https://peda.net/id/2ce1039a911 2024-03-21T09:41:17+02:00 https://peda.net/:static/535/peda.net.logo.bg.svg <div class="license">Tämän sivun lisenssi <a rel="license" href="https://peda.net/info">Peda.net-yleislisenssi</a></div> https://peda.net/id/6a53246227e 2024-06-11T15:06:01+03:00 Laadittu 26.11.2020<br/> <br/> <h3>1. Rekisterin nimi</h3> <br/> Opintoryhmien ja kurssien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (HelleWi)<br/> <br/> <h3>2. Rekisterin pitäjä</h3> <br/> Otsolan kansalaisopisto<br/> <br/> <h3>3. Rekisterin vastuuhenkilö</h3> <br/> Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori, jonka tehtäviin <br/> kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmu�kaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvitta�essa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä perehdytys.<br/> <br/> <h3>4. Rekisteriasioita hoitava henkilö<b><br/> </b></h3> <br/> Rekisteriasioita hoitava henkilö on hallintokoordinaattori. <br/> Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa <br/> käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa <br/> tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.<br/> <br/> <h3>5. Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste</h3> <b><br/> </b>Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.<br/> <br/> Rekisterissä olevat opettajia koskevat tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, jotta heidät saadaan yksilöityä <br/> riittävän tarkasti palkkasuorituksia varten.<br/> <br/> Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, jotta opiskelijoita saadaan <br/> yksilöityä riittävän tarkasti opintoryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.<br/> <br/> Jos opiskelija on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.<br/> <br/> Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä <br/> tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, esimerkiksi valtionhallinnon viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.<br/> <br/> <h3>6. Rekisterin tietosisältö</h3> <br/> Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset. Opettajalle henkilötunnus ei ole pakollinen, koska se on <br/> palkanlaskentaohjelmassa. <br/> Opiskelijalle henkilötunnus on pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten. Mikäli opiskelija on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen. <br/> Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.<br/> Kotikunta on tilastointia varten. <br/> Puhelinnumero on pakollinen opetuksen järjestelyjen<br/> muutoksista tiedottamista varten. <br/> Sähköpostiosoite kirjataan ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten. Tutkinto on tilastointia varten (OPH). <br/> Pääasiallinen toiminta on tilastointia varten (OPH). <br/> Äidinkieli on pakollinen tilastointia varten (OPH).<br/> Sukupuoli on pakollinen tilastointia varten (OPH).<br/> <br/> <h3>7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet</h3> <b><br/> </b>Opintoryhmien opiskelijoiden tietoja ylläpidetään asianomaisilta saaduilla tiedoilla opintoryhmään kirjautumisen <br/> yhteydessä. <br/> Opettajan tiedot saadaan opettajalta opintoryhmän opettajaksi palkkaamisen yhteydessä.<br/> <br/> <h3>8. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset</h3> <b><br/> </b>Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön <br/> muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.<br/> <br/> Tietoja luovutetaan tarvittaessa Kirjanpitotoimisto Markku Huhdanmäki Ky:lle palkkojen maksamista tai opintomaksujen laskuttamista varten. <br/> Tietoja luovutetaan tarvittaessa perintätoimistolle ja muille viranomaisille maksamatta jätettyjen opintomaksujen <br/> perimistä varten. <br/> <br/> <h3>9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle</h3> <br/> Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.<br/> <br/> <h3>10. Rekisterin suojauksen periaatteet</h3> <b><br/> </b>Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto ja opettajat) käyttöoikeudet.<br/> <br/> Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. <br/> Samalla poistetaan käyttäjätunnus.<br/> <br/> Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa. <br/> Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. <br/> <br/> <h3>11. Tarkastusoikeus</h3> <br/> Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.<br/> Rekisteröity henkilö tai alaikäisen osalta hänen huoltajansa voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön <br/> kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Rekisteröidyn tietojen tarkistamisen ja luovuttamisen edellytyksenä on, että rekisteröidyn tai hänen huoltajansa henkilöllisyys voidaan varmentaa ennen pyynnön käsittelemistä.<br/> <br/> Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly <br/> sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.<br/> <br/> <h3>12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista</h3> Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan opintoryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä. <br/> Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.<br/> <br/> <h3>13. Kielto-oikeus</h3> <br/> Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.<br/> <br/> <h3>14. Informointi</h3> <br/> Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan www-sivuilla tai toimistossa.<br/> <br/> <h3>15. Rekisterihallinto</h3> <br/> Otsolan kansalaisopisto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. 2024-06-11T14:54:53+03:00