Kirjanpito koetaan usein hankalammaksi kuin se onkaan. Tämän rautalankamallin pohjalta sinun pitäisi pystyä tekemään pienimuotoisen toiminnan, kuten oppilaskunnan, kirjanpitoa. Se on periaatteessa vain yhteenlaskua, jonka pohjalta näkyy selkeästi, mistä rahat ovat tulleet ja mihin ne ovat menneet.

Tilikirja

Kirjanpidossa tilit eivät tarkoita pankkitilejä, vaan ne ovat tapa luokitella toimintaa eri osioihin. Aloita ajattelu siitä, mitä kaikkea oppilaskunta tekee. Keskeinen tili on rahatili (pankkitili), jolta seurataan koko ajan, minkä verran rahaa on käytettävissä. Sen lisäksi kokouskulut, kioski, kahviautomaatti, tapahtumat sekä joku suurempi vuosittain toistuva toiminta (esimerkiksi abitoimikunnan ja wanhojen tansseja järjestävien avustukset) voivat tarvita oman tilinsä. Jokaiselle tärkeälle ja vakiintuneelle toiminnolle pitäisi olla lopullisessa tilikirjassa oma paikkansa. Esimerkin tilikirjasta löydät liitteenä.

Oppilaskunnan ei kannata pitää käsikassaa. Sen merkitseminen kirjanpitoon ja sen seuranta on työlästä. Jos kassaa tarvitaan vaikka kahvituksia varten, kannattaa nostaa tietty summa rahaa pohjakassaksi (esimerkiksi 50 euroa) ja palauttaa heti tapahtuman jälkeen pohjakassa pankkitilille sentilleen saman suuruisena. Kahvituksen tuotot merkitään sitten erillisenä kirjauksenaan tiliotteelle.

Kirjanpitoa tilikirjaan tehdään kuukausittain. Jokainen oppilaskunnan tulo ja meno merkitään kahdelle tilille, toiselle miinuspuolelle ja toinen pluspuolelle. Kaikkien tilikirjaan merkittyjen tietojen pitää perustua tiliotteeseen.

Huomaa, että jokainen tosite voidaan merkitä vain kahdelle tilille, toiseen menoksi ja toiseen tuloksi. Ei siis ole mahdollista merkitä rahatilin kahvikuluja sekä yleiskokouksen että kioskin tileille plussaksi.

Näin pystytään seuraamaan kaiken aikaa, mihin rahaa on mennyt ja mistä sitä on tullut. Jokaisen kuun päätteeksi tehdään yhteenveto siitä, että kirjanpito täsmää. Tämä on helppoa: lasketaan eri tilien summa (huomioiden miinus ja plusmerkit) kyseiseltä kuukaudelta. Lopputulokseksi pitää tulla nolla. Jos näin ei ole, kirjanpidossa on virhe.

Yleensä kirjanpidosta tehdään vuoden päätteeksi kaksi koostetta: päiväkirja ja pääkirja. Päiväkirjassa tilitapahtumat ovat aikajärjestyksessä ja pääkirjassa tileittäin jaoteltuina. Oppilaskunnan kirjanpidossa näitä kahta koostetta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos tilikirja toimitetaan toiminnantarkastajalle. Päiväkirjan voi lukea siitä riveittäin ja pääkirjan sarakkeittain.