Tieto, Effica

Rekisteriseloste, Effica

REKISTERISELOSTE Effica Varhaiskasvatus Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§

 Effica Varhaiskasvatus

1 Rekisterin nimi: Effica Varhaiskasvatus

2 Rekisterinpitäjä: Hollolan kunta/Hyvinvointi valiokunta/Varhaiskasvatus

3 Rekisterin vastuuhenkilö: Satu Kilpinen (0447801312) satu.kilpinen@hollola.fi , Päivi Laattala (0447801374) paivi.laattala@hollola.fi

 4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Nina Sundqvist (0447801411) nina.sundqvist@hollola.fi

 5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Varhaiskasvatusjärjestelmää käytetään lakisääteisten ja lautakunnan antamien tehtävien hoitamiseen. Järjestelmällä hoidetaan kunnallisen ja yksityisen varhaiskasvatuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito, asiakaslaskutus, palvelusetelimaksatus sekä tilastointi.

Asiakastietojärjestelmä toimii apuvälineenä varhaiskasvatuksen asiakastyössä. Se palvelee varhaiskasvatuksen asiakastyön eri vaiheita:

  • asian vireille tulo, hakemus
  • selvitys ja palvelun kartoitus
  • päätöksen valmistelu - päätös ja sen tiedoksianto
  • palvelun toteutus, arviointi ja seuranta
  • asiakaslaskutus
  • perhepäivähoitajien työajakirjaukset ja palkanlaskenta

 Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia (Läsnä, Työaika, Palveluohjaus, Resurssisuunnittelu, Varhaiskasvatuksen web, Satelliitti) voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina, joihin ei tallenneta henkilötietoja.

 6 Rekisterin tietosisältö

  • Kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot
  • Asiakkaan henkilötiedot - Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet - kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, ammatti, työtilanne, työ- paikka, työosoite
  • Perhekokoonpano
  • Hakemustiedot - Tiedot palvelun tarpeesta
  • Erityistarpeet
  • Lasten sijoitustiedot
  • Perheen tulotiedot, asiakasmaksuihin ja palvelusetelin suuruuteen liittyvät tiedot
  • Päivähoito/varhaiskasvatuspäätös, esiopetuspäätös, asiakasmaksupäätös, päätös oikeudesta palveluseteliin, päätös palvelusetelin suuruudesta
  • Hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot
  • Toimintayksikkötiedot
  • Tietoja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä

 Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

 7 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin hakemustietoina sähköisen tai paperisen hakemuksen kautta lapsen huoltajilta. Asiakastiedot päivitetään väestörekisteristä (Kunnan asukasrekisteri) kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla.

 8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen kaupungin tietosuojaohjeita.

Asiakaslaskutuksen yhteydessä siirretään kunnan yleislaskutukseen ja reskontraan kaikki laskutustiedot. Palvelusetelimaksatuksen yhteydessä siirretään Satelliitti-järjestelmään kaikki maksatustiedot.

Perhepäivähoitajien palkanlaskentaa varten siirretään tietoja henkilöstöhallintaohjelmaan

Lasten varhaiskasvatuksen aloittamis- ja lopettamistiedot välitetään viestinvälityspalvelun kautta standardoidussa sähköisessä muodossa Kelaan.

 9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja rekisteristä ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti käsiteltävät tiedot liikkuvat kunnan sisäverkossa, joka on kunnan tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen. Verkon käyttäjiltä vaaditaan vahva tunnistautuminen. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen Effica-järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on rajattu tehtävän mukaisesti ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- tallennus- ja poisto-oikeudet. Käyttöoikeudet hoidetaan erillisellä käyttäjätietojen hallinta- ja valvontajärjestelmällä.

Palvelut suoritetaan Hollolan kunnan palvelimilla kahdennetun palomuurin takana.

Palvelimet sijaitsevat ympäri vuorokauden lukitussa ja palosuojatussa palvelintilassa.

Palomuureissa on hyvin tarkat säännöt ts. vain määritelty portti auki määriteltyyn suuntaan ja määriteltyjen IP-osoitteiden välillä. Kaikki Tiedon palveluihin suuntautuva tai sieltä lähtevä viestiliikenne salataan HTTPS-protokollan ja siihen sisältyvän SSL-salaustekniikan avulla. Kärkölän, Orimattilan ja Padasjoen varhaiskasvatuksen tietoja hoidetaan Hollolan jaetun palvelinympäristön kautta.  

Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti säännöllisin väliajoin.

11 Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi esittää tietojensa tarkastamista koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai rekisterin vastuuhenkilöille. (kts. yhteystiedot ylhäältä)

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto, käyttöoikeuden omaava työntekijä korjaa sen joko omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä.

13 Kielto-oikeus

Asiakastietojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei tarvitse esittää tietojen luovutuskieltoa.

14 Rekisteröidyn informointi

Yhteyshenkilö tiedottaa asiakkaalle, kun tarvittavat muutokset on tehty.