Pilvipalveluissa luomasi tiedosto myös tallennetaan yleensä pilveen. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki työt ovat tallessa pilvipalvelun tallenustilassa (Drive tai OneDrive). Tästä johtuen tiedostoihin on myös helppo päästä käsiksi jokaisesta tietokoneesta jossa on selain ja internetyhteys.

Oletusarvoisesti tiedostot näkee ja niitä pääsee muokkaamaan vain omistaja. Omistaja on se joka dokumentin alunperin luo.

Yksi pilvipalveluiden keskeinen vahvuus on tiedostojen jakaminen. Se tarkoittaa sitä, että omistaja voi antaa haluamilleen henkilöille oikeuden päästä lukemaan, tai valintasi mukaan myös muokkaamaan, tiedostoa tai kansiota. Jos jaettavia tiedostoja on paljon käy jakaminen tiedosto tiedostolta nopeasti työlääksi. Siks usein onkin hyödyllistä ja näppärää jakaa kansio jossa jaettavat dokumentiti ovat eikä yksittäisiä tiedostoja. Kansion jakaminen tarkoittaa sitä, että kaikki tiedostot ja (ali)kansiot jotka ovat jaetun kansion sisällä tulevat automaattisesti jaetuksi kaikille joille kansio on jaettu. Samoin käy myös kaikille uusille tiedostoille jotka kansioon luodaan tai siirretään.

Jakaminen

Jakamisen voi tehdä suoraan dokumentin ollessa auki painikkeilla:

Microsoft

Google

tai Drivessä/OneDrivessä painikkeilla:

Microsoft

Google

Yhteiskäyttö

​​

[1]: https://wiki.uef.fi/pages/viewpage.action?pageId=22037666
[2]: http://googletuki.jyu.fi/ohjeet/dokumentit/kansioiden-luonti
[3]: http://googletuki.dna.fi/kayttoohjeet/dokumentit/kansioiden-luonti
[4]: http://googletuki.jyu.fi/ohjeet/dokumentit/dokumenttien-jakaminen-yksityisyys-ja-julkaiseminen