Haapaveden kaupungin opiskeluhuollon ohjausryhmänä toimii monialainen Perhekeskustyöryhmä. Se vastaa opiskeluhuollon yleisestä suunnittelusta, kehittämisestä, ohjauksesta ja arvioinnista esi- ja perusopetuksessa. Opiskeluhuoltosuunnitelmassa kuvataan, miten Haapaveden kaupungin esi- ja perusopetuksessa toteutetaan yhteisöllistä opiskeluhuoltotyötä, miten yksilökohtaista tukea järjestetään sekä miten tehdään yhteistyötä oppilaiden, heidän huoltajiensa ja yhteistyötahojen kanssa.

Opiskeluhuoltosuunnitelma sisältää opetuksen järjestäjän määrittelemät opiskeluhuollon yhteiset tavoitteet, keskeiset toimintaperiaatteet ja toimenpiteet opiskeluhuollon toteuttamiseksi ja seuraamiseksi käytännössä. Esiopettaja kirjaa opiskeluhuoltosuunnitelman esioppilaan Wilmasta löytyvään Muistiot-osioon.