7. Salassapito-ohjeet
Opiskeluhuollon rekisterit
Opiskeluhuollon rekisterit
Yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteri
Potilasrekisteri
Oppilashuollon kuraattorin asiakasrekisteri
Tiedon luovuttaminen
Teknisen käyttöyhteyden avulla voidaan luovuttaa tietoja tietoon oikeutetulle henkilölle tai taholle.
Salassa pidettäviä tietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ellei siihen ole:
Salassapidolla tarkoitetaan sekä asiakirjasalaisuutta, että vaitiolovelvollisuutta ja hyväksikäyttökieltoa.
Yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteri
- Sisältää yksilökohtaisen oppilashuollon oppilashuoltokertomukset.
- Opiskeluhuoltorekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä. (julkisuuslaki 24 §)
- Koulutuksen järjestäjä ylläpitää. (Haapaveden kaupunki)
- Vastuuhenkilö koulun rehtori.
Potilasrekisteri
- Ylläpitäjänä toimii palvelun järjestänyt kunnan toimielin tai 10 §:ssä tarkoitetussa tilanteissa koulutuksen järjestäjä.
- Vastuuhenkilö terveydenhoitaja.
Oppilashuollon kuraattorin asiakasrekisteri
- Rekisterinpitäjänä toimii palvelun järjestänyt kunnan toimielin tai 10 §:ssä tarkoitetussa tilanteissa koulutuksen järjestäjä
- Vastuuhenkilö koulukuraattori
Tiedon luovuttaminen
Teknisen käyttöyhteyden avulla voidaan luovuttaa tietoja tietoon oikeutetulle henkilölle tai taholle.
Salassa pidettäviä tietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ellei siihen ole:
- Kirjallista, yksilöityä suostumusta tai
- Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä
Salassapidolla tarkoitetaan sekä asiakirjasalaisuutta, että vaitiolovelvollisuutta ja hyväksikäyttökieltoa.
Poikkeuksia salassapitäsäännöksiin
Opetuksen järjestämisen kannalta välttämätön tieto
Opiskeluhuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus luovuttaa ilman suostumusta opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja opettajien ja opetushallintoviranomaisten lisäksi myös rehtorille. Tällöin on syytä miettiä, mikä on opetuksen järjestämisen kannalta välttämätön tieto.
Yksilökohtainen oppilashuolto
Yksilökohtaiseen oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on salassapidon estämättä oikeus
Oppilaan siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen
Jos oppilas siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aiempi koulutuksen järjestäjä voi siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden turvaamiseksi.
Tiedot siirretään opiskelijan tai (jos hän ei pysty arvioimaan suostumuksen merkitystä) huoltajan suostumuksella.
Jos alle 18-vuotias oppilas siirtyy toisen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän perusopetuslain, lukiolain, ammatillisesta koulutuksesta annetun lain tai ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain mukaisesti järjestämään koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on salassapidon estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä.
Opiskeluhuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus luovuttaa ilman suostumusta opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja opettajien ja opetushallintoviranomaisten lisäksi myös rehtorille. Tällöin on syytä miettiä, mikä on opetuksen järjestämisen kannalta välttämätön tieto.
Yksilökohtainen oppilashuolto
Yksilökohtaiseen oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on salassapidon estämättä oikeus
- saada toisiltaan
- luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaaville viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.
Oppilaan siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen
Jos oppilas siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aiempi koulutuksen järjestäjä voi siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden turvaamiseksi.
Tiedot siirretään opiskelijan tai (jos hän ei pysty arvioimaan suostumuksen merkitystä) huoltajan suostumuksella.
Jos alle 18-vuotias oppilas siirtyy toisen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän perusopetuslain, lukiolain, ammatillisesta koulutuksesta annetun lain tai ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain mukaisesti järjestämään koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on salassapidon estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä.
Salassapito
Monialainen yksilökohtainen oppilashuollon asiantuntijaryhmä
Asian käsittely yksittäisen oppilaan tueksi koottavassa monialaisessa asiantuntijaryhmässä perustuu oppilaan tai, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa suostumuksen.
Asiantuntijaryhmän nimetty vastuuhenkilö kirjaa ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät tiedot sekä oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot oppilashuoltokertomukseen. Oppilashuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi. Oppilashuoltokertomus on virallinen asiakirja.
Salassapidolla tarkoitetaan sekä asiakirjasalaisuutta että vaitiolovelvollisuutta ja hyväskikäyttökieltoa.
Salassa pidettäviä tietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ellei siihen ole:
-Kirjallista, yksilöityä suostumusta tai
-Tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä
Sivullinen on henkilö, joka ei osallistu opiskelijan yksilökohtaisen oppilashuollon tarpeen selvittämiseen, toteutukseen tai niihin liittyviin tehtäviin.
Myös muut ryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia: kuraattori kuraattorin asiakasrekisteriin ja terveydenhoitaja potilaskertomukseen tai muihin potilasasiakirjoihin.
Ryhmään osallistuvat voivat tehdä omia muistiinpanoja, jotka eivät ole asiakirjoja. Ammattihenkilöiden laatimia omia muistiinpanoja koskevat myös salassapitosäännökset.
Konsultaatio
Konsultaatio on mahdollista nimettömänä.
Asiantuntijaryhmän jäsenillä on oikeus pyytää neuvoa tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta ja he voivat ilmaista tässä yhteydessä myös salassa pidettäviä tietoja. Konsultaatiota pyytävä saa ilmaista salassa pidettäviä tietoja julkisuuslain (621/1999, 26 § 3 mom.) mukaisesti. Lisäksi voidaan antaa tietoja, jotka ovat välttämättömiä virka-aputehtävän tai toimeksiannon suorittamiseksi. Tiedonantajan ja vastaanottajan on varmistuttava annettujen tietojen salassapidosta ja suojaamisesta asianmukaisesti.
"Opettaja saa keskustella oppilaan asiasta muiden opettajien tai niiden asiantuntijoiden kanssa, joiden työtehtäviin oppilaan oppimisen ja koulunkäynnin tuen suunnittelu tai antaminen liittyy. Keskustelu rajautuu tietoihin, jotka ovat tarpeellisia opetuksen tai oppimisen ja koulunkäynnin tuen suunnittelussa ja käytännön toteuttamisessa. Keskustelun tarkoituksena on varmistaa, että oppilas saa oikea-aikaista ja riittävää tukea. Opettaja voi työnsä tueksi tarvita esimerkiksi erityisopettajan tai koulupsykologin antamaa konsultaatiota. Oppimisen ja koulunkäynnin tuen yhteydessä konsultaatiota voidaan tarvittaessa tehdä myös siten, että oppilaan nimi tulee ilmi, vaikka konsultaatiossa käsiteltäisiin salassa pidettäviä asioita. Tällöin konsultaatioon osallistuvat harkitsevat, mitkä tiedot ovat oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämiä välttämättömiä tietoja. " (http://www.oph.fi/download/163540_Oppilashuolto_ja_kolmiportainen_tuki.pdf)
Asiantuntijaryhmän jäsenillä on oikeus pyytää neuvoa tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta ja he voivat ilmaista tässä yhteydessä myös salassa pidettäviä tietoja. Konsultaatiota pyytävä saa ilmaista salassa pidettäviä tietoja julkisuuslain (621/1999, 26 § 3 mom.) mukaisesti. Lisäksi voidaan antaa tietoja, jotka ovat välttämättömiä virka-aputehtävän tai toimeksiannon suorittamiseksi. Tiedonantajan ja vastaanottajan on varmistuttava annettujen tietojen salassapidosta ja suojaamisesta asianmukaisesti.
"Opettaja saa keskustella oppilaan asiasta muiden opettajien tai niiden asiantuntijoiden kanssa, joiden työtehtäviin oppilaan oppimisen ja koulunkäynnin tuen suunnittelu tai antaminen liittyy. Keskustelu rajautuu tietoihin, jotka ovat tarpeellisia opetuksen tai oppimisen ja koulunkäynnin tuen suunnittelussa ja käytännön toteuttamisessa. Keskustelun tarkoituksena on varmistaa, että oppilas saa oikea-aikaista ja riittävää tukea. Opettaja voi työnsä tueksi tarvita esimerkiksi erityisopettajan tai koulupsykologin antamaa konsultaatiota. Oppimisen ja koulunkäynnin tuen yhteydessä konsultaatiota voidaan tarvittaessa tehdä myös siten, että oppilaan nimi tulee ilmi, vaikka konsultaatiossa käsiteltäisiin salassa pidettäviä asioita. Tällöin konsultaatioon osallistuvat harkitsevat, mitkä tiedot ovat oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämiä välttämättömiä tietoja. " (http://www.oph.fi/download/163540_Oppilashuolto_ja_kolmiportainen_tuki.pdf)