Tapahtumakutsun lähettäminen

1. Mene Wilmassa kohtaan "Viestit". Oikeasta yläreunasta löytyy "Lähetä tapahtumakutsuja".

2. Kirjoita otsikkoon tapahtuman aihe, esimerkiksi "Arviointikeskusteluajan varaaminen" ja valitse vastaanottajat.

3. Kirjoita tekstikenttään viesti huoltajille, esimerkiksi "Hei! Varatkaa alla olevista ajoista yksi arviointikeskusteluaika. Arviointikeskusteluun osallistuvat lapsi ja huoltaja ja sitä ennen täytetään erillinen lomake kotona. Varatkaa aika 30.11.2016 klo 00:00 mennessä. Aika on mahdollista perua 30.11.2016 klo 00:00 saakka. Perumisen jälkeen voit varata uuden ajan, jos niitä on vielä jäljellä."

4. Tarkista, että kohta "Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen" on valittuna.

5. Merkitse kohtaan "Ilmoittautumisia enintään" 1.

6. Jätä kohta "Ilmoitettavia osallistujia enintään" tyhjäksi.

7. Täydennä ensimmäisen ajankohdan päivämääräja kellonaika, esim. 1.12.2016 ja 14:00-14:15.

8. Wilma täyttää automaattisesti kohdat "Ilmoittautuminen" ja "Peruminen". Voit muokata näitä halutessasi, mutta itse en koe sitä tarpeelliseksi. Ilmoittautumisaika on siis se aikaväli, jolla huoltajat voivat varata aikoja. Perumispäivä on viimeinen mahdollinen päivä, jolloin varatun ajan voi perua ja varata uuden ajan.

9. "Lisätietoja" -kohtaan ei tarvitse laittaa mitään. Ajankohta lisätään "Lisätietoja" -laatikon jälkeen olevasta symbolista. Samasta paikasta ajankohdan voi myös poistaa tarvittaessa.

10. Kun olet lisännyt yhden ajan, saat lisättyä samalle päivälle helposti lisää aikoja seuraavasti:

11. Tarkista, että kohta "Pidä taukoa" on valittuna. Täydennä, kuinka monta minuuttia haluat pitää taukoa aikojen välissä. Itse ajattelin, että varattavat ajat olisivat 15 minuutin mittaisia, mutta taukoa olisi välissä 5 minuuttia. Näin aikataulu ei ole niin tiukka, jos joku keskusteluista venyy.

12. Paina "+ Lisää ajankohta" niin monta kertaa kuin haluat sille päivälle aikoja. Ohjelma lisää automaattisesti seuraavat ajankohdat, esim 14:20-14.35, 14:40-14:55 ja 15:00-15:15.

13. Kun haluat aikoja toiselle päivälle, toista kohdat 7-10. Muista tarkistaa päivän ensimmäistä aikaa tehdessäsi, että ilmoittautumis- ja perumisajat ovat samat kuin jo tekemisssäsi ajoissa. Kun olet tehnyt päivän ensimmäisen ajan, muut onnistuvat taas helposti kohdan 10 mukaan.

14. Lähetä lopuksi tapahtumakutsu. Jätä tuttuun tapaan kohdat "Vastaanottajat saavat nähdä toistensa nimet" ja "Vastaanottajat saavat nähdä toistensa vastaukset" tyhjäksi, ellet halua lähettää viestiketjua.

Mitä huoltajat näkevät?

Tapahtumakutsu näkyy huoltajille samalla tavoin kuin tavallinen Wilma-viesti. Ensin on otsikko ja opettajan kirjoittama viesti, sen alapuolella varattavissa olevat ajat. Aikoja katoaa, kun niitä varataan, eli nopeat syövät hitaat. Ajan vieressä on "Ilmoittaudu" -nappi, jota painamalla huoltaja varaa aikansa. Tämän jälkeen viereen ilmestyy myös peruutusnappi. Jos joku huoltaja peruu aikansa, se ilmestyy takaisin varattavissa olevien aikojen listaan ja näkyy kaikille huoltajille. Huoltajat eivät näe, kuka on varannut ajan tai kuka ajan on perunut. He näkevät vain varattavissa olevat ajat ja oman varatun aikansa.

Mitä ope näkee?

Varatut ajat ja kuka ne on varannut.