Pedagogiset asiakirjat ovat arjen työkaluja, joihin kirjataan oppilasta tukevat pedagogiset ratkaisut opetusmenetelmistä kommunikointitapoihin. Niissä kuvataan, millaisena kouluarki nähdään ja mitä henkilökunnan tulisi tehdä, jotta oppilaan taidot kehittyisivät.  

Pedagogiset asiakirjat ovat salaisia, joita lukevat vain huoltajat, oppilas ja oppilasta opettavat opettajat. Muut toimijat, esimerkiksi koulupsykologi tai kuraattori voivat perehtyä asiakirjoihin siltä osin, mitä tietoa he tarvitsevat työhönsä. Tuen suunnittelussa ja kirjaamisessa olevien työntekijöiden mukanaolo on aina tapauskohtaista. 

Pedagogisten asiakirjojen laatimisen vastuut Siilinjärvellä: 

• Pedagogisen arvion ja siihen perustuvan oppimissuunnitelman laatimisesta vastaa oppilaan luokanopettaja/luokanohjaaja. Laaja-alaiselta erityisopettajalta saa apua lomakkeiden täyttämiseen. 
• Pedagogisen selvityksen ja HOJKS:n laadinnasta vastaavat erityisluokanopettajat/laaja-alaiset erityisopettajat.  

 Pedagoginen arvio ja pedagoginen selvitys ovat hakuasiakirjoja siirryttäessä tuen portaalta toiselle.

Oppimissuunnitelma ja HOJKS ovat opettajien työkaluja arjessa. Jotta asiakirja Oppimissuunnitelma/HOJKS toimisi aidosti, tulee kirjaamisessa huomioida, että Kirjataan vain sellaista, mikä on mahdollista toteuttaa

1. Pidetään asiakirjat ajantasalla 

1. • Opetukseen liittyvä olennainen tieto on viimeisimmässä asiakirjassa 
   • Edellisestä asiakirjasta siirretään vain opetuksen kannalta olennainen, ajankohtainen ja merkityksellinen tieto 
   • Asiakirjan tulee olla helppolukuinen ja ymmärrettävä
   • Kirjataan yksinkertaisesti ja konkreettisella tasolla asiat, miten toimitaan esimerkiksi oppitunneilla, koetilanteissa jne.
   • Käytetään selkeää kieltä ja vältetään turhaa ammattisanaston käyttämistä
   • Hyödynnetään Wilman tukilomaketta
2. Tavoitteet
   • Asetetaan selkeät konkreettiset ja saavutettavissa olevat tavoitteet
   • Mieluummin yksi hyvä ja konkreettinen tavoite kun liian monta abstraktia tavoitetta
   • Tavoitteen määrittelyssä voi hyödyntää SMART-rakennetta: 

• • • Selkeästi määritelty 
    • Mitattavissa 
    • Saavutettavissa 
    • Realistinen 
    • Sidoksissa aikaan  
• Ei kirjata
  • Henkilökohtaisia ominaisuuksia ei kirjata, vaan mitä oppilas osaa, kuinka toimii ja miten vahvuudet tulevat esiin. 
  • Diagnooseja tai lääkitystä ei kirjata. Voidaan kirjata, miten näkyy toiminnassa ja kuinka vaikuttaa työskentelyyn 
  • Voidaan kirjata, että oppilas on ohjattu opiskeluhuollon palveluihin, mutta ei eritellä sen tarkemmin. 
  • Asiantuntijalausuntoja ei referoida. Kirjoitetaan, miten niissä mainitut asiat näkyvät arjessa.