Tarjoilu eri muodoissaan edellyttää työntekijältä monimuotoista perehtymistä. Henkilökohtainen hygieniaosaaminen hankitaan suorittamalla hygieniapassi, mahdollisuuksia passin hankkimiseen on useita. Ruokatarvikkeiden säilytys ja käsittely asettaa myös useita vaatimuksia niin tiloille, kuin kuljetuksellekin. Näihin liittyvä tieto löytyy koottuna Eviran sivuilta, (elintarvikevirasto).

Tarjoilua suunniteltaessa on hyvä tehdä yhteistyötä seurakunnan eri työalojen kanssa. Seurakunnan taloudelliset resurssit ovat yksi huomioitavista asioista, valmistustilojen kapasiteetti ja taso on myös huomioitava. Työntekijän on myös huomioitava oman ajankäytön mahdollisuutensa, tehdessään ehdotuksia tai ottaessaan vastaan pyyntöjä tarjoiluista. Joustoa vaaditaan meiltä kaikilta, mutta realismin rajoissa. Tavoitteena on kaikkien kannalta onnistunut asiakaspalvelu tilanne.

On syytä myös sopia mitkä ruokavalio rajoitteet huomioidaan automaattisesti, ja mitkä vain asiakkaan erikseen ennakkoon ilmoittamana.

Suntio on usein henkilö joka vastaa tarvikkeiden hankinnasta ja tarjoilun valmistamisesta. On siis tärkeää että ryhtyessäsi suunnittelemaan tarjoilua, että tilaajan toiveiden lisäksi, olet tietoinen käytössäsi olevasta budjetista.

Henkilölukujen ennakkoon arviointi on aina haasteellista, apua voi saada esimerkiksi kirkon päiväkirjasta, joka yleensä löytyy sakastista. Siihenhän kirjataan mm. tilaisuuksien osallistuneiden lukumäärä. Esimerkiksi vuoden takainen vastaava kirkkopyhä voi toimia viitteenä odotettavissa olevasta väkimäärästä. Sekä netistä että alan kirjallisuudesta löydät tietoja annoskokojen laskemisesta, ja tarvittavien tarvikkeiden määrästä.

Vuoden kulku ,eli sesongin mukainen tarjoilu, tulee ottaa myös huomioon. Esimerkiksi joulu- ja sadonkorjuuaika ovat tarjoiluajankohtina usein. Myös seurakunnan tapojen ja perinteiden tuntemisesta on apua.