Tekstinkäsittelyohjelmat on luonnollisesti tehty helposti lähestyttäviksi, mutta ongelmattomasti muokattavan ja siistin dokumentin luominen vaatii tutustumista pariin perussääntöön, jotka pätevät kaikkiin yleisimpiin tekstinkäsittelyohjelmiin (esim. Microsoft Word ja LibreOffice Writer).


Tekstinkäsittelyn ensimmäinen sääntö: Älä muotoile suoraan tekstiä, vaan muokkaa tyylejä!

Jokaiselle kirjoittamallesi kappaleelle tulee määritellä tyyli. Tyylit löytyvät esimerkiksi yläpalkin valikosta Aloitus-välilehdeltä:

Wordissa oletustyylinä on "Normaali". Tämä on yhvä tyyli on hyvä perustekstiä eli leipätekstiä varten. Otsikoille tulee myös valita sopiva tyyli. Otsikoissa käytetään eri tasoja, jotka ilmaistaan otsikko-tyyleillä (Otsikko 1, Otsikko 2, jne.)
Esimerkiksi, jos asiakirjan pääotsikko olisi Maailma, voisi otsikointi mennä seuraavalla tavalla:

• Ensimmäisen tason otsikot (Otsikko 1 -tyyli): maanosat, eli Eurooppa, Aasia, Afrikka, ...
• Toisen tason otsikot (Otsikko 2 -tyyli): esimerkiksi Eurooppa-otsikon alla olisi Ranska, Suomi, Saksa, ...
• Kolmannen tason otsikot (Otsikko 3 -tyyli): esimerkiksi Suomi-otsikon alla olisi Uusimaa, Varsinais-Suomi, ...
  
  

Tyylejä käyttämällä pystyt tekemään kaikki tietynlaisiin tekstiosiin liittyvät muotoilut suoraan osien yhteisen tyylin muotoiluvalikosta.