenkilö, jolla voisi olla omaisuutta. Olkaa siis rohkeasti yhteydessä eri pankkeihin ja tiedustelkaa heidän käytänteitään.
Tiedustelkaa pankkitiliä perustettaessa
- Kuinka suuria pankin palvelumaksut ovat
- Onko oppilaskunnalla mahdollisuus saada käyttöönsä Debit- tai Visa Electron –kortti
- Onko oppilaskunnan tilille mahdollista liittää nettipankkitunnukset
Useimmilla oppilaskunnilla on oma käyttötili jo entuudestaan. Tällöin tilinkäyttöoikeudet pitää hallituksen kokouksen päätöksellä siirtää kuluvan vuoden toimijoille. Pöytäkirjassa on siis kirjattuna kohta ”Tilinkäyttöoikeuksien vaihtaminen”, jossa voi lukea seuraava teksti:
”Poistetaan tilinkäyttöoikeudet Härmälän lukion oppilaskunnan tilille OP XXXXXX-XXXXXX viime vuoden toimijoilta Etunimi Sukunimi (täydellinen henkilötunnus) ja Etunimi Sukunimi (täydellinen henkilötunnus). Myönnetään tilinkäyttöoikeudet samalle tilille oppilaskunnan hallituksen jäsenille Etunimi Sukunimi (täydellinen henkilö- tunnus) ja Etunimi Sukunimi (täydellinen henkilötunnus). ”
Pankkikortti (useimmiten Visa Electron) helpottaa hankintojen tekemistä. Hallituksen pitää päättää, kuka korttia pitää hallussaan ja minkälaisiin ostoksiin sitä käytetään. Tästä voi säätää hallituksen johtosäännössä tai erillisessä talousjohtosäännössä (lisätietoa löydät kohdasta Asiakirjat). Etenkin taloudessa yhteiset, kaikille selvät pelisäännöt ovat tärkeä asia.
Näin taloudelliset päätökset etenevät
- Hallitus tekee päätöksen hankinnasta. Tämä ei tarkoita sitä, että tehdään päätös jokaisesta yksittäisestä ostoksesta: jos järjestetään tapahtuma, jossa on kahvitarjoilu, hallituksen voidaan katsoa tehneen taloudellinen päätös siitä että kahvit hankitaan. Sen sijaan suuremmat taloudelliset päätökset, kuten sohvan hankinta, pitää päättää hallituksen kokouksessa ja valtuuttaa joku tekemään hankinta.
- Hankinta tehdään joko oppilaskunnan rahoilla tai opiskelijan omilla rahoilla ja siitä tehdään kuitteineen selvitys tai lasku oppilaskunnalle.
- Hallitus käsittelee saapuneet laskut seuraavassa kokouksessaan ja hyväksyy ne, mikäli ongelmia ei ole.
- Taloudenhoitaja maksaa laskut.
- Kuun päätteeksi tilitapahtumat koostetaan kirjanpitoon.
Kirjanpito
Kirjanpito koetaan usein hankalammaksi kuin se onkaan. Tämän rautalankamallin pohjalta sinun pitäisi pystyä tekemään pienimuotoisen toiminnan, kuten oppilaskunnan, kirjanpitoa. Se on periaatteessa vain yhteenlaskua, jonka pohjalta näkyy selkeästi, mistä rahat ovat tulleet ja mihin ne ovat menneet.
Tilikirja
Kirjanpidossa tilit eivät tarkoita pankkitilejä, vaan ne ovat tapa luokitella toimintaa eri osioihin. Aloita ajattelu siitä, mitä kaikkea oppilaskunta tekee. Keskeinen tili on rahatili (pankkitili), jolta seurataan koko ajan, minkä verran rahaa on käytettävissä. Sen lisäksi kokouskulut, kioski, kahviautomaatti, tapahtumat sekä joku suurempi vuosittain toistuva toiminta (esimerkiksi abitoimikunnan ja wanhojen tansseja järjestävien avustukset) voivat tarvita oman tilinsä. Jokaiselle tärkeälle ja vakiintuneelle toiminnolle pitäisi olla lopullisessa tilikirjassa oma paikkansa. Esimerkin tilikirjasta löydät liitteenä.
Oppilaskunnan ei kannata pitää käsikassaa. Sen merkitseminen kirjanpitoon ja sen seuranta on työlästä. Jos kassaa tarvitaan vaikka kahvituksia varten, kannattaa nostaa tietty summa rahaa pohjakassaksi (esimerkiksi 50 euroa) ja palauttaa heti tapahtuman jälkeen pohjakassa pankkitilille sentilleen saman suuruisena. Kahvituksen tuotot merkitään sitten erillisenä kirjauksenaan tiliotteelle.
Kirjanpitoa tilikirjaan tehdään kuukausittain. Jokainen oppilaskunnan tulo ja meno merkitään kahdelle tilille, toiselle miinuspuolelle ja toinen pluspuolelle. Kaikkien tilikirjaan merkittyjen tietojen pitää perustua tiliotteeseen.
Huomaa, että jokainen tosite voidaan merkitä vain kahdelle tilille, toiseen menoksi ja toiseen tuloksi. Ei siis ole mahdollista merkitä rahatilin kahvikuluja sekä yleiskokouksen että kioskin tileille plussaksi.
Näin pystytään seuraamaan kaiken aikaa, mihin rahaa on mennyt ja mistä sitä on tullut. Jokaisen kuun päätteeksi tehdään yhteenveto siitä, että kirjanpito täsmää. Tämä on helppoa: lasketaan eri tilien summa (huomioiden miinus ja plusmerkit) kyseiseltä kuukaudelta. Lopputulokseksi pitää tulla nolla. Jos näin ei ole, kirjanpidossa on virhe.
Yleensä kirjanpidosta tehdään vuoden päätteeksi kaksi koostetta: päiväkirja ja pääkirja. Päiväkirjassa tilitapahtumat ovat aikajärjestyksessä ja pääkirjassa tileittäin jaoteltuina. Oppilaskunnan kirjanpidossa näitä kahta koostetta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos tilikirja toimitetaan toiminnantarkastajalle. Päiväkirjan voi lukea siitä riveittäin ja pääkirjan sarakkeittain.Tositteet
Jokaisesta kirjanpitoon merkitystä kulusta pitää olla tosite (eli kansanomaisemmin kuitti).
Tositteesta käy ilmi
- Mitä on ostettu
- Oston summa
- Oston ajankohta ja paikka
- Mitä varten ostos on tehty
- Osallistujien nimet, jos osto
on tehty useammalle henkilölle
(esimerkiksi yhteisruokailut)
|
Jos tosite osoittaa, että yleiskokoukseen on
Jos taas tosite osoittaa, että oppilaskunta on
|
Kun ostoksia maksetaan kortilla, saadaan kaksi kuittia: toinen osoittaa, että tililtä on veloitettu summa, ja toisessa on lista ostetuista hyödykkeistä. Näistä jälkimmäisen saa myös käteisellä maksaessa. Kirjanpidon kannalta olennainen on se kuitti, josta näkyy, mitä on ostettu. Muutenhan tositteen pohjalta ei voida tietää, onko rahoja edes käytetty yhteisesti sovittuun kohteeseen. Pelkät veloituskuitit eivät siis riitä.
Kun ostoja tehdään oppilaskunnan kortilla, jokaisesta ostosta on hyvä tehdä selvitys (löydät lomakkeen liitteenä). Pelkkä kuitti on kirjanpidossa sangen epämääräinen lipare: on ostettu kilo kahvia, mutta mitä tarkoitusta varten? Kun kuitin oheen liitetään selvitys, jossa mainitaan kahvin olevan yleiskokoustarjoiluja varten, tosite kertoo selkeästi mitä tarkoitusta varten ostos on tehty.
Kun ostot tehdään ensin omalla rahalla ja sen jälkeen laskutetaan oppilaskunnalta, on hyvä käyttää yhteistä laskupohjaa (löydät laskupohjan liitteenä). Laskupohja toimii saman tyyppisesti kuin selvityslomake: jos haluaa laskuttaa oppilaskunnalta rahaa, on osoitettava, että osto on tehty oppilaskuntatoimintaa varten.
Joskus kuitit hukkuvat. Tästä huolimatta oppilaskunnan kortilla tehdystä ostosta on tehtävä selvitys. Jos joku haluaa laskuttaa oppilaskuntaa laskulla, jossa ei ole liitteenä kuittia, on hallituksen syytä pohtia kahteen kertaan, voidaanko summa maksaa.
Tilinpäätös
Tilinpäätös tehdään tilikauden päätyttyä. Monilla oppilaskunnilla tilikausi on lukuvuosi, mutta se voi olla myös kalenterivuosi. Tilikauden pituus määritetään oppilaskunnan säännöissä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma ja tase.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelmassa esitetään tilikauden tuotot ja kulut – eli se, mistä rahaa on tullut ja mihin sitä on mennyt. Sen tekeminen on yksinkertaista, kun tuloslaskelma on tehty oppilaskunnan tilikirjan tulo- ja menotilien mukaisesti (ohesta löytyvä esimerkkituloslaskelma on tehty esimerkkitilikirjan mukaisesti). Vuoden ajalta tarvitsee vain laskea kunkin meno- ja tulotilin kohdat yhteen ja merkitä summat tuloslaskelmaan vastaaville kohdille. Tilikauden tulokseksi muodostuu tuottojen ja kulujen summa. Jos tulos jää plussalle, kutsutaan sitä ylijäämäksi. Jos taas miinukselle, sitä kutsutaan alijäämäksi.
Tase
Taseen tarkoitus on kuvata oppilaskunnan taloudellinen tilanne tilikauden päättymispäivänä. Se kertoo, missä rahaa pyörii. Koska oppilaskunta ei ole oikeushenkilö, sillä ei varsinaisesti voi olla kiinteää omaisuutta. Sen takia tasekin on melko yksinkertainen: siihen merkitään
- Tilikaudelle päivätyt laskut, joita ei ole vielä maksettu oppilaskunnalle (esimerkiksi tapahtuma- ja osallistumiskulut opiskelijoilta) siirtosaamisiksi.
- Tilikaudelle päivätyt laskut, joita oppilaskunta ei ole vielä maksanut (esimerkiksi kahviautomaatin täyttölasku) siirtoveloiksi.
- Oppilaskunnan rahatilanne tilikauden päätöspäivänä (eli pankkitilin saldo, jonka pitää täsmätä kirjanpitoon).
Taseessa vastaavaa-puoli tarkoittaa oppilaskunnan omaisuutta, kun taas vastattavaa-puolella viitataan sen velkoihin.
Tilinpäätöksen käsittely
- Tilinpäätös tehdään. Oppilaskunnan tilinpäätös on tehtävä pikimmiten tilikauden päätyttyä (esimerkiksi heti tammikuussa). Sen voi koostaa taloudenhoitaja yhdessä puheenjohtajiston kanssa.
- Oppilaskunnan hallitus käsittelee tilinpäätöksen kokouksessaan ja katsoessaan sen sopivaksi allekirjoittaa sen. Hallituksen allekirjoitussivu liitetään tilinpäätökseen.
- Tämän jälkeen otetaan yhteyttä kyseisen tilikauden toiminnantarkastajaan, jolle toimitetaan
- Tilikirja
- Tuloslaskelma
- Tase
- Toimintakertomus
- Hallituksen allekirjoitussivu
- Toiminnantarkastus suoritetaan. Toiminnantarkastaja käy läpi oheiset asiakirjat ja antaa tarkastuksensa päätteeksi toiminnantarkastuslausunnon.
- Oppilaskunnan hallitus säilyttää tilinpäätöstä hyvässä tallessa yleiskokousta varten.
- Toiminnantarkastajan lausunto, toimintakertomus ja tilinpäätös esitellään oppilaskunnalle seuraavassa yleiskokouksessa. Yleiskokous päättää, voidaanko tili- ja vastuuvapaudet kyseisen kauden toimijoille myöntää.
- Tilinpäätös arkistoidaan.
Tuloslaskelma ja tase
|
TULOSLASKELMA 1.1.-31.12.2014 VARSINAINEN TOIMINTATUOTOT
KULUT
VARAINHANKINTA
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Kahviautomaatin tuotot | ______ |
| Koulukuvaus | ______ |
| TUOTOT YHTEENSÄ | ______ |
TILIKAUDEN YLI-/ALIJÄÄMÄ: __________
TASE 31.12.2014
VASTAAVAA
| SAAMISET | |
| Siirtosaamiset | ______ |
| SAAMISET YHTEENSÄ | ______ |
| RAHAT JA PANKKISAAMISET | |
| Pankkitili | ______ |
|
RAHAT JA PANKKISAAMISET YHTEENSÄ |
______ |
VASTATTAVAA
| VIERAS PÄÄOMA | |
| Siirtovelat | ______ |
| VIERAS PÄÄOMA YHTEENSÄ | ______ |