Kipinää kohti - blogi

Yhä Kipinää kohti vai vähitellen perillä?

2022-05-02T13:11:44+03:00

Hankkeen maaliviiva jo siintää lähitulevaisuudessa ja tämän johdosta voikin pohtia olemmeko hankkeen tavoitteiden suhteen maalissa. Hankkeen viimeisen lukukauden aikana olemme keskittyneet opetuksen käynnistämiseen sekä järjestämiseen uusissa toimitiloissa. Vähitellen opiston ja lukion rinnakkaiselon arjen haasteet ja ilot ovat realisoituneet ja olemme tämän lukuvuoden jälkeen asteen viisaampia kuin opetuksen alkaessa viime syksynä.

Hankkeen yksi keskeinen osa oli saada tuntiopettajat kotiutumaan uusiin tiloihin. Olemme kartoittaneet tuntiopettajien työtyytyväisyyttä jo vuosina 2016 ja 2020 opiston sijaitessa vielä vanhoissa toimitiloissa. Näiden kyselyiden mukaan tuntiopettajat kokivat Hyvinkään Opiston viihtyisäksi, tasa-arvoiseksi sekä ilmapiiriltään hyväksi työpaikaksi. Monen opiston tapaan useat tuntiopettajat eivät kuitenkaan kokeneet olevansa osa Hyvinkään Opiston työyhteisöä. Toimitilat ja työvälineet saivat myös jonkin verran kritiikkiä osakseen. Osaksi täysin ansaitusti, sillä uusia toimitiloja odotellessamme pyrimme pärjäämään olemassa olevalla tekniikalla hieman jo patinoituneissa luokkahuoneissa.

Teetimme tässä hankkeessa seurantatutkimuksen vuoden 2020 kyselylle ja tällä pyrimme saamaan tietoa siitä, miten toimitilojen muutos vaikutti työtyytyväisyyteen. Lisäksi meitä kiinnosti, miten tuntiopettajamme kokivat uudet tilat. Kyselyn mukaan tyytyväisyys toimitiloihimme ja etenkin Kipinän tiloihin oli kasvanut merkittävästi. Etenkin opetustilojen taso, akustiikka sekä opetusvälineiden toimivuus olivat asioita, joihin oltiin tyytyväisiä. Tuntiopettajat ovat hyviä arvioimaan toimitilojen ja työympäristön toimivuutta, sillä he opettavat monesti useassa opistossa sekä ovat muualla päivätöissä. Näin heillä on laajempaa näkemystä kuin ehkä meillä talossa vakituisesti työskentelevillä. Näin voimme olla kyselyn tuloksiin tyytyväisiä!

Kyselyn tarkoituksena ei ollut vain vetää johtopäätöksiä nykytilasta. Tarkoitus on myös kehittää toimintaamme. Vuoden 2020 kyselyn pohjalta ryhdyimme kehittämään tuntiopettajien perehdytystä sekä tiedotusta tuntiopettajien suuntaan. Olemme kehittäneet etenkin Kipinän perehdytystä niin, että jokainen tuntiopettaja tuntisi talon, turvallisuusohjeet sekä käytänteet aloittaessaan opetuksen Kipinässä. Olemme myös kehittäneet tiedottamistamme. Opistolla on peda.net -sivustolla oma intranet, josta löytyy kaikki tuntiopettajia koskeva tieto, lomakkeet sekä opetukseen liittyvää materiaalia.

Tämän kyselyn tulosten pohjalta pyrimme parantamaan sitä, miten tuntiopettajat kokisivat olevansa tärkeä osa Hyvinkään Opistoa. Pyrimme esimerkiksi järjestämään tuntiopettajien ja vastuuopettajien vapaamuotoisia vapaa-ajan kohtaamisia sekä aineryhmäkokouksia. Tavoitteena olisi lisätä myös opettajiemme arkisia kohtaamisia Kipinässä ennen ja jälkeen opetuksen.

Esittelemme kevään 2022 kyselyn tulokset elokuun 2022 opettajainkokouksessa.

0 kommenttia

Työvoitto

2022-01-27T15:37:29+02:00

Yksi keskeisistä kehityskohteista Kipinää kohti –hankkeessa oli tilavarausjärjestelmän kehittäminen sillaksi opiston kurssinhallintajärjestelmän Hellewin ja lukion Kurren välille. Ideointipöydällä asia tuntui hyvin yksinkertaiselta, totuus tietojärjestelmien kanssa on ajoittain hieman toinen.

Suunnittelutyö aloitettiin kaupungin tietohallintayksikön johdolla. Muutaman mutkan jälkeen järjestelmätoimittajaksi valikoitui Timmi Software Oy. Lukion kurssit saatiin ajettua Kurresta Timmiin loppusyksystä 2021. Opiston kurssien kohdalla törmäsimme kehityshaasteeseen. Opistossa on tarjolla vuosittain yli 500 kurssia. Kursseista kuitenkin peruuntuu 10-15% normaalissakin tilanteessa. Korona on nostanut tätä peruuntumisprosenttia hieman entisestään. Lisäksi kurssin aloituspäivää saatetaan muuttaa, jolloin myös lopetuspäivä muuttuu. Yksittäinen tapaamiskerta muuttuu tai peruuntuu. Kellonaika muuttuu alkuperäisestä. Muutokset tuntuvat olevan ajoittain loputtomia. Hellewi on hyvin notkea, mitä tulee muutoksiin. Tätä vaadimme myös Timmiltä.

Opiston kurssit saatiin Timmiin lopulta joulun välipäivinä. Nyt tilatiedot päivittyvät kaksi kertaa vuorokaudessa, joten Timmi on käytännössä ajantasainen opiston osalta. Lukion tiedot päivittyvät tällä hetkellä aina uuden jakson alla ja muutokset tehdään tällä hetkellä käsitöinä.

Timmi mahdollistaa myös vapaiden luokkien varaamisen ‘lennosta’ talon sisällä, sillä varaustilanne näkyy kaikille Outlook-kalenterin kautta. Irtovaraukset myös tehdään kalenterin kautta. Tämä mahdollistaa tilojen tehokäytön.

Timmi mahdollistaa tilojen vuokraamisen ulkopuolisille, sillä timmistä näkyy kaikki pääkäyttäjien varaukset.

Odottelemme vielä lukion 4. jakson kursseja, mutta opiston varaukset näkyvät näissä luokissa hienosti!

0 kommenttia

Kevään opas uusiksi

2021-11-24T13:14:40+02:00

Kipinää kohti -hankkeessa olemme kehittäneet viestintäämme. Aiemmin viestintä on keskittynyt kahdesti vuodessa jaettavaan opinto-oppaaseen, johon on listattu kaikki kauden kurssit kurssikuvauksineen. Olemme jo pitkään kokeneet, että haluaisimme uudistaa oppaat, koskaan tähän ei vain ole ollut riittävästi aikaa.

Aloitimme viestinnän uudistuksen uudistamalla nettisivumme. Nettisivuissa panostimme visuaalisuuteen. Lisäksi pyrimme siihen, että tieto löytyisi mahdollisimman helposti kuuden pääotsikon alta. Pääotsikot pyrittiin luomaan niin, että ne olisivat mahdollisimman informatiiviset ja käyttäjä löytäisi niiden alta mahdollisimman helposti etsimänsä tiedon. Sivujen tekijöille sivujen logiikka on hyvinkin selkeä, olisi kuitenkin kiva kuulla myös käyttäjien mielipide.

Viestinnän uudistus jatkuu koko lukuvuoden 2021-2022. Nyt syksyllä 2021 vuorossa on kevään opinto-oppaan uudistus. Julkaisemme joulukuussa opinto-oppaan sijaan uuden kevätesitteen. Yksi suurimmista syistä uudistukselle on se, että kevään oppaan tekoaikataulu on aina ollut liian tiukka. Kevään suunnittelu alkaa aina syys-lokakuun taitteessa, usein vain muutama viikko syksyn kurssien käynnistymisen jälkeen. Tällöin on hyvin vaikea tietää, mille syksyn kursseille kannattaa ja suorastaan pitää tarjota jatkoa. Uusien kurssien ideoiminen ja niille opettajien löytäminen on ollut myös melko haastavaa tiukan suunnitteluaikataulun vuoksi. Nyt saamme kaipaamaamme lisäaikaa suunnittelulle.

Toinen syy uudistukselle on pyrkimys ajantasaiseen tiedottamiseen. Paperinen opas on palvellut asiakkaitamme monen vuoden ajan varsin mallikkaasti. Koronan myötä asiakkaamme ovat kuitenkin enenevässä määrin siirtyneet nettiin, sillä etenkin keväällä 2021 paperinen opinto-opas oli vanhentunut jo julkaisuvaiheessa lähiopetuksen keskeydyttyä jo marraskuussa. Totuus on, että ajantasaisin tieto on aina löytynyt netistä – keväällä 2021 tämä korostui vain entisestään.

Kolmas syy on hieman kahtiajakoinen. Haluamme uudistaa opinto-oppaan ilmettä modernimmaksi lisäämällä esitteen visuaalisuutta. Samalla Hyvinkään Opisto, kuten kaikki kaupungin yksiköt, on sitoutunut kustannussäästöihin. Haluammekin tarjota nykyaikaisen oppaan kasvattamatta kustannuksia. Tästä syystä karsimme esitteen sivumäärästä, emme ilmeestä. Tällä uudistuneella kevätesitteellämme haluamme mainostaa opistoa ja opiston kursseja. Siinä listatut esimerkkikurssien otsikot toimivat 'teasereinä' innostaen tutustumaan koko tarjontaamme netissä.

Näillä näkymin emme täysin luovu paperisesta oppaasta. Aiomme yhä painattaa syksyn oppaan, josta löytyy kaikki opiston koko vuoden mittaiset kurssit ja syksyn kurssit. Uudistamme tätäkin opasta kevään 2022 aikana. Tämä työ on kuitenkin vasta alkamassa.

Tällaisen esitteen pitäisi ilmestyä postilaatikkoon keskiviikkona 1.12.

0 kommenttia

Kipinä (ja opisto) tutuksi Kipinä-kierroksella

2021-10-12T16:11:56+03:00

Järjestämme syksyn 2021 mittaan neljä Kipinä-kierrosta opiston opiskelijoille. Kierrosten myötä opiskelijat pääsevät kurkistamaan Kipinässä muihinkin tiloihin kuin omaan luokkatilaansa. Kipinä-kierrokset ovat olleet suosittuja, sillä jokaiselle kierrokselle on ilmoittautujia jonoksi asti!

Kipinä-kierros tarjoaa tiiviin infopaketin rakennuksen vaiheista aina suunnittelusta nykykäyttöön ja -käyttäjiin. Kierrosten osallistujat ovat pistäneet hanketyöläisen tutustumaan rakennukseen ja lukion toimintaan aina vain perusteellisemmin oivallisilla kysymyksillään. Ajoittain on joutunut sanomaan, että nyt kysytään asiaa, jota en tiedä. Tai kuten olen asian itselleni parhain päin kääntänyt, ‘jälleen tuli asia, joka minun pitää opiskella seuraavaa kierrosta varten’. Viimeisen kierroksen aikaa pitää varmaan pidentää, että ehdin kertomaan kaikki matkan varrella opiskellut asiat 😊.

Kipinää on mukava esitellä, sillä opistona olemme ylpeitä uusista toimitiloistamme. Kierroksilla kohtaan myös opistolaisia, jotka eivät käy omilla kursseillani, mikä on todella hieno tilaisuus. Kierrokset ovat hyvä tapa markkinoida opiston kursseja ja opistoa, kun opistolaiset ehtii kohdata ajan kanssa kierroksen aikana.

Bilsan/maantiedon labra rekvisiittoineen.

Kässänluokka toimintavalmiudessa.

Opehuoneessa voi hengähtää hetken ja juoda kupposen kolleegoiden kanssa.

Yleisluokat alkuperäisessä järjestyksessään. Korona on siirtänyt pöydät erilleen, mutta ehkä ne kohta palaavat ryhmäksi.

0 kommenttia

Ohi on!

2021-06-09T11:29:05+03:00

Tarkennus edelliseen: Lukuvuosi on ohi, hanke ei. Tuntuu, että olemme yhä matkalla kohti Kipinää hankkeen nimeä lainatakseni. Vaikka olemme työskennelleet täällä hallintosiivessä jo joulukuun puolesta välistä asti, opetuksemme on toiminut koronan takia verkossa, ei luokkatiloissa. Näin tilat ovat vielä suuressa määrin käyttöön ottamatta ja näin olikin luontevaa ottaa yhteyttä Opetushallitukseen ja pyytää lisäaikaa hankkeiden läpivientiin. Kipinää kohti -hanke jatkuu koko ensi lukuvuoden ajan, tosin jo hieman pienimuotoisemmin kuin aiemmin.

Kaivoimme kuitenkin eilen hankehakemuspaperimme esiin ja teimme välitilipäätöksen hankkeen tilanteessa, jotta tietäisimme, mistä syksyllä jatkamme. Hankkeen tavoitteita läpi käydessä jopa yllätyimme, kuinka iso osa hankkeen tavoitteista oli jo toteutuksessa. Tässä hieman pidempi yhteenveto välitilinpäätöksestämme:

Tilahallintajärjestelmä Timmi

Timmin käyttöönotto opiston ja lukion yhteisenä tilanhallintajärjestelmänä on hieman viivästynyt, mutta tunnelin päässä on jo kajastus valoa. Tämä järjestelmä on kriittinen tilojen käyttöasteen maksimoinnille ja tästä syystä odotamme malttamattomana, että se vihdoin toimisi. Luokkaprinttien ottaminen järjestelmistä ja niiden kiikuttaminen eri työhuoneisiin saisi olla jo taaksejäänyttä elämää! Tulevaisuudessa jokaisen luokkatilan ovelta pitäisi nähdä niin opiston kuin lukion tilavaraukset ja opetuksen suunnittelijoiden olisi helpompi seurata tilavaraustilannetta. Haasteena on yhä opiston lukukausien ja lukion 5-jaksojärjestelmän yhteensovittaminen, mutta jospa Timmi mahdollistaa sen, että yksi kurssi ei lukittaudu yhteen luokkatilaan vaan niin lukion kuin opiston opiskelijat oppivat aina tarkistamaan Kipinän infotauluista päivän luokkatilamuutokset.

Tuntiopettajien työhyvinvoinnin kartoitus sekä perehdytysmateriaalit uuteen kiinteistöön

Lähetimme viime syksynä tuntiopettajillemme työhyvinvointikyselyn, jossa pääosin toistimme edellisen, vuonna 2016 teetetyn työhyvinvointikyselyn kysymykset kyselyjen vertailtavuuden takaamiseksi. Lisäsimme kuitenkin kyselyyn kysymyksiä, jotka kartoittivat opettajien tuntemuksia syksyllä 2020 käytössä olleista opetustiloista, jotta näkisimme, miten uusi, moderni toimintaympäristö vaikuttaa työhyvinvointiin. Toisaalta halusimme myös kartoittaa sitä, miten Kipinän ulkopuolisissa toimipisteissä työympäristö koetaan. Hankkeen jatkoajan myötä työhyvinvointikyselyn toista osiota siirretään keväälle 2022, jotta opettajille on aikaa kotiutua uusiin toimitiloihin. Toivottavasti korona ei sotke ensi syksyn lähiopetusta!! Emme ole päässeet vielä esittelemään kyselyn tuloksia opettajillemme, sillä tarkoitus oli odottaa kyselyn toista osiota. Tästä syystä esittelemme ne blogissakin vasta myöhemmin.

Kipinän perehdytysmateriaali saatiin viime tammikuussa jo hyvälle alulle ja tätä päivitämme vielä ennen syksyn opettajainkokousta. Tästä aloitamme tai oikeastaan jatkamme elokuussa.

Verkko-oppimisympäristöjen kehittäminen yhdessä lukion kanssa

Hankkeen suunnitteluvaiheessa puhuimme verkkoympäristöinä peda.netista ja Moodlesta. Vähän tiesimme mihin maailma oli menossa! Peda.net oli otettu jo käyttöön Opistossa keväällä 2020, mutta pian ymmärsimme, että tarvitsemme myös live-opetusalustan mahdollisen lähiopetuksen sulun varalta. Syksyn 2020 alusta saimme lisävahvistusta lukion puolelta tietotekniikan opettajan muodossa. Jussi oli jo kevään 2020 aikana ollut viemässä perusopetusta Teamsiin, syksyllä 2020 pääsimme hyödyntämään hänen osaamistaan opiston puolella. Opiston vieminen Teamsiin oli kuitenkin aivan erilainen urakka opiston erilaisen luonteen vuoksi. Siinä missä perusopetuksen ja toisen asteen opiskelijat ovat koulujen organisaatioiden jäseniä, opiskelijamme ovat yksityisiä maksavia asiakkaita. Heillä ei ole opiston sähköpostitunnusta ja meitä sitoo GDPR-säädökset. Tuntiopettajammekin ovat hieman eri asemassa kuin perusopetuksen ja toisen asteen opettajat, sillä he saattavat opettaa monessa opistossa, muutaman tunnin kussakin. Näin heille ei ole perinteisesti haettu kaupungin sähköpostitunnusta. Lisäksi opiston opettajat opettavat myös usein ilta- ja viikonloppuaikaan, joten kaupungin it-tuki ei ole käytettävissä.

Nämä rajoitteet mielessämme käärimme hihat ja ryhdyimme tekemään ’askel-askeleelta ohjeistusta’, jossa käytäisiin kaikki asiat läpi niin selkeästi ja selkokielellä kuin mahdollista. Kieltenopettajana olin ns. kielipoliisi, jonka vakiolauseeksi muodostui lausahdus ’liian vaikeeta, ei ymmärrä’. Ohjeistuksen tekoon meni tunteja, mutta kevään lopussa olin aidon iloinen, kun moni opettaja kertoi etäopetuksen onnistuneen hyvien ohjeiden vuoksi. Koulutuksiakin pidimme, mutta myönnän itsekin, että lyhyiden koulutusten aikana selvitimme pääsääntöisesti eri laitteiden aiheuttamia teknisiä ongelmia ja näin mahdollistimme vain kaikkien työskentely Teams-ympäristössä.

Ilman yhteistä opettajaa lukion kanssa olisimme olleet liian syvissä vesissä ja aidosti pulassa. Yhteinen resurssi oli ehdottomasti pelastusrengas ja kiitos vielä näin julkisestikin Jussille!

Yhteistyökurssit lukion kanssa sekä yhteisen opettajaresurssin hyödyntäminen

Yhteistyö Hyvinkään yhteiskoulun lukion kanssa oli tuttua jo vuosien ajalta, nyt se jatkui vain Hyvinkään lukion kanssa yhteiskoulun ja Sveitsin lukion yhdistyttyä. Tosin hankkeiden myötä yhteistyö pääsi aivan uudelle asteelle. Perinteisten kielten kurssien ohella tarjosimme yhteistyökursseja luonnontuntemuksen, musiikin, taiteen, kirjallisuuden ja kirjoittamisen sekä liikunnan saralla.

Yhteistyön on tarkoitus jatkua tulevina vuosina, sillä yhteistyö mahdollistaa kurssin toteutumisen niin opiston kuin lukion puolella. Tavoitteena on tarjota vuosittain 10 yhteistyökurssia. Osa on opiston järjestämiä, osa lukion. Perusperiaate on kuitenkin sama kuin nyt: Opistolaisille kurssit ovat normaaleja harrastekursseja, lukiolaiset voivat suorittaa kursseilla eri aineiden syventäviä kursseja.

Yhteinen opettajaresurssi on jo konkretisoitunut, sillä yhteinen opettajainhuone on loistava paikka opettajarekrytoinneille! Opisto on tullut tutuksi opehuonekeskusteluissa sekä yhteistyökurssien kautta. Rehtorit pistävät myös kiitettävästi viestiä eteenpäin, jos tarvitsemme uusia opettajia. Lisäksi moni yhteistyökurssin opettaja on ollut tyytyväinen kurssiinsa ja tämä on varmasti välittynyt muillekin. Tästä on hyvä jatkaa!

Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma

Kaupungin viestintäpäällikön johdolla käydyt Kipinän viestintäpalaverit ovat olleet jo jonkin aikaa kuukausittainen rutiini. Palaverit ovat olleet hyvä foorumi kehittää sekä Kipinän yhteistä että oppilaitosten omaa viestintää.

Opisto julkaisee kesäkuussa myös uudet nettisivut. Nettisivuja on rakennettu kaupungin tarjoamalle alustalle kaupungin viestinnän tuella, opiston omin voimin. Tavoitteena on ollut rakentaa selkeät, uudenaikaiset sivut, joilta niin henkilökunta kuin asiakkaat löytävät helposti tarvitsemansa tiedon.

Elokuussa työt jatkuvat ja pidämme tuolloin viestinnän ja markkinoinnin työpajan, jossa työstämme ajantasaisen viestinnän vuosikellon. Facebook ja Instagram on tarkoitus ottaa paremmin käyttöön viestinnän ja markkinoinnin työkaluna. Tätä ajatellen olemme osallistuneet kaupungin viestinnän järjestämiin somekoulutuksiin kevään aikana. Lisäksi tarkoituksenamme on myös uudistaa paperinen opinto-oppaamme ensi syksyn aikana.

Yhteenvetona voisi sanoa, että paljon on jo tehty, jonkun verran on vielä jäljellä. Työt siis jatkuvat heti elokuussa tutuilla linjoilla tarkoituksena viedä keskeneräiset asiat maaliin. Lisäksi ensi syksynä, jos korona suo, tarjoamme asiakkaillemme ja verkostoillemme myös Kipinä-kierroksia. Hanke on mahdollistanut toimitilojen käyttöönoton suunnitelmallisuuden, kun työhön on varattu aikaa ja resursseja. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys, joten olemme todella iloisia, että aikoinaan haimme tähän rahoitusta ja sitä saimme. Näissä tyytyväisissä tunnelmissa onkin hyvä alkaa kirjoitella poissaoloviestiään sähköpostiin ja äänittää loma-ajan puhelinvastaajaviestiä. Kesä esittelee jo parhaita puoliaan!

Näkymä työhuoneen ikkunasta pihalle. Kipinän parkkipaikka on jo työn alla - hiekkaa lanataan ja tasoitetaan näköjään kilpaa. Siltakin valmistuu syksyksi. Näkymä on syksyllä hieman erilainen!

Kipinän muraalin hauska yksityiskohta - tule syksyllä bongaamaan tämä livenä!

0 kommenttia

Viesti perille tehokkaammin viestintää uudistamalla

2021-03-10T08:47:52+02:00

Kipinää kohti -hankkeeseen kuuluu yhtenä osa-alueena Opiston viestintäsuunnitelman laatiminen sekä nettisivujen uudistaminen. Tarkoituksena on laatia viestinnän vuosikello, johon kirjataan kaikki opiston vuosittaiset tapahtumat ja asiat, joista tulisi tiedottaa. Viestintäsuunnitelma ottaa kantaa myös eri viestinnän välineisiin. Tällä haetaan tehokkuutta sekä ennakoitavuutta opiston viestintään. Nettisivujen uudistuksen tavoitteena on puolestaan luoda uudet, käyttäjäystävälliset sekä modernit sivut.

Viestintäsuunnitelma on iso kokonaisuus, sillä Opiston tulee tarkastella eri viestintäkanaviaan kriittisesti. Keskeinen kysymys on se, mitä viestintäkanavia meidän tulisi käyttää, jotta saavuttaisimme sekä nykyiset että tulevaisuuden asiakkaat. Tällä hetkellä Opisto näkyy seuraavissa sovelluksissa ja medioissa: nettisivut, Facebook, Instagram, perinteiset Aamuposti-ilmoitukset sekä opiston paperinen opinto-opas. Jokaisen välineen kohdalla meidän pitää määrittää välineen kohdeyleisö, mihin tarkoitukseen sitä käytetään sekä milloin sitä käytetään. Tähän paras työväline on vuosikello, mutta vuosikello vaatii taakseen viestintästrategian, jotta voimme valita oikeat välineet oikeassa kohtaa. Tässä työssä saamme apua kaupungin viestinnästä.

Opiston suurin panostus asiakasviestintään on kaksi kertaa vuodessa ilmestyvä paperinen opinto-opas. Vuosittain kuitenkin keskustelemme siitä, onko paperinen opas yhä pakollinen, sillä kurssimme löytyvät myös netistä. Ja joka vuosi olemme päätyneet siihen, että on se. Tätä kantaa puoltaa ilmoittautumismäärissä kesäisin näkyvä piikki aina oppaan julkaisun jälkeen. Olemme päätelleet, että moni kaupunkilaisista lukee oppaan ja tätä kautta innostuu ilmoittautumaan kursseillemme. Tai oppaan nähdessään tajuaa, ettei ole muistanut ilmoittautua kursseille. Toki ihminen, joka ehdottomasti haluaa opiskella italiaa, löytää kurssin omatoimisesti nettisivuiltamme. Paperista opasta lukiessaan hän saattaa kuitenkin innostua myös ompelukurssista, joogasta sekä Thai-keittiön saloista. Paperisessa opinto-oppaassa Opiston koko tarjonnan laajuus saa näkyvyyttä.

Näin ajateltuna oppaan painattaminen tuntuu siis melko itsestäänselvältä. Sitten mieleen tulee kevään 2021 opas, jonka uusista kursseista suuri osa on siirretty tai peruttu koronakurimuksen estäessä normaalin toimintamme. Näin oppaassa lukeva tieto on suurelta osin vanhentunutta. Koko syksyn soudimme ja huopasimme opaspäätöksen kanssa koronatilanteen huonontuessa. Kevään oppaan taitto, paino ja jakelu oli kuitenkin varattu ajankohtana, jolloin olimme vielä lähiopetuksessa, joten tilanteen huonontuessa myöhäinen peruminen olisi realisoinut joka tapauksessa osan kustannuksista. Kahden käden sormet eivät riitä laskemaan niitä juttutuokioita, jotka alkoivat ’mitä ihmettä me tehdään sen oppaan kanssa…’. Opas painettiin ja lopun me tiedämmekin.

Mutta mikä olisi hyvä vaihtoehto oppaalle? Miten pystymme tavoittamaan kaikki potentiaaliset asiakkaat niin, että he innostuisivat aina uudestaan kurssitarjonnastamme. Monivuotiset kurssilaiset ovat opistomme arvokas perusta, mutta tarvitsemme myös uusia asiakkaita varmistaaksemme Opiston tulevaisuuden. Opistolla olemme pyöritelleet ajatusta säännöllisesti julkaistavasta uutiskirjeestä, jossa listattaisiin ainakin opiston opetuskauden varrelle ripottuva lyhytkurssitarjonta. Uutiskirje jää kuitenkin helposti asiakkaiden sähköpostikaaokseen lukematta. Facebookissa olemme julkaisseet jo useamman vuoden aikana kuukausikohtaisia lyhytkurssitärppejä – ehkä näiden laajentaminen Instan puolelle lisäisi niiden näkyvyyttä eri asiakasryhmien osalta. Kipinän yhteisessä viestintäpalaverissa ilmaan heitettiin myös idea ns. brändiesitteestä, jossa esiteltäisiin opiston toimintaa eri ainealueittain, mutta ei välttämättä enää listattaisi jokaista kurssia. Idea tuntui hyvältä ainakin nyt koronatilanteen venyessä. Tämä pohdinta jatkuu viestintäsuunnitelmaa rakentaessamme.

Opiston nettisivujen uudistus aloitettiin helmikuussa 2021 kaupungin viestinnän tuella. Opistolla tätä työtä tehdään 3 hengen voimin muun työn ohessa, joten työ ei ole loputtoman nopeaa. Tavoitteena on kuitenkin julkaista uudet sivut ennen kesätaukoa. Sivujen uudistuksen tavoitteena on tehdä sivusto, joka on ulkoasultaan raikkaan moderni ja rakenteeltaan mahdollisimman selkeä. Ulkoasuun vaikuttaa etenkin etusivun layout kuvakaruselleineen sekä kuvallisine linkkeineen. Kuvien kautta pyrimme tuomaan opiston opetustarjontaa esille mahdollisimman monipuolisesti.

Facessa tiedotamme, mainostamme sekä kerromme kuulumisiamme.

Instassa yritämme kovasti nyt aktivoitua. Tähän asti olemme painottaneet kurssikuulumisiamme ja luottaneet näin epäsuoraan mainostamiseen. Tulevaisuudessa Instassa ehkä näkyy myös enemmän tulevien kurssien mainoksia näkyvyyden maksimoimiseksi.

Uudet nettisivut rakentuvat - versio 1.0:n kuvakarusellissa jo ensimmäinen kuva ja otsikkoteksti, Kipinä etuoikeutetusti näkyvillä.

Kuva taittoon lähetetystä syksyn 2020 oppaan kannesta. Opasta painetaan kaksi kertaa vuodessa 26 000 kappaletta. Näin opas on sekä rahallisesti että työmäärällisesti mitattuna Opiston suurin panostus kurssimarkkinointiin. Valmiit oppaat jaetaan hyvinkääläisiin kotitalouksiin ja eri noutopisteisiin, kuten kaupungintalolle, kirjastoon, Willan infopisteeseen sekä Opiston toimistoon.

0 kommenttia

Perehdytykset uuden kiinteistön saloihin

2021-01-29T11:59:02+02:00

Uusi kiinteistö vaatii opettelua niin vakinaiselta henkilökunnalta kuin tuntiopettajiltamme. Moni asia on erilailla kuin Helenenkadulla tai HYK:in tiloissa. Olemme osallistuneet lukuisiin perehdytyksiin. Samalla kun olemme itse yrittäneet omaksua uutta tietoa, olemme yrittäneet poimia tästä perehdytystulvasta ne asiat, jotka pitää opettaa meidän tuntiopettajillemme. Tämän pohjalta olemme järjestäneet tuntiopettajillemme perehdytysiä. Näitä perehdytyksiä on järjestetty jo 3, mutta lisää pitäisi järjestää, sillä jos pääsemme lähiopetukseen, Kipinässä opettaa keväällä 2021 n. 60 tuntiopettajaa. Lisäksi jokaisen lukukauden alkaessa Opistossa aloittaa monia uusia tuntiopettajia, jotka pitää perehdyttää. Pohdimmekin, miten tätä perehdytystä voisi tehdä mahdollisimman tehokkaasti.

Iso muutos entiseen on talossa liikkuminen. Kaikki henkilökunnan jäsenet saavat oman sähköisen avaimen. Vaikka suuri osa tuntiopettajistamme jatkaakin vuodesta toiseen Hyvinkään Opistossa, meillä on kuitenkin myös jonkin verran vaihtuvuutta opettajakunnassamme. Tämä tarkoittaa melkoista avainrumbaa joka vuosi lukukauden alkaessa ja loppuessa. Kipinässä yksi ihminen vastaa kaikkien sähköisten avainten koodauksesta sekä luovuttamisesta. Näin avainten luovutus täytyy keskittää muutamaan ajankohtaan, mutta tähän ajankohtaan tulisi aina liittää muutakin perehdytystä, jotta kauempaa tulevien opettajien ei tarvitsisi käydä moneen kertaan Kipinässä ennen opetuskautensa alkua.

Osan perehdytyksestä voi toki tehdä etänä - nyt korona-aikana olemme oppineet, että mitä tahansa voi tehdä etänä... Tammikuussa kaupungin turvallisuus- ja riskienhallintakoordinaattori piti sekä vakinaiselle henkilökunnalle että tuntiopettajille kattavan turvallisuusperehdytyksen Teamsin kautta etäyhteydellä. Saimme luvan nauhoittaa perehdytyksen ja esittää nauhoitteen seuraavissa perehdytyksissä. Yksi mahdollisuus on, että tulevaisuudessa jokainen uusi opettaja voisi katsoa omalta laitteelta tämän turvallisuusperehdytyksen ja näin kuitata tämän suoritetuksi ennen ensimmäistä tuntiaan. Toisaalta nauhoite ei korvaa tutustumista kiinteistöön livenä. Eli nauhoitteen lisäksi uusi opettaja kiertäisi katsomassa rakennuksen eri poistumisreitit sekä kokoontumispaikat.

AV-laitteiden asennukset ovat vielä kesken ja nyt jännitämmekin sitä, milloin ne valmistuvat. AV-laitteiden haltuunotto tulisi suorittaa mahdollisimman pikaisesti asennuksen jälkeen, jotta voisimme perehdyttää tuntiopettajamme. Opettajan työn yksi haaste on se, että tekniikan kieltäytyessä yhteistyöstä, opettajalla on usein yleisöä seuraamassa opettajan taistelua näyttöjen, dokumenttikameroiden ja kaatuneiden verkkojen kanssa. Hyvä perehdytys auttaa tässä tuskassa. Sitä, onko perehdytys luokkahuonetaulu, jossa selkokielellä kerrotaan, miten mikäkin toimii vai perehdytys ihka oikean ihmisen antamana, vai näiden yhdistelmä, emme vielä ole päättäneet.

Pähkinänkuoressa opettajamme pitää opastaa saapumaan taloon, liikkumaan talossa ja poistumaan poistumisreittejä, jos tilanne niin vaatii. Lisäksi opettajat pitää ohjata kuittaamaan oma opetuskoneensa ennen jokaisen tunnin alkua. Ja koneen yhdistäminen dokumenttikameroihin ja näyttöihin pitäisi omaksua. Muuten tietokoneesta on aika vähän hyötyä. Niin ja se avainkin pitäisi käydä hakemassa. Hyvinkään Opistossa on vuosittain n. 130 tuntiopettajaa, joista n. 60-70 opettaa Kipinässä. Perehdytysprosessi kannattaa siis miettiä tarkoin.

Sähköavaimet olivat itselle uusi tuttavuus - enpä olisi uskonut, että avaimenkin käyttöä pitää opetella vielä tässä iässä...

Avain on parempi olla mukana kaikkialla talossa, sillä osa ovista ja portaikoista on aina lukossa. Onneksi opehuoneen ovella on ovikello, mitä voi hädässä soitella, jos avain on jäänyt vahingossa kotiin.

Näytöt ovat jo lähes kaikki asennettu, nyt pitäisi vielä opetella käyttämään niitä. Nyt vasta ihaillaan laitteita...

0 kommenttia

Kipinässä – vihdoin ja viimein, mutta etänä!

2021-01-20T10:14:42+02:00

Muutimme Kipinään joulukuun 15. päivä. Muuttoa alustavat viimeiset viikot olivat aikamoista myllerrystä. Muutossakin itsessäänkin olisi ollut jo riittävästi työtä, mutta kaiken keskellä opetuksemme siirtyi jälleen etäopetukseen. Opiston vakituinen henkilökunta teki todella pitkiä päiviä Teams-tunnusten, käyttöönopastusten sekä neuvonnan parissa monien tuntiopettajiemme pitäessä työuransa ensimmäisiä Teams-tunteja. Samalla vaikka etäopetus aiheutti ylimääräistä työtä, vanhat nurkat piti saada tyhjäksi tavarasta. Ja vanha totuushan on, että tavaran määrä konkretisoituu vasta, kun sitä alkaa muuton alla pakata. Loppujen lopuksi opistolta lähti toista sataa muuttolaatikkoa isomman tavaran ohella. Tavarat ovat vähitellen löytäneet Kipinässä jo ensimmäisen paikkansa. Lopullisen paikkansa ne löytävät varmasti vielä moneen kertaan uudestaan…

Uusi vuosi ja uusi lukukausi on nyt alkanut. Onko uudessa rakennuksessa kaikki sitten paremmin? Tämä on hyvä kysymys. Rakennus on todella hieno, se on kiistämätöntä. Emme ole yksin tämän mielipiteen kanssa vaan olemme kuulleet ihastuneita kommentteja lähes poikkeuksetta kaikilta, joiden kanssa olemme Kipinää kiertäneet. Silti varmasti jotain tulemme Helenenkadulta kaipaamaan. Mutta muuttohan tarkoittaa aina muutosta ja harvoin mikään asia on täysin hyvin tai täysin huonosti. Perehdyttäessämme tuntiopettajiamme uusiin tiloihin olen monesti todennut, että täällä moni asia on paremmin, osa huonommin ja loput siltä väliltä. Silti mielestäni muutos on aina mahdollisuus, sillä uudessa rakennuksessa pääsemme lukion rinnalla luomaan uutta toimintakulttuuria uudessa ympäristössä. Ja jo nyt näkee, että uusissa hienoissa tiloissa toimiminen tuo positiivista energiaa henkilökuntaan, toivottavasti tulevaisuudessa myös opiskelijoihin ja kurssilaisiin.

Harmillisesti emme ole kuitenkaan vielä pystyneet ottamaan uutta rakennusta opetuskäyttöön, sillä Keusoten alueen kansalaisopistot jatkavat etäopetuksessa toistaiseksi. Silti odotamme jo innolla aikaa, kun pääsemme aloittamaan lähiopetuksessa ja opiskelijammekin pääsevät vihdoin Kipinään. Pieniä vilauksia uusista tiloista saattaa jo päästä näkemään, kun osa opettajistamme opettaa etätuntinsa Kipinän tiloissa. Toivottavasti pääsemme jossain välissä myös pitämään peruuntuneet Kipinä-kierrokset opiston opiskelijoille.

Helenenkadun tunnelmia viime hetkiltä:

Toimisto muuttoa edeltävänä päivänä

Käsityössä riittää materiaalia sekä koneita muutettavaksi. Heljä teki muuttoa monta pitkää päivää. Onneksi tuntiopettajamme Niina pääsi muuttoavuksi!

Muuton aikana piti myös päättää, mitä otetaan uusiin tiloihin mukaan. Iso osa vanhasta tavarasta lähti kiertoon uusille käyttäjille, mutta käyttökelpoiset ja kursseille välttämättömät ehjät tavarat otimme mukaan. Käytön jälkeähän näissä on, mutta maalaus on laji, jossa rapatessa roiskuu, joten 'muutama' maalitahra tuo tavaroihin vain uskottavuutta!

Omat hyllytkin alkoivat ammottaa tyhjyyttään muuton viimeisinä päivinä. Muuttolaatikoita kertyi aika monta, mutta kieltenopettajat eivät varmasti ikinä pääse paperittomaan todellisuuteen vaikka kuinka sähköiset materiaalit yleistyisivätkin. Niin monta pariharjoitusta on tullut leikeltyä vuosien varrella, että niiden 'työajallinen' arvo on valtava. Niinpä kaapit täyttyvät paperista Kipinässäkin!

Kipinässä vielä hiljaista, mutta vähitellen valmista:

Kässänluokassa kaikki alkaa olla kurssilaisia vaille valmista!

Kipinässä oman kurssin alkamista on mukava odotella, sillä erilaisia hengähdyspaikkoja löytyy pitkin taloa. Kerroksista toiseen voi mennä portaita pitkin kuntoa kohottaen tai voi käyttää jompaa kumpaa rakennuksen kahdesta hissistä.

Toisen kerroksen avoimessa oppimistilassa tulee eteen visainen valintatilanne - levätäkö sohvalla vai roikkuako puolapuissa?

Kipinässä olevaa muraalia kannatta tarkastella monesta eri suunnasta, sillä sen yksityiskohdat yllättävät kerta toisensa jälkeen. Tässä kuva omasta tämän hetkisestä suosikkiyksityiskohdasta. Tosin kuvia ottaessa huomasin jälleen toisen aivan valloittavan yksityiskohdan. Siitä myöhemmin lisää...

Opiston rehtorin sivupöytä on näköjään täyttynyt etäopetuksen välineistä.

Opiston ja lukion yhteiselo näyttäytyy aivan uudenlaisina opetusaineina. Luonnontiedesiiven luokista löytyi tälläinen tyyppi.

Kipinän AV-asennukset ovat vielä hieman vaiheessa ja tämä näkyy vielä hetken aikaa myös rakennuksen ala-aulassa. Mutta päivä päivältä talo alkaa olla valmiimpi.

0 kommenttia

Perehtyminen talon saloihin ja tilavarausjärjestelmän kehittäminen

2020-11-23T12:57:54+02:00

Viime viikot olemme vierailleet valmistuvassa ja kirjoituspäivänä jo luovutetussa Kipinässä tihenevään tahtiin. Olemme perehtyneet mm. tiloihin, lukituksiin sekä luokkahuoneiden siirtoseinien ja monitoimitilan siirtokatsomon käyttöön. Seuraavaksi vuorossa on turvallisuusperehdytys. Tietoa tulee niin paljon, että monesti päivän päätyttyä tuntuu, että mieleen on jäänyt vai murto-osa kaikesta siitä tiedosta, jota meille on jaettu. Mutta onneksi perehdytyksessä on aina useampi käyttäjä, joten tieto jakaantuu monelle. Lisäksi ohjeistukset tallennetaan meitä käyttäjiä varten kaupungin järjestelmään. Ja loppujen lopuksi käytäntö opettaa parhaiten, etenkin jos tietoa jaetaan talon sisällä tehokkaasti.

Taloon tutustumisen ohella työstämme tilavarausjärjestelmää. Tilavarausjärjestelmän toimittaja rakentaa yhdessä Opiston ja lukion järjestelmätoimittajien kanssa integraation, jonka avulla varaukset uivat Opiston Hellewistä ja Lukion Kurresta tilavarausjärjestelmään, ja järjestelmä hälyttää mahdollisista päällekkäinvarauksista. Näin pystymme tekemään tilavaraukset omiin järjestelmiimme ja samalla pystymme kuitenkin näkemään uudesta tilavarausjärjestelmästä jo etukäteen, mitkä tilat ovat käytettävissä. Silti vaikka järjestelmä toimiikin korvaamattomana työvälineenä, jatkamme myös tilapalavereita lukion kanssa syksyn ja kevään ohjelmia suunnitellessamme, jotta voimme hieman korvamerkitä luokkia, jotka ovat varattavissa päivä- ja ilta-aikaan.

Tilavarausjärjestelmä palvelee opiston ja lukion lisäksi kaupunkilaisia, jotka haluavat varata tilan Kipinästä esim. yhdistyksen tai asunto-osakeyhtiön kokousta varten. Pyrimme siihen, että tulevasta tilavarausjärjestelmästä pystyy näkemään varattavat tilat sekä niiden varaustilanteen. Kehittelemme parastaikaa toimintamallia tilojen varaamiseen, jotta se olisi kuntalaisille mahdollisimman mutkaton.

0 kommenttia