Opinaika

Tietosuojaseloste, Opinaika

TIETOSUOJASELOSTE (viimeksi päivitetty 25.5.2018)

Alfasoft Oy kerää ja käsittelee julkishallinnon ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden sekä yksityisasiakkaiden henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun vallitsevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä selosteessa kerromme sinulle tietojesi käsittelyn perusteista ja tiedotamme sinulle oikeuksistasi omiin tietoihisi liittyen.

Tämä seloste kattaa Opinaika-palvelussa sekä yhteystietorekisterissämme olevat henkilötiedot. Käytämme rekisteriä käyttäjän tunnistautumiseen Opinaika-palvelussa sekä tiedottamiseen sähköisistä oppimateriaaleista Opinaika-palvelussa.

Rekisterinpitäjän (Yhteystietorekisteri) yhteystiedot
Alfasoft Oy, Tapsitie 6, 90620 OULU, Y-tunnus: 2810442-6, puhelin: 08 5349 300, sähköposti: info@alfasoft.fi

Opinaika-palvelun osalta yritys- ja julkishallinnon asiakas on rekisterinpitäjä ja Alfasoft Oy henkilötietojen käsittelijä. Yksityishenkilöiden osalta rekisterinpitäjä on Alfasoft Oy.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen peruste Alfasoft Oy:n Opinaika-asiakkaiden henkilötietojen käsittelylle on sopimussuhde. Muut yhteystiedot on kerätty kuntien julkisilta internet-sivuilta.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen ylläpitämiseksi, Opinaika-palvelun tuottamiseksi rekisteriin merkityille asiakkaille, sekä palveluun olennaisesti liittyvien prosessien kuten laskutuksen, vianselvityksen, teknisen tuen ja asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin mahdollistamiseksi.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot
Alfasoft Oy kerää ja käsittelee rekisterinpitäjänä yksityisasiakkaistaan seuraavia tietoja:
• Asiakkaan, palvelun käyttäjän tai yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilattu palvelutyyppi hintatietoineen sekä sopimuksen alkamis- ja päättymispäivä
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Palveluiden käyttöön liittyvät käyttäjätunnukset ja muut tunnistetiedot
• Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvä viestihistoria
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
• Opinaikapalvelun käyttötiedot

Yritys- ja julkishallinnon asiakkaista kerätään ja käsitellään vain seuraavia tietoja:
• Tunnistetiedot Opinaika-palveluun tunnistautumiseen ja (rekisterinpitäjän valinnan mukaan mahdollisesti henkilön nimi, ryhmätunnus ja sähköpostiosoite)
• Organisaation nimi ja yhteystiedot (esim. koulu)
• Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvä viestihistoria

Tietolähteet
Alfasoft Oy:n säännönmukaisia tietolähteitä ovat:
• Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot
• Yhteystietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisista internet-lähteistä.

Keräämme asiakkaiden tiedot ensisijaisesti asiakkailta itseltään ja tallennamme ne rekisteriin sellaisina kuin asiakas on ne ilmoittanut. Tietoja voidaan päivittää tarvittaessa asiakkaan pyynnöstä. Yritys- ja julkishallinnon asiakas päivittää rekisterinpitäjänä pääsääntöisesti itse omat tietonsa.

Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen puitteissa. Jos haluat käyttää jotain alla olevista oikeuksistasi, ota yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteella info@alfasoft.fi.<br
 Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus pyytää keräämämme henkilötietosi nähtäväksesi ja pyytää meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot.

Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelemme niitä mielestäsi lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

Poisto-oikeus: Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietojasi rekisteristä, jos niiden käsittely ei ole mielestäsi tarpeellista asiakassuhteen kannalta. Punnitsemme pyyntösi ja ilmoitamme sinulle, onko poistaminen mahdollista. Mikäli emme voi poistaa tietojasi, ilmoitamme sinulle perustellun syyn. Jos olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Voit myös vaatia, että rajoitamme tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit pyytää meiltä määrämuotoista koostetta tiedoistasi, jotta voit siirtää ne toiselle vastaavalle palveluntarjoajalle. Voit myös pyytää meitä lähettämään tietosi suoraan toiselle palveluntarjoajalle.

Valitusoikeus: Sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos rikomme mielestäsi tietosuoja-asetusta tai tietosuojalakia.

Suoramarkkinointikielto: Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin. Ota huomioon, että Alfasoft Oy ei koskaan luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotka voisivat käyttää niitä suoramarkkinointiin.

Käsittelyn kesto
Pääsääntöisesti asiakkaiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakasopimus ja -suhde on voimassa Alfasoft Oy:n ja asiakkaan välillä, ja tiedot pyritään pääsääntöisesti poistamaan kohtuullisessa ajassa sopimuksen purkautumisen jälkeen, kun asiakastietoja ei katsota enää tarvittavan.

Lainsäädäntö pakottaa meidät kuitenkin säilyttämään osaa tiedoista myös asiakassuhteen purkautumisen jälkeen laskutusta, perintää, kirjanpitoa ja viranomaisten tietopyyntöjen selvittelyä varten. Näissä tapauksissa poistamme tiedot aikaisintaan sen jälkeen kun lakien määräämät velvoitteet ovat päättyneet.

Myynnin ja markkinoinnin osalta säilytämme tietojasi sen aikaa, kun palvelujen markkinointi on ajankohtaista tai pyydät poistamaan tietosi.

Tietojen vastaanottajat
Asiakkaittemme henkilötietoja ei luovuteta viranomaisten ja mahdollisen laskutuksen perintätarpeen lisäksi ulkopuolisille yrityksille tai tahoille.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Asiakkaittemme henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen käyttö automaattiseen päätöksentekoon
Asiakkaiden henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietojen suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ja käytetään aina turvallisten tiedonsuojausmenetelmien avulla. Tiedot on suojattu häviämiseltä, tuhoutumiselta ja vahingoittumiselta asianmukaisilla teknisillä sekä organisatorisilla toimilla. Teknisiä toimia ovat salausmenetelmät, varmuuskopiointi, palomuurit, pääsynhallinta, lokivalvonta ja pseudonymisointi, ja organisatorisia toimia ovat työntekijöiden asianmukainen roolitus, koulutus ja perehdytys, nimettyjen henkilöiden pääsy tietoihin sekä pääsynhallinnan säännöllinen ja jatkuva auditointi.

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti. Asiakasrekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Alfasoft Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja työtehtävissään. Tiedot sijaitsevat tunnetun palveluntarjoajan suljetussa verkossa, joka on suojattu palomuurilla. Työntekijöiden täytyy tunnistautua käyttäjätunnuksella sekä salasanalla, jotta he pääsevät käsittelemään tietoja.

Rekisterin tietojen käsittelemiseen käytettävät palvelimet ovat Alfasoft Oy:n omistuksessa ja hallinnassa. Tiedot sijaitsevat suojattuna Suomessa. Tiedoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Sekä tietoja että varmuuskopioita säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa. Tiedot hävitetään tuhoamalla ne silpuksi.