Esimerkiksi "Opettajat" nimisessä tiimissä on paljon tiedostoja, joita moni käyttää viikoittain. Kaikki "opettajat" tiimin kanavien kansiot ja tiedostot näkyvät myös OneDrivessa. Teams-tiedostojen käyttö on helpompaa OneDriven kautta. Teamsin tiedostot näkyvät OneDriven verkkoversiossa, mutta eivät näy Windowsin Resurssienhallinnan kautta näkyvässä OneDrivessa. Lisäksi Resurssienhallinnan OneDrivessa ei ehkä näy muiden sinulle jakamia OneDrive-tiedostoja, mutta ne näkyvät helposti OneDrive-verkkoversiossa. Edellä mainituista johtuen tämä ohje on tehty OneDrive-verkkoversiolle. Tässä ohjeessa on myös OneDrive-kansioiden ja -tiedostojen jakamisen ohje, ohje jaettujen tiedostojen etsimiseen sekä ohje Outlook-sähköpostin liitetiedoston tekemiseen.

Aluksi
Klikkaa Windowsin alapalkin oikean reunan pientä pilveä ja valitse "Näytä verkossa" ja saat näkyviin OneDrive-verkkoversion päänäkymän. Jos et ole kirjautuneena office.com sivustolle, sinulta saatetaan kysyä salasana. Jatkossa OneDrive pitäisi avautua ilman salasanaa.

Teams-tiedostoihin myös OneDriven kautta (tämä ei toimi Resurssienhallinnan kautta)
Klikkaa OneDriven vasemman reunan kohtaa "Opettajat" ja saat näkyviin kaikki "Opettajat" tiimin kanavat, kansiot ja tiedostot. Näin tiedostoja on helpompi ja nopeampi käyttää. Uusiakin tiedostoja voit lisätä tiimiin OneDriven kautta. "Opettajat" tiimin lisäksi myös muut koulun tiimit pitäisi näkyä OneDrivessa, jos olet niissä jäsenenä.

Jaettujen OneDrive-tiedostojen katselu OneDrivessa (tämä ei toimi Resurssienhallinnan kautta)
Jos oppilaat tai muut opettajat ovat jakaneet sinulle kansioita tai tiedostoja, ne kaikki näkyvät klikkaamalla OneDriven vasemman reunan kohtaa "Jaettu". Tästä "jaettu" näkymästä näet myös kaikki itse jakamasi OneDrive-tiedostot.

Omien tiedostojen jakaminen koulun ulkopuolelle tai koulun kaikille opettajille
Jos haluat jakaa tiedoston henkilölle, joka ei ole Kivijärven työntekijä. Se ei onnistu OneDriven eikä Teamsin kautta, mutta onnistuu sähköpostin liitteenä. Jos haluat jakaa työhön liittyvän tiedoston kaikille opettajille, voit esimerkiksi lisätä tiedoston "Opettajat" tiimiin jollekin kanavalle. Voit lisätä opettajien tiimiin tiedostot ja kansiot helposti OneDriven kautta. Jos haluat lähettää kaikille opettajille kuvia esimerkiksi oppilaiden lumiukoista, se onnistuu helpoiten opettajien Signal-ryhmän kautta.

Omien OneDrive-kansioiden jakaminen vs -tiedostojen jakaminen
Voit jakaa omia OneDrive-kansioita tai -tiedostoja Kivijärven työntekijöille tai oppilaille. Kansion jakaminen tarkoittaa, että voit jakaa yhden kansion ja kaikki sen nykyinen ja tuleva sisältö näkyy henkilöille kellä on luku tai muokkaus oikeus kansioon (myös jaetun kansion alikansiot näkyvät). Kansioiden jakaminen on suositeltava vaihtoehto esimerkiksi oppilaiden tehdessä tehtäviä. Oppilas voi esimerkiksi tehdä kansion nimellä "6lk äidinkieli matti", jonka hän jakaa opettajan kanssa. Matti tekee kaikki 6lk äidinkielen tekstit tuohon jaettuun kansioon. Näin opettaja voi jopa kesken tehtävää käydä katsomassa jaetusta kansiosta, että miltä teksti näyttää. Jaettua kansiota käytettäessä oppilaan ei tarvitse jakaa tiedostoa tehtävän valmistuttua. Toinen vaihtoehto olisi jakaa jokainen tehtävätiedosto erikseen tehtävien valmistuttua, mutta silloin opettajalle tulee moninkertainen määrä jaettuja kohteita OneDriven "jaettu" sivulle ja muitakin haittoja tässä vaihtoehdossa on.

Ohje OneDrive-kansion/tiedoston jakamiseen ja jaettujen tietojen etsimiseen

1. Klikkaa Windowsin alapalkin oikean reunan pientä pilveä ja valitse "Näytä verkossa" ja saat näkyviin OneDriven päänäkymän.
2. Klikkaa OneDriven vasemman reunan kohtaa "omat tiedostot"
3. Mene OneDrivessa sijaintiin, jossa on haluamasi kansio tai jonne teet uuden kansion. Sijaintisi näkyy OneDrive-ikkunan yläosassa ja vasemman ylänurkan + napista tekemäsi toiminnot kohdistuvat senhetkiseen sijaintiin. Ikkunan yläosassa voisi näkyä esimerkiksi "Omat tiedostot > Testi > Pallo", joka tarkoittaa että olet "Testi" nimisen kansion alikansiossa "Pallo". Sijaintisi voi olla myös pelkkä "Omat tiedostot", jolloin sillä hetkellä et ole minkään kansion sisällä ja olet ylimmällä tasolla OneDriven kansiorakenteessa.
4. Jos teet uuden kansion, klikkaa OneDrivessä vasemman ylänurkan kohtaa + ja valitse "kansio". Kun annat kansiolle nimen, uusi kansio ilmestyy senhetkiseen sijaintiisi.
5. Vie hiiri kansion tai tiedoston nimen päälle ja oikealle tulee näkyviin kolme pistettä ja nuoli oikealle.
6. Klikkaa nyt kolmea pistettä (myös nuolesta voisit tehdä saman, mutta hieman eri tavalla).
7. Valitse "käyttöoikeuksien hallinta". Nyt näkyviin tulee henkilöt, joilla on käyttöoikeus kansioosi tai tiedostoosi.
8. Klikkaa käyttöoikeus ikkunan yläreunan pientä ihmisen kuvaa.
9. Klikkaa kynän kuvaa ja valitse joko "voi muokata" tai "voi tarkastella" (=ei voi muokata).
10. "Nimi" kohdasta lisää kaikki henkilöt, joille annat 9. kohdassa valitun oikeuden. Ihmiset löydät kirjoittamalla etunimestä muutaman kirjaimen ja hiirellä valitset.
11. Laita rasti ruutuun "ilmoita henkilöille", jos haluat 10. kohdan henkilöiden saavan sähköposti-ilmoituksen asiasta.
12. Klikkaa nappia "myönnä käyttöoikeus", kun olet valmis jakamaan 5-10 kohdissa valitsemasi tiedot. Jos jaoit kansion, silloin tässä kohtaa kansiosi kaikki sisältö on jaettu ja jatkossa kaikki kansioon laitetut uudetkin alikansiot ja tiedostot näkyvät automaattisesti jaettuina. Jos jaoit tiedoston, silloin näkyy vain yksi tiedosto.
13. Jälkeenpäin voit tarkastella ketkä näkevät edellä jaetut kansiot ja tiedostot. Vie hiiri jaetun kansion tai tiedoston nimen päälle ja klikkaa kolmea pistettä. Nyt valitse "käyttöoikeuksien hallinta".
14. Nyt näet listan henkilöistä ja heidän käyttöoikeuksista. Henkilöiden käyttöoikeuksia voit muokata klikkaamalla listasta henkilön nimeä. Seuraavaksi klikkaa tekstiä "voi muokata/voi tarkastella". Jos haluat perua kokonaan henkilön käyttöoikeuden, klikkaa "poista suora käyttö" ja henkilö ei enää näe jaettua tietoa.
15. Jos haluat lisätä henkilöitä käyttöoikeuslistaan, klikkaa käyttöoikeus ikkunan yläreunan pientä ihmisen kuvaa.
16. Jos joskus unohdat mitä kansioita tai tiedostoja olet jakanut, sen voit tarkistaa klikkaamalla OneDrive-ikkunan vasemman reunan kohtaa "Jaettu" ja seuraavaksi klikkaa OneDrive-ikkunan yläosan kohtaa "Sinun tekemäsi". Tässä ikkunassa on myös näkymä "Sinun kanssasi", josta näet muiden sinulle jakamat kansiot ja tiedostot.

Ohje Outlook-sähköpostin liitetiedoston tekemiseen Teams- tai OneDrive-tiedostosta
Outlookin verkkoversio näkee OneDrive- ja Teams-tiedostot ja alla tarkempi ohje sähköpostin liitetiedoston tekemiseen. Huom! Outlook sovellus ei näe Teamsin tiedostoja, mutta office.com sivun Outlook näkee.

1. Outlook-ikkunassa klikkaa vasemman ylänurkan tekstiä "Uusi sähköpostiviesti".
2. Outlook-ikkunassa klikkaa yläpalkin tekstiä "Lisää".
3. Outlook-ikkunassa klikkaa tekstiä "Liitä tiedosto" tai klikkaa klemmaria. Joskus teksti on piilossa ja näkyy pelkkä klemmari.
4. Nyt valitse sijainti, jossa etsimäsi tiedosto on. Tiedosto voi olla sinun tietokoneessa, OneDrivessa tai Teamsissa:
   • OneDrivessa tai Teamsissa olevat tiedostot, klikkaa "OneDrive".
   • Omassa tietokoneessa olevat tiedostot, klikkaa "Selaa tätä tietokonetta".
5. Jos tiedostosi on OneDrivessa, klikkaa "OneDrive" tekstin alta tekstiä "Tiedostot" tai "Viimeisimmät". Jos näkyy kansioita, ne aukeavat tuplaklikkaamalla. Valitse tiedostot hiirellä klikkaamalla. Lopuksi klikkaa nuolta "Jaa linkki" napin reunasta, älä klikkaa "Jaa linkki" tekstiä. Nuolesta saat valita joko "Liitä" tai "Jaa linkki". "Liitä" vaihtoehto tarkoittaa, että sähköpostiviestiin laitetaan kopio senhetkisestä OneDrive-tiedostosta ja tämä toimii varmasti.
6. Kun tiedostosi on Teamsissa: Teams-tiedostot löytyvät klikkaamalla vasemman reunan tekstiä "Ryhmät" ja seuraavaksi tuplaklikkaa tiimin nimeä, jonka jälkeen kaikki tiimin kanavat näkyvät kansioina ja kansioita klikkaamalla tulee näkyviin alikansiot ja niiden tiedostot. Valitse tiedostot hiirellä klikkaamalla. Lopuksi klikkaa nuolta "Jaa linkki" napin reunasta, älä klikkaa "Jaa linkki" tekstiä. Nuolesta saat valita joko "Liitä" tai "Jaa linkki". "Liitä" vaihtoehto tarkoittaa, että sähköpostiviestiin laitetaan kopio senhetkisestä Teams-tiedostosta ja tämä toimii varmasti.

Jos Outlookin kautta et löydä esimerkiksi Teams-tiedostoa

1. Avaa Teams-sovellus, Teams-verkkoversio tai OneDrive.
2. Mene tiimiin tai muuhun sijaintiin, jossa tiedosto on.
3. Etsi tiedosto, vie hiiri tiedoston nimen päälle ja klikkaa kolmea pistettä.
4. Valitse "Lataa", jolloin tiedosto latautuu tietokoneeseen sijaintiin "Ladatut tiedostot".
5. Mene Outlookiin.
6. Jatka sähköpostin tekemistä ja nyt uutta sähköpostia kirjoitettaessa, klikkaa vaihtoehtoja "Lisää", "Liitä tiedosto" ja "Selaa tätä tietokonetta".
7. Nyt äskettäin ladattu tiedosto löytyy vasemman reunan kohdasta "Ladatut tiedostot".
8. Valitse tiedosto ja klikkaa "Avaa", jolloin tiedosto kopioituu sähköpostiviestin liitteeksi.

Resurssienhallinnan OneDrive vs OneDrive-verkkoversio
Resurssienhallinnan kautta on helppo käyttää omia OneDrive-tiedostoja. OneDrive-verkkoversion etu on Teams-tiedostojen näkyminen sekä muiden jakamien OneDrive-tiedostojen näkyminen. Verkkoversio on usein sopivin vaihtoehto, mutta joskus on helpointa käyttää Resurssienhallinnan OneDrivea.