Tilinpäätös
Tilinpäätös tehdään tilikauden päätyttyä. Monilla oppilaskunnilla tilikausi on lukuvuosi, mutta se voi olla myös kalenterivuosi. Tilikauden pituus määritetään oppilaskunnan säännöissä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma ja tase.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelmassa esitetään tilikauden tuotot ja kulut – eli se, mistä rahaa on tullut ja mihin sitä on mennyt. Sen tekeminen on yksinkertaista, kun tuloslaskelma on tehty oppilaskunnan tilikirjan tulo- ja menotilien mukaisesti (ohesta löytyvä esimerkkituloslaskelma on tehty esimerkkitilikirjan mukaisesti). Vuoden ajalta tarvitsee vain laskea kunkin meno- ja tulotilin kohdat yhteen ja merkitä summat tuloslaskelmaan vastaaville kohdille. Tilikauden tulokseksi muodostuu tuottojen ja kulujen summa. Jos tulos jää plussalle, kutsutaan sitä ylijäämäksi. Jos taas miinukselle, sitä kutsutaan alijäämäksi.
Tase
Taseen tarkoitus on kuvata oppilaskunnan taloudellinen tilanne tilikauden päättymispäivänä. Se kertoo, missä rahaa pyörii. Koska oppilaskunta ei ole oikeushenkilö, sillä ei varsinaisesti voi olla kiinteää omaisuutta. Sen takia tasekin on melko yksinkertainen: siihen merkitään
- Tilikaudelle päivätyt laskut, joita ei ole vielä maksettu oppilaskunnalle (esimerkiksi tapahtuma- ja osallistumiskulut opiskelijoilta) siirtosaamisiksi.
- Tilikaudelle päivätyt laskut, joita oppilaskunta ei ole vielä maksanut (esimerkiksi kahviautomaatin täyttölasku) siirtoveloiksi.
- Oppilaskunnan rahatilanne tilikauden päätöspäivänä (eli pankkitilin saldo, jonka pitää täsmätä kirjanpitoon).
Taseessa vastaavaa-puoli tarkoittaa oppilaskunnan omaisuutta, kun taas vastattavaa-puolella viitataan sen velkoihin.
Tilinpäätöksen käsittely
- Tilinpäätös tehdään. Oppilaskunnan tilinpäätös on tehtävä pikimmiten tilikauden päätyttyä (esimerkiksi heti tammikuussa). Sen voi koostaa taloudenhoitaja yhdessä puheenjohtajiston kanssa.
- Oppilaskunnan hallitus käsittelee tilinpäätöksen kokouksessaan ja katsoessaan sen sopivaksi allekirjoittaa sen. Hallituksen allekirjoitussivu liitetään tilinpäätökseen.
- Tämän jälkeen otetaan yhteyttä kyseisen tilikauden toiminnantarkastajaan, jolle toimitetaan
- Tilikirja
- Tuloslaskelma
- Tase
- Toimintakertomus
- Hallituksen allekirjoitussivu
- Toiminnantarkastus suoritetaan. Toiminnantarkastaja käy läpi oheiset asiakirjat ja antaa tarkastuksensa päätteeksi toiminnantarkastuslausunnon.
- Oppilaskunnan hallitus säilyttää tilinpäätöstä hyvässä tallessa yleiskokousta varten.
- Toiminnantarkastajan lausunto, toimintakertomus ja tilinpäätös esitellään oppilaskunnalle seuraavassa yleiskokouksessa. Yleiskokous päättää, voidaanko tili- ja vastuuvapaudet kyseisen kauden toimijoille myöntää.
- Tilinpäätös arkistoidaan.