Tietosuojaseloste

Etäkoulu Kulkurin oppilasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22, 30 ja 34 artikla) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja. Laadittu 23.5.2018. Viimeisin muutos 23.5.2018.

Mikä rekisteri tämä on?
Etäkoulu Kulkurin oppilasrekisteri. Etäkoulu Kulkuria ylläpitää ja rekisteristä vastaa Kansanvalistusseura sr. niminen säätiö. Se sijaitsee Helsingissä ja on Suomen vanhin, vuonna 1874, perustettu sivistysjärjestö. Voit olla meihin yhteydessä sähköpostilla kulkuri(at)kulkurikoulu.fi tai katsoa muita yhteystietojamme verkkosivuiltamme www.kvs.fi.

Mitä tietoja keräämme oppilaista ja heidän huoltajistaan?
Keräämme Etäkoulu Kulkurin oppilaista ja heidän huoltajistaan tietoja koulun oppilasrekisteriin. Tietoja käytetään oppilaan opiskeluun, opintojen arviointiin ja todistusten antamiseen sekä kurssimaksujen laskuttamiseen. 

Kurssimaksujen maksajien tietoja (mm. yhteystiedot, maksutavat sekä luotto- ja perintätiedot) ylläpidetään Kansanvalistusseuran Asiakas- ja sidosryhmärekisterissä.

Mistä tiedot saadaan?
Tiedot saadaan oppilailta ja heidän huoltajiltaan. Lisäksi tietoja voidaan pyytää oppilaan aiemmista kouluista tai toisesta koulusta.

Missä tietoja käsitellään?
Käsittelemme oppilastietoja oppilashallintojärjestelmässä. Sitä ylläpitää Asio-Data Oy (tietosuoja-asetuksen tarkoittama henkilötietojen käsittelijä).

Käsittelemme opetukseen ja opiskeluun liittyviä asioita pääasiassa verkkokoulussa eli sähköisessä oppimisympäristössä Peda.net:issä. Siinä on kaksi osaa:

1) Oppilaan oma profiili eli OmaTila. Se on oppilaan itsensä hallinnassa ja pysyy oppilaan mukana tämän vaihtaessa koulua. Osa Etäkoulu Kulkurin tehtävistä palautetaan OmanTilan Kulkuri-sivulle, jonne oppilas antaa opettajalle oikeuden katsoa ja kommentoida tehtäviä sekä luoda opiskelun kannalta tarpeellista sisältöä.

2) Etäkoulu Kulkurin verkkokoulu eli kurssisivut. Oppilaat lisäävät sinne tehtäviä, tekstejä, kuvia, videoita, linkkejä, ääni- ja muita tiedostoja. Kurssisivut ovat koulun hallinnassa. Oppilaiden kurssisivuille lisäämä sisältö poistetaan vuoden kuluttua kurssin päättymisestä.

Opettajat käsittelevät asiakirjoja ja sähköposteja Google For Education -järjestelmässä. Sen lisäksi koulun toimisto käsittelee asiakirjoja ja sähköposteja Microsoft O365-järjestelmässä.

Ketkä tietoja käsittelevät?
Oppilaiden ja heidän huoltajiensa tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden niitä täytyy käsitellä työtehtäviensä hoitamiseksi. Esimerkiksi opettajat käsittelevät opintoihin, mutta eivät kurssimaksuihin liittyviä asioita. Opinto-ohjaajalle annetut tiedot ovat opinto-ohjaajan hallussa, mutta oppilaan opiskeluun liittyvista asioista voidaan tarvittaessa tiedottaa myös opettajille, koulunjohtajalle ja muille asianosaisille.

Voidaanko tietojani antaa jollekulle muulle?
Luovutamme tietoja seuraavissa tapauksissa:

Jos siirryt Etäkoulu Kulkurista toiseen kouluun tai opiskelet Etäkoulu Kulkurin kanssa samaan aikaan toisessa koulussa, ne voivat tarvita tietoja meillä suorittamistasi opinnoista. Pyyntö tietojen luovuttamiseen voi tulla toiselta koululta, oppilaalta itseltään, hänen huoltajaltaan tai huoltajan valtuuttamalta henkilöltä. Jos pyynnön esittää toinen koulu, pyynnön oikeellisuus varmennetaan ennen tietojen luovuttamista oppilaan huoltajalta. Tiedot voidaan luovuttaa niin Suomessa kuin missä tahansa päin maailmaa sijaitsevalle koululle (tietosuoja-asetuksen tarkoittama tietojen luovuttaminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle).

Etäkoulu Kulkurilla ei ole oikeutta antaa peruskoulun päättötodistuksia vaan ne antaa yhteistyökoulumme Helsingin yliopiston Viikin normaalikoulu. Todistuksen myöntämistä varten se tarvitsee arvosana- ja perushenkilötietosi. Luovutamme näitä tietoja sille (tietosuoja-asetuksen tarkoittama säännönmukainen tietojenluovutus). Viikin normaalikoulu voi toimittaa näitä tietoja peruskoulun jälkeisiin opintoihin hakemista varten Opetushallituksen ylläpitämään valtakunnalliseen Koski-palveluun.

Etäkoulu Kulkuri voi Suomen lain edellyttämällä tavalla luovuttaa kaikkia hallussaan olevia tietoja Suomen viranomaisille (esimerkiksi sosiaaliviranomaiset), jos ne niitä pyytävät.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Opiskelutehtävät säilytetään kurssin ajan ja poistetaan vuoden kuluttua kurssin päättymisestä. Oppilastiedot ja todistukset säilytetään pysyvästi eli niitä ei tuhota koskaan (arkistolaki 831/1994 8§). Kurssimaksuihin liittyvät kirjanpitotiedot tiedot tuhotaan seitsemän vuoden kuluttua (kirjanpitolaki).

Haluan nähdä omat tietoni
Voit aina itse pyytää omat tietosi. Pyyntö on esitettävä oppilaalle oppilashallintojärjestelmään rekisteröidystä sähköpostista tai kirjallisesti tai henkilökohtaisesti Etäkoulu Kulkurin toimistolla. Pyynnön voi esittää myös oppilaan oppilashallintorekisteriin merkitty huoltaja. Tietojen keräämiseen on hyvä varata ainakin kuukausi aikaa. Tiedot luovutetaan vain henkilökohtaisesti Etäkoulu Kulkurin toimistolla pyytäjälle itselleen tai hänen valtuuttamalleen henkilölle. Pyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä virallisella henkilötodistuksella ja lisäksi valtuutetulta on oltava valtakirja sekä kopio pyytäjän henkilötodistuksesta.

Tietoni ovat väärin tai haluan poistaa ne?

Jos tietosi ovat väärin, olethan yhteydessä meihin, niin korjaamme tiedot heti. Pyynnöstäsi tietoja voidaan poistaa (tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tulla unohdetuksi), ellei laki velvoita meitä säilyttämään kyseisiä tietoja. Esimerkiksi oppilas-, arvosana- ja opinto-ohjauksen neuvontatietoja ei voida pyynnöstä huolimatta poistaa.

Miten suojaamme tietoja
Kansanvalistusseuralle yksityisyyden suoja ja viestinnän luottamuksellisuus ovat toiminnan perusarvoja. Kansanvalistusseura noudattaa henkilötietojen käsittelyssä, kuten koko toiminnassaan lakeja ja viranomaisten määräyksiä ja toimintaohjeita.

Henkilötietojen kerääminen ja ylläpitäminen perustuvat aina kahden väliseen sopimukseen, asiakassuhteeseen, kommunikointiin tai muuhun sovittuun yhteistyöhön. Tietoja kerätään ja ylläpidetään vain sovitun palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen. Henkilöistä kerätään vain se tieto, mitä Kansanvalistusseura tarvitsee tuottaakseen sovittuja palveluita. Mitään ylimääräistä henkilötietoja ei kerätä.

Kansanvalistusseura noudattaa vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Kansanvalistusseura kouluttaa säännöllisesti henkilöstöä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä.

Kaikkea tietojen käsittelyä valvotaan tarkoituksenmukaisella tavalla ja tietojen käsittelyyn vaaditaan aina tunnistautuminen. Kansanvalistusseura huolehtii tietoaineistojen ja palveluiden teknisestä tietoturvasta oman vastuualueen mukaisesti ja pyrkii kaikessa toiminnassaan estämään tietosuojaluokkauksia ja mahdollisia häiriöitä tietoturvaan.