Hankinnat
Keskuskohtaisia ohjeita
Ohjeen tarkoitus
Näillä työnjohdollisilla määräyksillä tarkennetaan kaupungin yleisiä ohjeita hankinnoista, taloudesta ja sisäisestä valvonnasta sekä yhtenäistetään yksiköiden johtajien päätöksiä.
Määräraha
Yksikölle hyväksyttyä käyttösuunnitelmaa ei saa ylittää neuvottelematta siitä ensin kasvatus- ja opetustoimenjohtajan kanssa. Mikäli käyttösuunnitelmaan halutaan määrärahan puitteissa merkittävä muutos, tulee siitä tehdä TWEB-päätös.
Hankintapaikat
Kaikki ostot tulee tehdä pääsääntöisesti yhteishankintoina tai käyttää hyväksi jo tehtyjä kilpailutuksia tai hankintasopimuksia. Voimassa olevia sopimuksia voi tiedustella kasvatus- ja opetustoimistosta. Jatkuvia yksittäisiä pienhankintoja tulee välttää. Kaupungin hankintoja ei saa tehdä omien ostosten yhteydessä.
Hankintapäätös
Pääsääntöisesti hankinnasta on aina tehtävä kirjallinen hankintapäätös. Vähäpätöisissä hankinnoissa hankintapäätökseksi voidaan kuitenkin katsoa laskun hyväksyminen. Huomaa, että vanhaa 600 euron rajaa ei enää ole, vaan harkintavalta tässä on johtajalla. Epävarmoissa tilanteissa tulee aina tehdä hankintapäätös.
Vuokraaminen
Vuokraustilanteessa yksikön johtajan tulee aina tehdä vuokra- eli leasingsopimus, ellei keskuksen tai tulosalueen johtaja sitä tee. Kaikista sopimuksista tulee toimittaa kopio keskuksen sopimusluettelon ylläpitäjälle kasvatus- ja opetustoimistoon. Harkinnan mukaan johtaja tekee vuokrauksesta myös hankintapäätöksen sen mukaan, mikä on sopimuksen kokonaissumma.
Tieto- ja viestintätekniikka
Atk-päätteet, atk-liittymät, atk-ohjelmat, monitoimikoneet, puhelinliittymät, puhelinohjelmistot ja puhelinlaitteet tilataan ja tilaukset päivitetään kasvatus- ja opetustoimenjohtajan kautta. Tabletit luetaan atk-päätteiksi.
Hankintavaltuudet
Tulosyksikön johtaja päättää alle 10 000, tulosalueen päällikkö alle 20 000 ja kasvatus- ja opetustoimen johtaja alle 50 000 euron hankinnoista ja sitä suuremmista hankinnoista kasvatus- ja opetuslautakunta.
Kalustoinvestoinnit
Kalustoinvestointien alaraja on 10 000 euroa. Niinpä ne on aina kilpailutettava. Kalustoinvestointikokonaisuudet esitellään kasvatus- ja opetuslautakunnalle, vaikka rakentamiseen liittyvän hankintapäätöksen tekeekin tekninen lautakunta. investointeihin kuuluvista hankinnoista tulee neuvotella hyvissä ajoin ennen hankintoja kasvatus- ja opetustoimenjohtajan kanssa.
Suorahankinta
Suorahankinnan hankintaraja on 5 000 euroa. Suorahankinnasta on aina tehtävä perusteltu erillinen TWEB-päätös. Suorahankinnasta on tarkempaa tietoa kaupungin hankintaohjeissa.
Kirjallinen tarjous
Yli 2 000 euron hankinnoista tulee lisäksi pyytää tarjous kirjallisesti, vaikka kyseessä olisikin suorahankinta ja yksi ainoa toimittaja. Suositeltavaa on pyytää tarjous vähintään kolmelta toimijalta. Tarjous tulee aina pyytää myös paikalliselta toimijalta, mikäli sellainen on.
Tarjouskilpailu
Yli 5 000 euron hankinnoista tulee järjestää hankintakilpailu. Tarkemmat ohjeet siitä löytyvät kaupungin hankintaohjeista.
Näillä työnjohdollisilla määräyksillä tarkennetaan kaupungin yleisiä ohjeita hankinnoista, taloudesta ja sisäisestä valvonnasta sekä yhtenäistetään yksiköiden johtajien päätöksiä.
Määräraha
Yksikölle hyväksyttyä käyttösuunnitelmaa ei saa ylittää neuvottelematta siitä ensin kasvatus- ja opetustoimenjohtajan kanssa. Mikäli käyttösuunnitelmaan halutaan määrärahan puitteissa merkittävä muutos, tulee siitä tehdä TWEB-päätös.
Hankintapaikat
Kaikki ostot tulee tehdä pääsääntöisesti yhteishankintoina tai käyttää hyväksi jo tehtyjä kilpailutuksia tai hankintasopimuksia. Voimassa olevia sopimuksia voi tiedustella kasvatus- ja opetustoimistosta. Jatkuvia yksittäisiä pienhankintoja tulee välttää. Kaupungin hankintoja ei saa tehdä omien ostosten yhteydessä.
Hankintapäätös
Pääsääntöisesti hankinnasta on aina tehtävä kirjallinen hankintapäätös. Vähäpätöisissä hankinnoissa hankintapäätökseksi voidaan kuitenkin katsoa laskun hyväksyminen. Huomaa, että vanhaa 600 euron rajaa ei enää ole, vaan harkintavalta tässä on johtajalla. Epävarmoissa tilanteissa tulee aina tehdä hankintapäätös.
Vuokraaminen
Vuokraustilanteessa yksikön johtajan tulee aina tehdä vuokra- eli leasingsopimus, ellei keskuksen tai tulosalueen johtaja sitä tee. Kaikista sopimuksista tulee toimittaa kopio keskuksen sopimusluettelon ylläpitäjälle kasvatus- ja opetustoimistoon. Harkinnan mukaan johtaja tekee vuokrauksesta myös hankintapäätöksen sen mukaan, mikä on sopimuksen kokonaissumma.
Tieto- ja viestintätekniikka
Atk-päätteet, atk-liittymät, atk-ohjelmat, monitoimikoneet, puhelinliittymät, puhelinohjelmistot ja puhelinlaitteet tilataan ja tilaukset päivitetään kasvatus- ja opetustoimenjohtajan kautta. Tabletit luetaan atk-päätteiksi.
Hankintavaltuudet
Tulosyksikön johtaja päättää alle 10 000, tulosalueen päällikkö alle 20 000 ja kasvatus- ja opetustoimen johtaja alle 50 000 euron hankinnoista ja sitä suuremmista hankinnoista kasvatus- ja opetuslautakunta.
Kalustoinvestoinnit
Kalustoinvestointien alaraja on 10 000 euroa. Niinpä ne on aina kilpailutettava. Kalustoinvestointikokonaisuudet esitellään kasvatus- ja opetuslautakunnalle, vaikka rakentamiseen liittyvän hankintapäätöksen tekeekin tekninen lautakunta. investointeihin kuuluvista hankinnoista tulee neuvotella hyvissä ajoin ennen hankintoja kasvatus- ja opetustoimenjohtajan kanssa.
Suorahankinta
Suorahankinnan hankintaraja on 5 000 euroa. Suorahankinnasta on aina tehtävä perusteltu erillinen TWEB-päätös. Suorahankinnasta on tarkempaa tietoa kaupungin hankintaohjeissa.
Kirjallinen tarjous
Yli 2 000 euron hankinnoista tulee lisäksi pyytää tarjous kirjallisesti, vaikka kyseessä olisikin suorahankinta ja yksi ainoa toimittaja. Suositeltavaa on pyytää tarjous vähintään kolmelta toimijalta. Tarjous tulee aina pyytää myös paikalliselta toimijalta, mikäli sellainen on.
Tarjouskilpailu
Yli 5 000 euron hankinnoista tulee järjestää hankintakilpailu. Tarkemmat ohjeet siitä löytyvät kaupungin hankintaohjeista.
Laskutus
Valkeakosken kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan laskuja myös sähköisesti verkkolaskuna. Tarkoituksemme on tehostaa ja nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä sekä varmistaa virheetön ja oikea-aikainen maksatus, joten toivomme Teidän jatkossa lähettävän laskunne meille verkkolaskuna.
Laskusta on käytävä ilmi tilauksen tehneen yksikön ja tilaajan nimi, jotta lasku voidaan sähköisesti reitittää mahdollisimman nopeasti laskun tarkastajalle/hyväksyjälle. Laskuttajaa on pyydettävä merkitsemään tämä tieto laskuun.
Käyttäkää seuraavia tietoja verkkolaskujen lähettämiseen:
Nimi: Valkeakosken kaupunki
Verkkolaskuosoite/ OVT-tunnus: 00370157682
Välittäjä: CGI Suomi Oy
Välittäjän tunnus: 003703575029
Y-tunnus: 0157568-2
Aloittaessanne verkkolaskujen lähettämisen meille, toimikaa oman verkkolaskuoperaattorinne antamien ohjeiden mukaisesti. Olemme tehneet sopimuksen verkkolaskujen välityksestä Nordea Pankki Suomi Oyj:n, OKO Pankki Oyj:n ja Sampo Pankki Oyj:n kanssa.
Toivomme, että ilmoitatte alla esitetylle yhteyshenkilölle, kun olette lähettäneet meille ensimmäisen verkkolaskun. Tarvittaessa saatte häneltä myös lisätietoja.
Yhteyshenkilömme:
Tuija Savolainen, 040 335 6123
Maarit Viljanen, 040 335 6122
Mikäli Teillä ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskuja, toivomme Teidän lähettävän paperiset laskut alla olevalla osoitteella. Laskusta on käytävä ilmi tilaajan ja maksavan tulosyksikö nimi.
Laskutusosoite:
Valkeakosken kaupunki
Talous- ja konserniohjaus
PL 20
37601 VALKEAKOSKI
Viite: tulosyksikön nimi/ tilaajan nimi
Laskusta on käytävä ilmi tilauksen tehneen yksikön ja tilaajan nimi, jotta lasku voidaan sähköisesti reitittää mahdollisimman nopeasti laskun tarkastajalle/hyväksyjälle. Laskuttajaa on pyydettävä merkitsemään tämä tieto laskuun.
Käyttäkää seuraavia tietoja verkkolaskujen lähettämiseen:
Nimi: Valkeakosken kaupunki
Verkkolaskuosoite/ OVT-tunnus: 00370157682
Välittäjä: CGI Suomi Oy
Välittäjän tunnus: 003703575029
Y-tunnus: 0157568-2
Aloittaessanne verkkolaskujen lähettämisen meille, toimikaa oman verkkolaskuoperaattorinne antamien ohjeiden mukaisesti. Olemme tehneet sopimuksen verkkolaskujen välityksestä Nordea Pankki Suomi Oyj:n, OKO Pankki Oyj:n ja Sampo Pankki Oyj:n kanssa.
Toivomme, että ilmoitatte alla esitetylle yhteyshenkilölle, kun olette lähettäneet meille ensimmäisen verkkolaskun. Tarvittaessa saatte häneltä myös lisätietoja.
Yhteyshenkilömme:
Tuija Savolainen, 040 335 6123
Maarit Viljanen, 040 335 6122
Mikäli Teillä ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskuja, toivomme Teidän lähettävän paperiset laskut alla olevalla osoitteella. Laskusta on käytävä ilmi tilaajan ja maksavan tulosyksikö nimi.
Laskutusosoite:
Valkeakosken kaupunki
Talous- ja konserniohjaus
PL 20
37601 VALKEAKOSKI
Viite: tulosyksikön nimi/ tilaajan nimi