≡ Navigointi

Laadunhallinta

Laadukasta koulutusta

Koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelmassa vuosille 2011–2016 linjataan, että kaikilla ammatillisen koulutuksen järjestäjillä tulee olla vuoteen 2015 mennessä toimiva laadunhallintaa ja laadun jatkuvaa parantamista tukeva järjestelmä. Laadunhallintajärjestelmän tulee kattaa kaikki koulutuksen järjestäjän toiminnot mukaan lukien työpaikalla tapahtuva oppiminen. (OPH 2016)

Toimintajärjestelmä on yhdessä sovittujen toimintatapojen kooste. Sen tarkoituksena on selkeyttää ja yhtenäistää organisaation toimintaa ja sitä myötä vapauttaa voimavaroja tuottavaan työhön. Toiminta tarvitsee sekä vahvaa strategiaa, että yksittäisen työntekijän panostusta.

Haapaveden Opiston toimintajärjestelmä koostuu:

  • Toimintakäsikirjasta
  • Turvallisuuskäsikirjasta
  • Omavalvontasuunnitelmasta
  • Prosessikuvauksista
  • Toimintaohjeista ja näiden liitteistä
  • Viittauksista toimintaa ohjaaviin asiakirjoihi
  • Toiminnasta syntyvistä tiedoista ja tallenteista
  • Mittareista ja niiden tuloksista
Tietoa hallitaan IMS-nimisellä laadunhallinnan-, toiminnan ja johtamisjärjestelmän ohjelmalla.

Toimintakäsikirja

Toimintakäsikirja kuvaa Haapaveden Opiston tavan järjestää ydintoimintonsa yhtenäiseksi ja laadukkaaksi. Toimintakäsikirjassa kuvattujen yhteisten toimintatapojen on tarkoitus tukea opiston mission, vision ja strategioiden toteutumista sekä oman toiminnan kehittämistä ja jatkuvaa parantamista.

Toimintakäsikirja muodostuu seuraavista osioista:

  • Johtaminen
  • Resurssien hallinta
  • Prosessien hallinta
  • Mittaaminen, analysointi ja kehittäminen

Prosessikuvaukset

Toimintakäsikirjaa täydennetään prosessikuvauksilla, joiden tarkoituksena on selkeyttää toimintaa. Prosessikuvauksilla pyritään selvittämään mitkä prosessin osat tuottavat asiakkaalle (sisäiset ja ulkoiset) arvoa ja mitkä eivät, minkä jälkeen arvoa tuottamattomat osat poistetaan.

Prosessikuvaukset ovat kronologisesti esitettäviä kuvauksia, joilla varmistetaan toiminnan suunnittelun, toteuttamisen, arvioinnin ja kehittämisen vaiheet.

Prosesseja määrittelemällä ja kehittämällä pyritään parempaan laatuun, toimintatapojen yhtenäistämiseen, parempaan tehokkuuteen, asiakkaiden tarpeiden huomioonottamiseen, virheiden vähentämiseen, kustannustehokkuuteen ja suurempaan joustavuuteen.

Dokumentointi

Toimintakäsikirja ja prosessikuvauksia täydennetään myös toimintaa tukevilla dokumenteilla. Dokumentit sijoitetaan IMS-toimintajärjestelmään tai Google -sähköpostijärjestelmän tiedostojakoon.

Tyypillisiä dokumentteja ovat:

  • Ylläpitämis- ja järjestämisluvat
  • Stategiat ja johtamiseen liittyvät materiaalit
  • säännöt, ohjeet ja oppaat
  • työlomakkeet
  • auditointi ja itsearviointimateriaalit
  • mittarit ja tulokset
  • esityslistat ja kokousmuistiot
  • turvallisuusdokumentit
  • ja koulutusalakohtaiset tallenteet

Mittarit ja arviointi

Haapaveden Opiston toimintaa seurataan systemaattisesti ja suunnitellusti. Mittauksessa sovelletaan tasapainotettua mittaristoa (BSC -toiminnanohjauksen suorituskykymittaristo), jolla mitataan käytännössä opiston suorituskykyä

  • asiakas-,
  • prosessi-,
  • henkilöstö- ja
  • talousnäkökulmasta.

Eri näkökulmissa on käytössä useampia erilaisia mittareita, esimerkiksi henkilöstönäkökulmassa

  • henkilöstön kehittäminen, kelpoisuus jne
  • itsearviointikysely
  • kehityskeskustelut
  • työtyytyväisyyskysely

Mittareista saatava tieto on henkilökunnan käytössä ja sitä hyödynnetään osana eri tiimien ja työryhmien toimintasuunnittelua ja toteuttamisseurantaa.

Esimerkiksi

Asiakasnäkökulma

  • lukukausipalaute 2 kertaa lukuvuodessa
  • palautteiden käsittely strategiatiimissä ja tiimikokouksissa
  • kehittämiskohteiden valinta palautteista
  • Kehittämiskohteet siirtyvät toimintasuunnitelmaan
  • Toteutuneet kehittämistehtävät tarkastetaan johdon katselmuksessa ja kehittämistä seurataan.
  • Kierto alkaa uusiksi.