Koulutuksen suoritustietojen tallentamisella tavoitellaan opiskelijan edun toteutumista tekemällä osaaminen näkyväksi. Koski-tietovarantoon tallennetut vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten koulutusten tiedot ovat ensisijaisesti vain opiskelijan tarkasteltavissa Oma Opintopolku -palvelussa. Opiskelija voi palvelua käyttämällä ja omalla suostumuksella jakaa tietovarannossa olevaa koulutustietoa kolmansille osapuolille.

Suoritustiedon tallentaminen tehdään vain, mikäli opiskelija tätä itse haluaa ja antaa siihen suostumuksensa kirjallisesti. Opintosuoritukset arvioidaan asteikolla hyväksytty/hylätty tai numeerisesti asteikolla 1–5. Mikäli opiskelija saa hylätyn arvioinnin, suorituksen tietoja ei viedä osaksi valtakunnallista rekisteriä, vaikka suostumus tietojen siirtoon olisi annettu.

Opiskelija voi halutessaan pyytää tiedon poistamista peruuttamalla suostumuksen. Oppilaitos tekee seuraavat toimenpiteet, mikäli on saanut opiskelijalta suostumuksen

• arvioida opiskelijan suorituksen viimeistään kurssin tai koulutuksen päätyttyä.
• siirtää opiskelijan suoritustiedon osaksi Opetuksen ja koulutuksen rekisteriä.
• tallentaa opiskelijan antaman suostumuksen pysyvästi.

Mitä tietoja suoritustiedon tallentamisen yhteydessä käsitellään?

Sastamalan Opisto tallentaa opiskelijan suostumuksella seuraavat tiedot Koskeen

1. koulutuksen nimi ja koulutuksen laajuus
2. koulutuksen päättymispäivä
3. osaamisen arviointi.

Opiskelija, tai alaikäisen opiskelijan osalta huoltaja, antaa suostumuksensa kirjallisesti tietojen tallentamiseksi ilmoittautumisen yhteydessä tai viimeistään koulutuksen alkuvaiheessa oppilaitoksen ylläpitäjän tarkemmin ohjeistamalla tavalla. Sastamalan Opiston tallentamien tietojen lisäksi Opetushallitus tallentaa opiskelijasta oppijanumeron edellyttämät tiedot Koski-rekisterin ylläpitäjän roolissa. Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Oppijanumerosta säädetään laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä (3 §).

Opiskelijan henkilötunnuksen kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta. Henkilötunnuksettoman henkilön osalta oppilaitos tallentaa henkilön kansalaisuuden, sukupuolen ja äidinkielen oppijanumerorekisteriin.

Rekisterinpitäjät

Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjinä vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten tietojen osalta toimivat Opetushallitus ja vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjät. Opetushallituksen yhteyssähköposti rekisteriin liittyvissä asioissa on koski(at)opintopolku.fi, ja tietosuojaseloste sisältää ajantasaisen tiedon Opetushallituksen tietosuojavastaavasta.

Sastamalan Opiston tietosuojavastaava on rehtori Sini-Mari Lepistö, p. 040 631 5243, sini-mari.lepisto@sastamala.fi. Rekisterinpitäjänä toimiva oppilaitoksen ylläpitäjä on vastuussa tietojen tallentamisesta valtakunnalliseen tietovarantoon ja siitä, että tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.

Mikä on Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto Koski?

Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (Koski) on kansallinen tietovaranto, jonka sisältämät tiedot on kuvattu rekisterin tietosuojaselostuksessa [2]. Tietovarannosta säädetään lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) toisessa luvussa. Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjinä vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten koulutuksen suoritustietojen osalta toimivat Opetushallitus ja vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjät. Koskipalvelun ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

Tietojen luovuttaminen ja opiskelijan mahdollisuus hallita tietoja

Suostumuksen perusteella valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettaviin vapaan sivistystyön suoritustietoihin ei sovelleta valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) tiedon luovuttamista koskevia säännöksiä. Näin ollen tietoja ei pääsääntöisesti voida luovuttaa tietovarantoa koskevan lain nojalla muutoin kuin opiskelijan itsensä toimesta.

Opiskelija voi Oma Opintopolku -palvelussa tarkastella omia koulutustietojaan sekä lähettää tietoja kolmannelle osapuolelle, mikäli itse niin haluaa. Tämä tehdään Oma Opintopolku - palvelussa siten, että opiskelija luo hyperlinkin ja lähettää sen eteenpäin valitsemalleen henkilölle, joka linkin aktivoituaan (klikkaamalla) näkee opiskelijan valitsemat koulutustiedot. Lisäksi opiskelija voi jatkossakin pyytää opistosta erillisen todistuksen vapaassa sivistystyössä suoritetusta koulutuksesta.

Opiskelija voi antaa palvelussa myös suostumuksensa tietojen luovuttamiseen kolmannelle osapuolelle, jonka kanssa Opetushallituksella on tietojenluovutussopimus. Mikäli mihinkään luovutukseen ei suostuta, tiedot ovat valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaan vain henkilön itsensä, tiedot tallentaneen oppilaitoksen ylläpitäjän ja tietovarannon ylläpitäjän Opetushallituksen saatavilla. Viranomaisilla on kuitenkin tietyissä tilanteissa oikeus Koski-tietovarannossa oleviin tietoihin muun lainsäädännön nojalla. Esimerkiksi Tilastokeskuksella on tilastolain (280/2004) ja Kansaneläkelaitoksella opintotukilain (65/1994) nojalla oikeus saada tietovarannosta tietoja, jotka niillä on oikeus saada oppilaitoksen ylläpitäjältä.

Lisäksi Koski-palvelun ylläpitoon ja sen kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Koski-palvelun sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen rekisterinpitäjän tehtäviin liittyvissä tiedonhuollollisissa tehtävissä.

Henkilötietojen säilytysaika

Vapaassa sivistystyössä hankittu opintosuoritusta koskeva tieto säilytetään Opetuksen ja koulutuksen tietovarannossa pysyvästi. Suostumuksen peruuttaminen voidaan tehdä ilmoittamalla suostumuksen peruuttamisesta Opetushallitukselle Oma Opintopolku -palvelun kautta. Mikäli opintosuoritusta ei ole käytetty esim. osaamisen tunnistamiseen ja tunnustamiseen oppilaitoksessa tai työnhaussa tai etuuden saamiseen, Opetushallitus aloittaa suostumuksen peruutuksen saatuaan toimet tietojen poistamiseksi. Jos opintosuoritusta on em. tavalla hyödynnetty, ei poistaminen ole enää mahdollista. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään kuitenkin aina pysyvästi. Opetushallitus ilmoittaa suostumuksen peruutuksesta oppilaitoksen ylläpitäjälle, joka merkitsee saamaansa suostumukseen tiedon peruutuksesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Opiskelijalla on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä sekä nähdä Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoon tallennetut henkilötiedot (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus tietovarantoon merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Opiskelijalla on lisäksi oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen artikla 21 mukaisesti ja peruuttaa antamansa suostumus (laki Valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä 884/2017 9 d §). opiskelijalla on lisäksi mahdollisesti oikeus tietojen poistamiseen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan nojalla. Opiskelijalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Samat oikeudet koskevat myös alaikäisen opiskelijan huoltajaa. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät tietosuojaselosteista, kts. kohta lisätiedot.

Lisätiedot

1. Rekisteröityjen informointi: paikan päällä kurssin alkaessa
2. Kansallinen tutkinto- ja opintosuoritustietojen Koski-tietovaranto Opetushallituksen verkkopalvelussa.
3. KOSKI-palvelun tietosuojaseloste 
4. Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste 
5. Laki valtakunnallisista opinto-, koulutus- ja tutkintorekistereistä 
6. Laki vapaasta sivistystyöstä