Tieto, Läsnä

Läsnä, tietosuojaseloste

 TIETOSUOJASELOSTE

 Läsnä EU:n yleinen tietosuoja-asetus Tieto Finland 11.05.2018

 Läsnä -Tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä: Hollolan kunta/Hyvinvoinnin palvelualue/Varhaiskasvatus

Tieto Finland toimii rekisterin teknisenä ylläpitäjänä vastaten tietojärjestelmän ylläpidosta, suojauksesta ja saatavuudesta.

Kunnissa asiakastyötä tekevät tietojärjestelmän käyttäjät vastaavat asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Nina Sundqvist 044 780 1411, nina.sundqvist@hollola.fi 

3 Rekisterin nimi: Läsnä 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Läsnä- tietojärjestelmä toimii työvälineenä varhaiskasvatuksen asiakastyössä ja lasten läsnäolotietojen kirjaamisessa. Se palvelee myös perhepäivähoitajien työaikakirjausten työvälineenä.

5 Rekisterin tietosisältö 

Lapsesta ja työntekijästä otettu valokuva tallennetaan Läsnä- palveluun.
Lisäksi Läsnä -sovellus käyttää Effica Varhaiskasvatukseen tallennettuja henkilötietoja: 

  • Asiakkaan henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, osoitteen turvakielto, lapsen sijoitus, läsnä -ja poissaolotiedot. Lisäksi Efficasta näytetään varahakijatieto sekä lapsen mahdolliset allergiatiedot.
  • Työntekijän henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, osoitteen turvakielto, palvelussuhdetieto, läsnä- ja poissaolotiedot sekä perhepäivähoitajan kulukorvaukset 

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

 Henkilötiedot saadaan kunnan asiakastietojärjestelmästä tai työntekijöiden kirjaamina. 

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Lasten hoitoaikoja ja leimauksia sekä työntekijöiden työaikaleimauksia siirretään kunnan asiakastietojärjestelmä Efficaan.  

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja rekisteristä ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet 

Järjestelmä sijaitsee Tieto Finland oy:n hallinnoimilla palvelimilla ja sieltä on rakennettu suojattu yhteys Hollolan kunnan omille palvelimille, joilla on huomioitu korkeat tietoturvavaatimukset. Palvelut suoritetaan Tiedon omissa datakeskuksissa sekä Hollolan kunna omassa palvelinhuoneessa. Tiedon Datakeskukset ovat parhaiden käytänteiden mukaan rakennettuja, ja niillä on korkein suojausluokitus (EI120D, EMP prepared). Tiedon datakeskukset ovat omavaraisia sähkön, veden ja vastaavien palveluiden suhteen. Henkilökuntaa on paikalla vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Kaikki Tiedon palvelut ja niiden taustalla olevat palvelimet sijaitsevat kahdennettujen palomuurien takana. Palomuureissa on hyvin tarkat säännöt ts. vain määritelty portti auki määriteltyyn suuntaan ja määriteltyjen IP-osoitteiden välillä. Kaikki Tiedon palveluihin suuntautuva tai sieltä lähtevä viestiliikenne salataan HTTPS-protokollan ja siihen sisältyvän SSL-salaustekniikan avulla. Hollolan oma palvelinhuone on suojattu turvallisuusvaatimusten mukaisesti. Järjestelmän käyttö edellyttää voimassaolevaa käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen Läsnä-järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on rajattu tehtävän mukaisesti ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Käyttöoikeudet hoidetaan erillisellä käyttäjätietojen hallinta- ja valvontajärjestelmällä.

Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti säännöllisin väliajoin. 

10 Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Rekisteröity voi esittää tietojensa tarkastamista koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. 

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto, käyttöoikeuden omaava työntekijä korjaa sen joko omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä. 

12 Kielto-oikeus

Järjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei tarvitse esittää tietojen luovutuskieltoa.