Jokaisesta kirjanpitoon merkitystä kulusta pitää olla tosite (eli kansanomaisemmin kuitti).

Tositteesta käy ilmi

• Mitä on ostettu
• Oston summa
• Oston ajankohta ja paikka
• Mitä varten ostos on tehty
• Osallistujien nimet, jos osto
  on tehty useammalle henkilölle
  (esimerkiksi yhteisruokailut)

Jos tosite osoittaa, että yleiskokoukseen on ostettu 30 eurolla kahvia ja pullaa, tehdään tilikirjataulukossa samalle riville seuraavat merkinnät: - 30 euroa ”Rahatili”- sarakkeeseen. + 30 euroa ”Kokouskulut”- sarakkeeseen. ”Päivämäärä”-sarakkeeseen kirjataan se päivämäärä, jona summa on lähtenyt tililtä. Lyhyt selite tositteesta ”Selite –sarakkeeseen (esimerkiksi ”Yleiskokouksen tarjoilut”). Tositteen numero ”Tosite nro”- sarakkeeseen. Jos taas tosite osoittaa, että oppilaskunta on saanut kaupungilta 300 euron toiminta-avustuksen, tehdään seuraavat merkinnät: - 300 euroa ”Muut tuotot/kulut”-sarakkeeseen (tai ”Avustukset”-sarakkeeseen oppilaskunnan käyttämästä tilikirjasta riippuen). + 300 euroa ”Rahatili”- sarakkeeseen. ”Päivämäärä”-sarakkeeseen kirjataan se päivämäärä, jona summa on tullut tilille. Lyhyt selite tositteesta ”Selite”-sarakkeeseen (esimerkiksi ”Kaupungin toiminta- -avustus”). Tositteen numero ”Tosite nro”- sarakkeeseen.

Kun ostoksia maksetaan kortilla, saadaan kaksi kuittia: toinen osoittaa, että tililtä on veloitettu summa, ja toisessa on lista ostetuista hyödykkeistä. Näistä jälkimmäisen saa myös käteisellä maksaessa. Kirjanpidon kannalta olennainen on se kuitti, josta näkyy, mitä on ostettu. Muutenhan tositteen pohjalta ei voida tietää, onko rahoja edes käytetty yhteisesti sovittuun kohteeseen. Pelkät veloituskuitit eivät siis riitä.

Kun ostoja tehdään oppilaskunnan kortilla, jokaisesta ostosta on hyvä tehdä selvitys (löydät lomakkeen liitteenä). Pelkkä kuitti on kirjanpidossa sangen epämääräinen lipare: on ostettu kilo kahvia, mutta mitä tarkoitusta varten? Kun kuitin oheen liitetään selvitys, jossa mainitaan kahvin olevan yleiskokoustarjoiluja varten, tosite kertoo selkeästi mitä tarkoitusta varten ostos on tehty.

Kun ostot tehdään ensin omalla rahalla ja sen jälkeen laskutetaan oppilaskunnalta, on hyvä käyttää yhteistä laskupohjaa (löydät laskupohjan liitteenä). Laskupohja toimii saman tyyppisesti kuin selvityslomake: jos haluaa laskuttaa oppilaskunnalta rahaa, on osoitettava, että osto on tehty oppilaskuntatoimintaa varten.

Joskus kuitit hukkuvat. Tästä huolimatta oppilaskunnan kortilla tehdystä ostosta on tehtävä selvitys. Jos joku haluaa laskuttaa oppilaskuntaa laskulla, jossa ei ole liitteenä kuittia, on hallituksen syytä pohtia kahteen kertaan, voidaanko summa maksaa.